Einer der am meisten unterschätzten Aspekte der Arbeit von E-Learning-Designern/‑Entwicklern ist die Zeit, die benötigt wird, den Kursentwicklungsprozess zu verwalten. Zusätzlich zu der Zeit, die Sie für das Erstellen der E-Learning-Inhalte aufwenden, benötigen Sie auch noch sehr viel Zeit für das klassische Projektmanagement.

E-Learning-Entwickler sind häufig für alles verantwortlich: vom Sammeln, Organisieren und Verwalten der digitalen Elemente (z. B. Quelldateien für die Inhalte, Bilder, Audio- und Videodateien) bis zum Planen von Besprechungen, Koordinieren von Deadlines, Priorisieren des Prüfungsfeedbacks und Führen von Kompromissgesprächen mit Subject Matter Experts (SMEs). Man könnte glauben, die eigentliche Gestaltung und Entwicklung sei der einfachste Teil im gesamten Entwicklungsprozess.

Hier sind einige Tipps für einen reibungslosen Ablauf des gesamten Kursentwicklungsprozesses.

Schritt 1: Bereiten Sie sich wie ein Projektmanager vor

Ein guter Projektmanager ahnt Hindernisse voraus und plant Alternativlösungen ein, damit das Projekt in der Spur bleibt. Denselben proaktiven Ansatz können Sie anwenden, um Ihre Arbeitslast zu bewältigen.

Beginnen Sie, indem Sie sich selbst einige Fragen stellen und sich die Antworten merken. Ein paar grundlegende Fragen, die Sie berücksichtigen sollten, sind:

• Was sind meine Ziele bei diesem Projekt?
• Welche Hindernisse treten wahrscheinlich auf?
• Wie kann ich diese Hindernisse umgehen?

Manchmal ist es hilfreich, eine Aufgabenliste und eine vorläufige Zeitachse zu erstellen, damit Sie und Ihr Team ein besseres Gefühl dafür bekommen, was für die erfolgreiche Fertigstellung des Kurses erforderlich ist. Es kann auch nützlich sein, eine Verantwortungsmatrix oder ein ähnliches Tool zu verwenden, um mit allen Beteiligten das gemeinsame Ziel abzugleichen.

Profitipp: Wenn Sie nicht sicher sind, wie viel Zeit erforderlich ist, um  bestimmte Aufgaben zu bearbeiten, schätzen Sie so gut wie möglich und verwenden Sie dann ein Onlinetool für die Zeiterfassung, z. B. ClickTime oder Toggl, um den Überblick zu behalten. Das mag vielleicht zunächst etwas mühsam erscheinen, aber nach ein paar Projekten können Sie ziemlich genau einschätzen, wie viel Zeit Sie für die Bearbeitung bestimmter Aufgaben benötigen. Die Informationen dienen nicht nur als Grundlage für zukünftige Schätzungen, sondern bieten Ihnen auch Argumente für realistischere Zeitachsen bei zukünftigen Projekten.

Schritt 2: Organisieren Sie das Projekt

Wenn Sie ein neues Projekt beginnen, ist es ganz normal, wenn Sie von all den Quelldateien mit den kryptischen Namen von Ihren SMEs und Projektbeteiligten verwirrt sind. Nehmen Sie sich etwas Zeit, um ein Ablagesystem und Konventionen für die Dateibenennung zu erstellen, bevor Sie sich näher mit dem Projekt befassen.

Ablagesystem

E-Learning Heroes-Community-Mitglied Jeanette Brooks hat dafür einen sehr guten Vorschlag: Erstellen Sie einen Vorlagen-Projektordner mit Unterordnern auf der Festplatte ihres Rechners. So können Sie die Projektordner zu Beginn eines neuen Projekts einfach kopieren und umbenennen.

Jeanettes Vorlagenprojekt besteht aus drei Unterordnern und sie versucht sicherzustellen, dass all ihre Projektdateien in einem dieser drei Ordner liegen: Projektadministration, Quelldateien und veröffentlichte Ausgabe.

• Projektadministration eignet sich gut dafür, Dateien zu speichern, die mit der Verwaltung des Projekts zusammenhängen, also zum Beispiel Zeitpläne, Kontaktdaten von SMEs, Besprechungsnotizen, Stilvorlagen und schließlich auch Kommentare oder Feedback von Prüfern.
• Der Ordner Quelldateien enthält alle Quellmaterialien (Word-Dokumente, PowerPoint-Präsentationen usw.), die das Projektteam bereitgestellt hat, und die Ergebnisse ihrer Designarbeit einschließlich Inhaltsskizzen, Storyboards und der .story-Datei (wenn Articulate Storyline verwendet wurde) oder der .pptx/.ppta-Dateien (wenn Articulate Presenter verwendet wurde). Und schließlich enthält dieser Ordner auch Unterordner für andere Projektressourcen wie Audiodateien, Videodateien oder Bilder, die für den Kurs genehmigt wurden.
• Im Ordner Veröffentlichte Ausgabe speichert sie die veröffentlichten Projektdateien.

Konventionen für Dateinamen

Bei der Dateiorganisation stellen Sie möglicherweise fest, dass Ihnen die Namen der Dateien, die Sie von anderen erhalten, nicht viel sagen. Meine Kollegin Nicole Legault hat dafür folgenden Tipp: „Wenn ich Dateien von einem SME  bekomme, finde ich es nützlich, die Datei zu kopieren und anschließend umzubenennen, damit der Name für mich mehr Sinn ergibt. Erhalte ich also eine Datei mit dem Namen „Project_StarLord_rev12.docx“, kopiere ich sie und benenne sie in „Produktspezifikationen.docx“ um. Wenn Sie glauben, dass Sie später wieder auf den ursprünglichen Dateinamen verweisen müssen, können Sie sicherheitshalber den ursprünglichen Dateinamen auf der Deckfolie in PowerPoint oder oben auf der ersten Seite des Word-Dokuments als Referenz angeben.“

Profitipp: Verwenden Sie niemals Dateinamen mit Leerzeichen oder Sonderzeichen. Weitere Informationen darüber, was bei Dateinamen möglich ist oder vermieden werden muss, finden Sie hier (in Englisch).

Schritt 3: Optimieren Sie die Kommunikation

Eine gute (und kontinuierliche) Kommunikation ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Projekt. Eine stabile Kommunikation hilft, jedem ein gemeinsames Verständnis für die Projektziele, die erwarteten Ergebnisse und die Einschränkungen hinsichtlich Budget und Zeitplan zu vermitteln.

Tools wie die Verantwortungsmatrix, die ich in Schritt 1 erwähnt habe, sind geeignet, um die Projektbeteiligten zu identifizieren und während der anfänglichen Planungsphase die Verantwortlichkeiten zuzuweisen. Diese Tools sind jedoch auch nützlich, um Sie bei der Entscheidung anzuleiten, mit wem Sie wann und wie kommunizieren sollten und wie viele Details Sie weitergeben sollten.

Eine weitere hervorragende Möglichkeit, die Zusammenarbeit mit SMEs und anderen Prüfern zu verbessern, stellen Tools wie Articulate Review dar. Articulate Review hält die Kommunikation offen, indem das Feedback aller Beteiligten an einer zentralen Stelle erfasst wird. Dies erspart Ihnen den Zeitaufwand und die Frustration, wenn Sie gleichzeitig mehrere Tools, Arbeitsblätter oder Dokumente voller Kommentare handhaben müssen.

Welche Profitipps für den Kurserstellungsprozess haben Sie? Teilen Sie Ihre Tipps als Kommentar.

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