Selbst die besten E-Learning-Entwickler tun sich manchmal mit dem Projektmanagement schwer. Den Umfang von Projekten realistisch einzuschätzen, organisiert zu bleiben und die richtigen Personen über alle Fortschritte auf dem Laufenden zu halten – diese Aufgaben können eine Herausforderung sein. Und das ist kein Wunder – E-Learning-Entwicklung und Projektmanagement sind verschiedene Rollen, die unterschiedliche Kompetenzen erfordern. Dennoch müssen Instruktionsdesigner, insbesondere Freiberufler, häufig beide Rollen ausüben.

Hier sind einige wichtige Punkte, die unser Team aufgrund seiner langjährigen Erfahrung im E-Learning-Projektmanagement zusammengetragen hat. Aber keine Sorge, Sie müssen keinen Projektmanagementkurs besuchen oder Ihren Arbeitsablauf ändern, um diese Strategien auf Ihre E-Learning-Projekte anzuwenden.

Fehler Nr. 1: Nicht alle Projektbeteiligten ermittelt

Es ist ärgerlich, wenn Sie versuchen, einen Kunden zufriedenzustellen, und sich in letzter Sekunde ein neuer (vielleicht sogar höhergestellter) Projektbeteiligter mit ganz neuen Erwartungen zu Wort meldet. Das kostet, gerade wenn es spät im Projektverlauf passiert, viel Zeit und Geld – und Nerven!

Nehmen Sie sich also besser zu Beginn des Projekts Zeit, um alle Projektbeteiligten gleich mit ins Boot zu holen. Bitten Sie, wenn nötig, das Projektteam, weitere Projektbeteiligte zu benennen, die informiert werden sollten. Ermitteln Sie, wer das letzte Wort hat. Identifizieren Sie die Entscheidungsträger, dann können Sie die richtigen Personen an entscheidenden Punkten in das Projekt einbinden, damit es vorangeht.

Fehler Nr. 2: Aufgabenliste statt Projektplan

In jedem Projekt gibt es Elemente, die wünschenswert wären, und andere, die absolut notwendig sind. Wenn Sie eine Aufgabenliste abarbeiten, wird jeder Aufgabe derselbe Wert zugewiesen. Daher beginnen Sie möglicherweise mit kleineren Dingen, die weniger wichtig sind, aber auf der Liste stehen. Höherwertigen Aufgaben wird dann evtl. nicht genug Zeit oder Aufmerksamkeit geschenkt, und das geht zu Lasten der Kursqualität.

Stellen Sie lieber gemeinsam mit Ihrem Kunden einen Projektplan auf, bevor Sie mit der Arbeit beginnen. Wenn Sie einen Projektplan vorliegen haben, können Sie den Kunden darauf verweisen, sobald er davon abweichende Einzelanforderungen stellt. Ist die Anforderung des Kunden so wichtig, dass er bereit ist, den Projektplan umzuschreiben? In der Regel lässt der Kunde weniger wichtige Aufgaben wieder fallen.

Sie wissen nicht recht, wie Sie einen Projektplan aufstellen? Kein Problem. Der Plan muss nicht schick sein. Eine einfache Word-Datei oder eine Excel-Tabelle reichen vollkommen.

Fehler Nr. 3: Zu optimistische Zeitplanung

Der Schlüssel zur Kundenzufriedenheit liegt darin, mehr zu liefern, als man versprochen hat. Durch unrealistische Terminvorgaben sind Sie zum Scheitern verurteilt.

Um eine realistische Zeitplanung aufstellen zu können, sollten Sie also Ihre Zeit erfassen. Sie sind sich möglicherweise nicht sicher, wie lange jeder einzelne Projektschritt dauert. Erfassen Sie in diesem Fall Ihre Zeit ab heute in einer Tabelle. Sobald Sie eine Vorstellung davon haben, wie lange etwas dauert, rechnen Sie einen Puffer hinzu: 50 % draufschlagen ist eine gute Faustregel. Wenn Sie die Schritte einige Tage früher erledigt haben, wird Ihr Kunde sehr zufrieden sein.

Fehler Nr. 4: Keine effektiven Notizen gemacht

Sich später noch präzise an die Details eines persönlichen Gesprächs zu erinnern, kann äußerst schwierig sein, besonders wenn Sie mit mehreren Projektbeteiligen arbeiten.

Gewöhnen Sie sich lieber gleich an, einen Notizblock (egal, ob analog oder digital) zu jedem Gespräch mitzunehmen und sich während des Gesprächs Notizen zu machen. Wenn Sie wieder an Ihren Arbeitsplatz zurückkehren, können Sie diese ergänzen und zur Genehmigung an den Kunden senden. Es genügt eine kurze E-Mail nach dem Motto „Anbei erhalten Sie meine Notizen zu unserem Gespräch. Haben Sie noch etwas zu ergänzen?”

Mit dieser einfachen Gewohnheit können Sie die Abnahme des Kunden erhalten, sodass Sie ihn nicht Wochen später anrufen und darüber diskutieren müssen, wie Sie beide das Gespräch in Erinnerung haben.

Fazit

Wenn Sie nur einen dieser vier Fehler vermeiden, wird ihr Projekt direkt flüssiger ablaufen. Wenn Sie es schaffen, alle vier Fehler zu vermeiden, werden Sie bald zu einem der besten Projektmanager, mit denen Ihre Kunden jemals gearbeitet haben!

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