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4 compétences pour réussir lorsque le service formation, c’est vous !

4 compétences pour réussir lorsque le service formation, c’est vous !

Être l’unique personne à faire tourner le service formation d’une structure va de pair avec de nombreuses responsabilités. C’est un peu comme faire un tour du monde en solo. L’avantage, c’est que vous avez beaucoup plus d’autonomie pour choisir dans quels pays vous rendre et comment y aller. L’inconvénient, c’est que vous êtes seul pour porter les bagages, pour vous repérer dans les aéroports étrangers et pour gérer les imprévus lorsque tout ne se passe pas comme souhaité.

Pour mieux vivre cette liberté et tracer votre propre route au travail, il vous faut développer certaines compétences. Vous devez être en mesure de déterminer la destination, mais aussi le meilleur itinéraire pour aller de A à B. Et vous devez devenir plus efficace et productif dans la gestion des tâches quotidiennes, pour vous laisser le temps de réaliser tous les projets que vous menez de front.

Sacré défi, n’est-ce pas ? Mais ne vous inquiétez pas ! En développant déjà quatre compétences essentielles, vous pouvez grandement améliorer votre quotidien en apprenant à gérer votre charge de travail et en travaillant sur votre façon de communiquer ; vous pourrez ainsi profiter de votre indépendance et réussir dans votre environnement de travail.

Compétence n°1 : gérez votre temps

Lorsque vous êtes responsable de tout, vous pouvez avoir l’impression d’être partout à la fois et de ne rien faire parfaitement ; et cela finit par être épuisant. Alors, comment reprendre le contrôle ?

Calculez votre temps de travail

Au début, il faut un peu de discipline pour calculer, sur une longue période, le temps de travail passé sur chaque activité. Mais cette habitude se révèlera payante par la suite, car vous aurez une vision réelle de combien de temps vous avez besoin pour accomplir votre travail.

Vous pouvez utiliser le système qui vous convient le mieux, mais je trouve que les outils de suivi de temps en ligne comme Toggl et MyHours (les deux proposent des versions gratuites) peuvent être utiles. Vous pouvez aussi simplement noter vos temps de travail à la main ou utiliser un fichier Excel si vous préférez.

Il faut prendre le réflexe de tout noter, tout au long de la journée : le temps passé en réunion, au téléphone, à discuter avec vos collègues, à rédiger des e-mails, etc. Lorsque vous notez votre temps de travail sur un projet, pensez aussi aux moments passés à accomplir les tâches comme la recherche d’images ou la résolution des désaccords entre vos relecteurs. Au bout de quelques semaines, vous devriez commencer à voir plus clairement combien de temps il vous faut pour obtenir des résultats et combien de temps vous perdez sur les tâches improductives.

Ne soyez pas disponible en permanence

Il est impossible de travailler correctement si l’on est interrompu en permanence. Être toujours disponible montrera effectivement que vous avez l’esprit d’équipe, mais cela vous desservira si vous perdez en productivité !

Si votre bureau ressemble à un hall de gare, il est peut-être temps de signaler à vos collègues qu’il y a des horaires où vous êtes disponible pour collaborer avec eux, et d’autres où vous ne souhaitez pas être dérangé.

Apprenez à vous déconnecter

Les e-mails, le téléphone et les réseaux sociaux peuvent vous aider à augmenter votre productivité à condition de ne pas vous laisser happer. Il est toujours compliqué de devoir laisser tomber ce qu’on est en train de faire parce qu’un collègue envoie un e-mail qui demande une réponse urgente ou que le téléphone sonne à longueur de journée. Vous pensez peut-être qu’être joignable à tout moment vous permet de montrer votre valeur auprès de vos supérieurs et d’être à l’écoute de vos collègues. Mais si tout le monde peut vous solliciter à tout moment, il vous sera en réalité difficile de gérer les priorités et, au final, de répondre aux attentes de chacun.

En plus de la mise en place de créneaux horaires pendant lesquels vous ne souhaitez pas être dérangé, décidez d’une heure par jour pour vous déconnecter. Mettez votre téléphone sur répondeur, fermez votre gestionnaire d’e-mails et prenez du temps pour réfléchir à vos projets, pour planifier et organiser votre travail. Prévoyez ensuite du temps pour rappeler les gens, répondre aux e-mails et gérer les demandes de dernière minute.

Compétence n°2 : rationalisez votre flux de travail

Être seul à faire tourner un département de formation exige beaucoup de souplesse et de créativité. Vous devez vous adapter constamment aux besoins et aux priorités et tout le monde attend de vous le maximum. C’est pourquoi la rationalisation de votre flux de travail est une nécessité absolue si vous travaillez seul.

Utilisez des templates

Le meilleur moyen de gagner du temps est d’utiliser des templates et des modèles. Vous trouverez de très nombreux templates gratuits sur ce blog ou sur le site de la communauté anglophone E-Learning Heroes. (Ne vous inquiétez pas, vous n’avez pas besoin de parler anglais pour utiliser ces templates !) Mais vous pouvez également enregistrer vos propres projets en tant que modèles pour une réutilisation rapide et facile dans de nouveaux projets.

