Jedes Jahr wird eine Menge Geld für Mitarbeiterschulungen ausgegeben und die Prognosen für die kommenden Jahre sehen ebenfalls sehr positiv aus. Aber hinter diesen Ausgaben stehen natürlich auch Erwartungen, deshalb müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Trainingsprogramm den Bedürfnissen Ihrer Zielgruppe entspricht und die gewünschten Veränderungen bringt. Der erste Schritt für ein effektives Online-Trainingsprogramm ist eine Bedarfsanalyse.

Eine E-Learning-Bedarfsanalyse untersucht und beantwortet die wichtige Frage: Ist ein Training die richtige Lösung für das vorliegende Problem? Wenn das nicht der Fall ist, sollten Sie das vor dem Start Ihres E-Learning-Projekts wissen, nicht erst, nachdem Sie es abgeschlossen haben. Nehmen Sie sich also vorher die Zeit, Ihr Projekt mit einer Bedarfsanalyse zu starten, um sicherzustellen, dass Sie etwas Nützliches erstellen (und seien Sie diesbezüglich auch Ihren Kunden gegenüber ehrlich – sie werden es Ihnen danken). Sehen wir uns genauer an, wie Sie eine Bedarfsanalyse durchführen können.

Training – ja oder nein?

Unabhängig davon, ob es sich um eine E-Learning-Bedarfsanalyse, eine generelle Analyse des Trainingsbedarfs oder eine konkrete Bewertung des Trainingsbedarfs handelt – das Ziel ist das gleiche: zu ermitteln, ob der Bedarf besteht und in welchem Umfang. Dabei wird das Problem untersucht und Lösungen (Training und andere) dafür werden identifiziert. Manchmal werden Sie dabei feststellen, dass es nicht unbedingt ein Training sein muss, um den gewünschten Effekt zu erzielen.

Schauen wir uns das an einem sehr vereinfachten Beispiel an

Robert Müller, Leiter des Callcenters der Firma XYZ, möchte die Bearbeitungszeiten seines Callcenterteams verbessern. Derzeit benötigen die Mitarbeiter im Durchschnitt 7 Minuten pro Anruf. Herr Müller glaubt aber, die Anrufe könnten auch in durchschnittlich 5 Minuten erledigt werden. Er möchte deshalb ein E-Learning bei Ihnen in Auftrag geben, das die durchschnittliche Anrufzeit seines Teams verbessert.

Sie führen also eine Bedarfsanalyse durch und beobachten das Callcenterteam in Aktion. Dabei stellen Sie fest, dass sie den erforderlichen Prozess genau richtig absolvieren und die Anrufe innerhalb des idealen Zeitfensters abschließen. Allerdings ist am Ende des Prozesses das System so langsam, dass die Anrufe erst nach rund 7 Minuten abgeschlossen werden können.

Würde ein E-Learning hier helfen? Nein, natürlich nicht, denn hier handelt es sich um ein Systemproblem, kein trainierbares, menschliches Problem. Und genau deshalb ist es wichtig, mit einer Bedarfsanalyse zu beginnen, um das Problem und die möglichen Lösungswege genau auszuloten, bevor Sie ein Trainingsprogramm entwerfen und entwickeln.

Wie gehen Sie bei Ihrer E-Learning-Bedarfsanalyse vor?

Bedarfsanalysen gibt es in vielen Formen und Umfängen, aber alle beginnen mit der Datenerfassung. Ein guter, grundlegender Rahmen, um die benötigten Daten zu erhalten, ergibt sich aus den fünf W-Fragen: warum, wer, wie, was und wann:

Warum
Warum glauben Sie (oder der Kunde), dass ein Training notwendig ist? Machen Sie sich mit den Details des Problems vertraut und suchen Sie nach Hinweisen innerhalb der Organisation, die das Problem genauer beleuchten: Statistiken, Verkaufszahlen, Supportanfragen, Kundenfeedback, Mitarbeiterbeobachtungen und Ähnliches (was auch immer für das Thema relevant sein könnte). Sie sollten sich auch nach bevorstehenden oder gerade eingeführten Veränderungen erkundigen, die in der Regel ein Training erfordern.

