Voici une situation courante au travail : un manager perçoit un problème de performance avec certains de ses employés lié à la réalisation d’une tâche donnée. Il veut résoudre le problème, alors il se dirige vers le service de formation et demande un nouveau module de formation, dans l’espoir de remettre les employés sur les rails.

En tant que concepteur de formation, comment allez-vous réagir ? Allez-vous évaluer la demande pour vérifier si ce manager nécessite réellement une formation pour régler son problème ? Ou allez-vous foncer et commencer à créer un module e-learning ?

Quelle que soit la taille du service de formation dans lequel vous exercez, vous devriez mettre en place un processus solide pour le traitement des demandes de formation. Croyez-moi, cela simplifiera votre travail et, plus important, cela vous évitera de créer des formations inutiles.

1. Collectez des renseignements concernant la demande de formation

Faites remplir au demandeur de formation un formulaire de demande

Au lieu d’accepter qu’on vous fasse des demandes de formation informelles en toquant à votre porte ou en vous envoyant un simple e-mail, créez un formulaire à remplir afin de recueillir toutes les informations qu’il vous faut pour traiter la demande. Souvent le demandeur se rendra compte que la formation n’est pas la bonne solution en remplissant le formulaire. Parfois aussi, le demandeur ne prendra même pas le temps de répondre à vos questions. Dans les deux cas, le problème est résolu et vous avez probablement économisé du temps et des efforts.

Veillez à poser des questions sur les tâches spécifiques qui posent problème. Et assurez-vous de poser des questions sur la façon dont vous pourrez observer et mesurer l’évolution de la performance pour ces tâches. Voici un exemple de formulaire de demande de formation que vous pouvez envoyer à vos parties prenantes.

Rencontrez le demandeur de formation

Une fois que vous avez reçu le formulaire de demande, je vous conseille de rencontrer la personne qui l’a déposé afin de clarifier sa demande ; ne prenez pas chaque demande de formation pour argent comptant ! Prenez toujours le temps d’évaluer la situation et de vérifier que la formation soit vraiment utile en discutant des besoins de formation avec le demandeur.

2. Faites une analyse des besoins de formation

Après avoir rencontré le demandeur et vous être assuré que sa demande était valable, réalisez une analyse des besoins de formation. Il s’agit d’analyser les tâches précises mentionnées dans le formulaire de demande afin de déterminer s’il existe réellement un écart de performance (c’est-à-dire une différence entre la performance attendue et la performance réelle). Si cet écart existe bien, vous devrez déterminer si le problème peut être résolu par une formation. Une formation peut seulement résoudre un problème de performance causé par un manque de connaissances et de compétences. Si la cause du problème est un manque de motivation ou de capacité, un problème technique, ou autre chose, la formation n’aura pas d’impact sur l’écart de performance.

Voici deux articles pour vous aider à réaliser une analyse des besoins :

• Analyse des besoins : le e-learning est-il la solution ?
• Les bonnes pratiques de l’analyse de performance

3. Faites une analyse coût-bénéfice

S’il y a effectivement un besoin de formation, vous devez effectuer une analyse coût-bénéfice pour identifier le retour sur investissement (ROI) et pour développer votre solution de formation. Vous découvrirez peut-être qu’un module e-learning de deux heures ne sera ni efficace ni rentable et qu’un simple aide-mémoire de trois pages suffirait à résoudre le problème de performance ‒ et avec un meilleur retour sur investissement. Vous devez être en mesure de prouver que le travail que vous faites est utile à votre organisation et permet de gagner du temps et de l’argent.

Voici quelques articles qui vous expliqueront comment prouver la valeur de vos formations et comment faire une analyse coût-bénéfice :

• Voici comment prouver la valeur de la formation à votre hiérarchie
• Comment faire une analyse coût-bénéfice de votre projet e-learning
• Utilisez l’indicateur de performance KPI pour faire l’analyse de rentabilité du e-learning

La prochaine fois que vous recevrez une demande de formation, suivez ces trois étapes : collectez des informations sur la demande, analysez le besoin de formation et calculez le rapport coût-bénéfice. En suivant ce processus, vous optimiserez l’efficacité de vos programmes de formation, et vous minimiserez les risques de créer des formations inutiles ou peu rentables pour votre entreprise. Et vous, quel processus suivez-vous lorsque vous recevez une demande de formation ? Avez-vous d’autres astuces que je n’ai pas évoquées dans l’article ? Exprimez-vous dans les commentaires!

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