Créez des chartes graphiques

Avez-vous déjà travaillé sur un vaste projet nécessitant beaucoup de cohérence entre les livrables ? Si c’est le cas, vous avez peut-être trouvé frustrant de terminer un livrable (habituellement un module) et de devoir revenir en arrière pour l’adapter et le rendre cohérent par rapport à ce que vous avez développé par la suite.

Une façon de rationaliser votre travail et d’éviter de perdre du temps en devant recommencer certaines étapes est de créer dès le début d’un projet une charte graphique ainsi que le template de base correspondant. Cela vous permet de planifier en amont le processus de prise de décision pour la conception, de créer une plus grande cohérence visuelle dans vos projets et, surtout, de vous protéger de la fatigue qui pourrait survenir si vous devez prendre de nombreuses décisions tout au long du projet. Lorsque vous et vos parties prenantes êtes d’accord sur l’aspect visuel des diapos et sur la manière dont doivent fonctionner les activités interactives, vous pouvez être beaucoup plus méthodique dans la façon d’assembler vos projets e-learning.

Les excellents articles de Philippe Siwinski sur la création d’un template de base au début d’un projet d’envergure vous aideront à gagner un temps précieux :

Compétence n° 3 : communiquez efficacement

Lorsque vous travaillez seul, une grande partie de votre travail consiste à mener les discussions avec les parties prenantes et les responsables. Ils sont, comme vous, très occupés et ils veulent utiliser leur temps de manière productive. Que pouvez-vous faire pour vous assurer que le temps passé avec ces personnes soit bien employé ?

Faites votre part

Rendez-vous aux réunions en étant bien préparé. Notez vos questions et préparez éventuellement des réponses. Anticipez les points de prise de décision délicats qui pourraient stopper votre élan, et faites un brainstorming pour trouver d’autres options.

Aidez les décideurs à faire leurs choix en toute connaissance de cause

Il est utile et important de discuter de toutes les possibilités avec les parties prenantes : ce n’est pas que vous ne pouvez pas faire X ou Y avant la date butoir, c’est que faire X ou Y aura tel impact ou génèrera tel coût non prévu au budget. Exposez toujours clairement toutes les conséquences d’une décision.

Compétence n°4 : apprenez à vous vendre

Lorsque vous êtes seul à la barre, les autres peuvent avoir l’impression que votre travail se fait tout seul. Quand personne ne voit ce que vous faites au jour le jour, comment vous vous organisez pour tout mener de front, il est possible que votre processus de création des modules ne soit pas apprécié à sa juste valeur par les autres. Même votre supérieur direct peut ne pas savoir exactement ce que vous faites au quotidien. Voici quelques idées qui peuvent vous aider à être considéré à votre juste valeur et à donner une image plus claire de votre rôle dans l’entreprise.

Rendez votre processus de travail plus transparent

Vos clients (internes ou externes) n’ont peut-être aucune idée de ce qu’implique la création d’un module e-learning. Profitez du début du projet pour leur expliquer en détail votre processus de conception et de développement. Montrez-leur un module que vous avez conçu par le passé pour les aider à visualiser ce que vous faites. Vous pouvez également faire un parallèle entre le planning de ce projet et le projet actuel pour leur montrer votre rythme de travail habituel.

Parlez de vos réussites

Que vous vous en rendiez compte ou non, l’impact de votre travail sur l’entreprise est mesuré. Vous vous souvenez de ce module de formation pour les vendeurs que vous avez créé le trimestre dernier ? Il serait peut-être utile de vérifier s’il a eu un impact positif sur le chiffre d’affaires de ce trimestre, non ? Et votre projet portant sur la sécurité sur le lieu de travail sur lequel vous avez travaillé l’année dernière ? Il est très probable que quelqu’un tienne le compte du nombre d’incidents liés à la sécurité et il serait bien que vous ayez accès à ce chiffre.

Lorsque vous êtes seul responsable de la formation dans votre entreprise, vous ne pouvez compter sur personne d’autre que vous pour défendre l’importance de la formation ! Alors que faire ? Défendez votre travail ! N’ayez pas peur de chercher sans relâche les opportunités de faire le lien entre votre travail et les améliorations de performance qui en découlent. Et surtout, n’hésitez pas à partager ces résultats. Vous ne savez pas par où commencer ? Consultez cet article : voici comment prouver la valeur de la formation à votre hiérarchie.

Continuez à apprendre

Gérer seul un service n’est jamais facile, quel que soit le domaine dans lequel on exerce. Mais j’espère que ces conseils vous mettront sur la bonne voie.

Et si vous cherchez encore plus de conseils et d’idées sur la façon de réussir dans le e-learning, vous pouvez relire ces articles :

Quelles compétences avez-vous développées pour réussir à gérer seul le service formation de votre entreprise ? Y a-t-il des conseils qui vous auraient aidé lorsque vous avez débuté ? Partagez vos idées avec moi dans la zone des commentaires !

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Community Manager International chez Articulate et experte e-learning passionnée possédant des années d’expérience dans la création de modules e-learning efficaces.

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