Vor einiger Zeit haben die Mitglieder der E-Learning Heroes Community in einer Diskussion zum Thema „Wie gehen Sie mit der schleichenden Ausweitung des Projektumfangs um?” ihre besten Tipps an uns weitergegeben. Lesen Sie im Folgenden einige der Toptipps!
CJ Andrew: Vielleicht lässt sich die schleichende Ausweitung des Projektumfangs am besten bekämpfen, wenn wir „agil” auf sich ändernde Ziele reagieren. Es kann hilfreich sein, sich zunächst ein Gesamtbild zu verschaffen und das Projekt anschließend in mehrere Aktivitäten aufzugliedern. Dies kann in dem Wissen geschehen, dass sich Anforderungen und Umfang des Projekts im Laufe der Zeit ändern werden.
Alexandros Anoyatis: Nehmen Sie frühzeitig eine genaue Bestimmung vor, vermeiden Sie es, einen Pauschalpreis zu berechnen, wenn der Umfang nicht vorab klar festgelegt wurde, erwähnen Sie in Ihrer Leistungsbeschreibung zusätzliche Kosten, nehmen Sie eine Klausel mit einem Puffer von 15-20 % für „unvorhergesehene” Umstände (ein Euphemismus für die schleichende Ausweitung des Projektumfangs) auf und verwenden Sie diesen Puffer bei Bedarf.
Ashley Chiasson: Legen Sie die Details in einem Vertrag fest und seien Sie äußerst konkret, wenn es darum geht, welche Art von Interaktivität der Kunde erhält, wie viele Prüfzyklen es geben wird und wie hoch die Kosten pro Stunde oder Tag sein werden, wenn die angegebenen Prüfzyklen und/oder vereinbarten Elemente erweitert oder ergänzt werden.
Allen VanBrunt: [Die schleichende Ausweitung des Projektumfangs] kann der Instructional Designer im Allgemeinen nicht kontrollieren, sie kann jedoch begrenzt werden, indem so früh wie möglich im Designprozess Kursziele definiert werden und die Genehmigung hierfür eingeholt wird. Die Ziele können geprüft und geändert werden, um die genannten Bereiche anzugehen und so die schleichende Ausweitung des Projektumfangs auf ein Minimum zu reduzieren.
Allison LaMotte: Die Kunden vergessen gerne, was zu Beginn festgelegt wurde, oder sie lassen sich von faszinierenden Ideen mitreißen. Um dieses Problem zu lösen, habe ich die Kunden gewöhnlich daran erinnert, dass ihr Wunsch über den ursprünglichen Projektumfang hinausgeht, und sie gefragt, ob sie das Projekt (und damit Budget und Zeitplan) anpassen möchten. Wenn die Kunden gemerkt haben, dass höhere Kosten auf sie zukommen würden oder der Zeitplan betroffen sein würde, haben sie in den meisten Fällen auf die Änderungen verzichtet.
Jerson Campos: Wenn es zu einer schleichenden Ausweitung des Projektumfangs kommt, dürfen Sie nicht automatisch ja oder nein zu den Änderungen sagen. Sie sollten gründlich analysieren, wie sich diese auf folgende drei Faktoren auswirken: Zeit, Qualität und Kosten. Legen Sie den Kunden oder Beteiligten das Ergebnis Ihrer Analyse vor und lassen Sie sie die Entscheidung in Bezug auf die neuen Änderungen treffen… Wenn die neuen Änderungen genehmigt wurden, können Sie Ihre Arbeit fortsetzen.
Chris Cole: Ich diskutiere dies ganz zu Beginn eines möglichen Auftrags mit den Kunden… Sie sind begeistert, dass wir wissen, wie wir mit unerwarteten Änderungen im Laufe des Projekts (also einer schleichenden Umfangsausweitung) umzugehen haben und wie groß der mögliche Aufwand sein wird (Kosten UND Zeit). Wenn sie all dies vorab wissen, bedeutet das weniger Stress. Außerdem hat derjenige, mit dem wir zusammenarbeiten, bessere Möglichkeiten, die Fachexperten oder Führungskräfte zu kontrollieren, die alles in einen Kurs einbringen oder den gesamten Kurs umschreiben möchten.
Christy Tucker: Ich nehme gewöhnlich eine etwa wie folgt lautende Formulierung mit auf: „Die folgenden Elemente sind nicht im Umfang des aktuellen Projekts enthalten, können jedoch gegen einen Aufpreis von X USD/Stunde hinzugefügt werden”. Die Liste der nicht im Umfang enthaltenen Elemente umfasst zusätzliche Inhalte, späte Inhaltsänderungen nach den Genehmigungen sowie zusätzliche Prüfzyklen. Wenn mich Kunden nach etwas fragen, das nicht zum Projektumfang gehört, versuche ich, ihnen etwa Folgendes zu sagen: „Ja, ich kann das machen. Es kostet X USD zusätzlich und führt dazu, dass sich das Bereitstellungsdatum um Y Wochen verschiebt.” So können sie entscheiden, ob die Änderung wichtig genug ist, um die Kosten und den zeitlichen Aufwand zu rechtfertigen.
Wie sehen Ihre Tipps in Bezug auf die schleichende Ausweitung des Projektumfangs aus? Teilen Sie uns im Kommentarbereich unter diesem Artikel Ihre Erfahrungen mit!
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