Wer
Schauen Sie sich die Personen oder Abteilungen an, die direkt von dem Problem betroffen sind. Möglicherweise sind auch weitere Gruppen involviert, die von einem Training profitieren könnten, insbesondere wenn Veränderungen anstehen. Sie alle umfassen Ihre Zielgruppe. Lernen Sie sie genauer kennen – sowohl die organisatorischen Funktionen als auch, wie sie ihre Arbeit machen.

Wie
Brainstormen Sie, wie das Problem behoben oder die Lücke gefüllt werden kann. Kann das wirklich über ein Training geschehen oder gibt es bessere Möglichkeiten, das Problem anzugehen? Berücksichtigen Sie kreative Optionen, insbesondere solche, die vorhandene Ressourcen nutzen und die laufende Arbeit am wenigsten unterbrechen bzw. stören.

Was
Dazu sollten Sie sich anschauen, was Mitarbeiter in ihren Jobs machen. Was ist die beste Vorgehensweise für sie, ihre Arbeit oder Aufgaben zu erledigen? Gibt es kritische Situationen, die sie vermeiden sollten? Haben die Mitarbeiter alles, was sie brauchen (Ressourcen und Kenntnisse), um erfolgreich zu sein? Sehen Sie sich die Richtlinien und Arbeitsanweisungen an und finden Sie heraus, wie Mitarbeiter sie in ihrem Arbeitsalltag umsetzen. Das Feedback der Mitarbeiter hilft Ihnen, Diskrepanzen und Lücken zu identifizieren.

Wann
Die Trainingsmaßnahme muss zeitlich so abgestimmt sein, dass die Anzahl der Personen, die davon profitieren, maximiert und die Belastung für die Geschäftstätigkeit des Unternehmens minimiert wird.

Wie Sie das Training anbieten, spielt eine wichtige Rolle bei dieser Entscheidung – ob über Onlinemodule, die Mitarbeiter zu ihrer eigenen Zeit absolvieren können, oder Präsenztrainings, bei denen sie sich zu einer bestimmten Zeit und an einem bestimmten Ort treffen müssen, oder einem Blended Learning-Ansatz, bei dem Sie Online- und Präsenzmodule miteinander kombinieren. Verschaffen Sie sich ein Gefühl dafür, wann Mitarbeiter das Training in Bezug auf bevorstehende Geschäftsvorgänge benötigen und wann das Training während ihrer täglichen Arbeitszeit durchgeführt werden kann.

Sobald Sie Ihre Daten gesammelt haben, versuchen Sie erst einmal, sie möglichst neutral zu analysieren. Schauen Sie, wo die Lücken und Probleme liegen und wie sie gelöst werden können. Verstehen Sie die momentane Leistung der Mitarbeiter im Verhältnis zu den Anforderungen, die sie erfüllen müssen. Beziehen Sie sich auf Ihre Daten, um auf Lösungen für das Problem hinzuweisen. Daraus sollten Sie klar erkennen können, ob das Problem mit einem Training behoben werden kann oder andere Lösungen benötigt.

Das Ergebnis einer sorgfältigen E-Learning-Bedarfsanalyse ist ein klares Bild des Problems, der Lösungsmöglichkeiten und die Antwort auf die Frage, ob ein Training tatsächlich weiterhelfen kann. Wenn dies der Fall ist, können die Daten, die Sie bei Ihrer Analyse gesammelt haben, einerseits dazu beitragen, die Trainingskosten in Ihrer Organisation zu rechtfertigen, und andererseits als Ausgangspunkt für die Entwicklung Ihres E-Learning-Kurses dienen.

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