Das Beste am Beruf des E-Learning-Designers (besonders als Freiberufler) ist die Vielfalt. Es gibt immer etwas Neues zu lernen, immer ein nächstes Projekt. Da wird einem nie langweilig.
Die andere Seite der Medaille ist, dass die Menge der Arbeit nicht immer leicht zu steuern ist. Wenn mehrere Projekte gleichzeitig laufen, kann man schnell in einen Aufgaben- und Fristenwust geraten, der einen komplett überwältigt oder zumindest in ein andauerndes Gefühl von Angst und Stress versetzt.
Die Wünsche der Kunden und die Zeitpläne der Projekte können Sie vielleicht beeinflussen. Eines haben Sie aber sehr wohl in der Hand: wie Sie Ihre verfügbare Zeit einsetzen. Es mag dröge und abschreckend klingen, aber gutes Zeitmanagement kann einiges an Stress aus dem Arbeitsalltag nehmen. Und das Gute ist: effektives Zeitmanagement setzt sich aus vielen kleinen Entscheidungen zusammen. Sie brauchen also nur kleine Veränderungen in Ihrem Arbeitsalltag vorzunehmen, um nach und nach die Früchte ihrer Mühen zu ernten.
Um herauszufinden, ob mangelnde Zeitverwaltung tatsächlich die Ursache Ihrer Probleme ist, schauen Sie mal, ob Ihnen eine der folgenden Aussagen bekannt vorkommt:
- Wenn mein Telefon klingelt, versuche ich, sofort ranzugehen, weil ich Anrufbeantworter hasse.
- Niemand sonst kann meine Arbeit bewältigen, also mache ich alles allein.
- Ich zögere bestimmte Aufgaben hinaus, weil ich weiß, dass ich sie schneller erledigen werde, wenn ich unter Zeitdruck bin.
Diese Aussagen an sich scheinen harmlos zu sein, aber sie alle deuten auf eine Denkweise hin, bei der Zeitmanagementfehler und ein “Produktivitäts-Burn-out” vorprogrammiert sind. Ständige Ablenkungen können zum Beispiel zu Arbeitsrückständen führen. Das Gefühl, dass man nicht einmal die kleinste Aufgabe delegieren kann, führt gleichzeitig dazu, sich schnell gestresst und überanstrengt zu fühlen. Und chronisches Verschleppen ist das beste Rezept für mangelnde Arbeitsqualität, Panikattacken und verpasste Fristen.
Wie gehen Sie es also am besten an, wenn Sie es mit einem dieser Zeitmanagementprobleme zu tun haben? Eine Möglichkeit wäre, Zeitmanagement-Tools und -Techniken zu verwenden, mit denen Sie Ihre Produktivität überwachen können, um sich besser auf Ihre Aufgaben konzentrieren zu können. Sehen wir uns ein paar dieser Tools genauer an. Die vorgestellten Tools haben oft nur englischsprachige Oberflächen, einige sind aber auch auf Deutsch verfügbar.
Zeiterfassungstools
Der Gedanke, die eigene Arbeitszeit zu erfassen, klingt aufwendig und lästig. Aber: Zeiterfassung ist der beste Freund jedes E-Learning-Profis. Sie hilft Ihnen nicht nur, Ihre eigene Produktivität besser zu verstehen, sondern gibt Ihnen auch ein Gefühl dafür, wie lange Sie für verschiedene Aufgaben tatsächlich brauchen. Diese Informationen sind hilfreich, wenn Sie zu Beginn eines Projekts einen geschätzten Zeitaufwand angeben oder mehr Zeit oder Ressourcen für ein laufendes Projekt verhandeln müssen. Es hilft Ihnen auch, um gegen unrealistische Projekt-Deadlines zu argumentieren, wie zum Beispiel: „Folgendes kann ich mit einer Bearbeitungszeit von zwei Wochen liefern, aber wenn Sie mir acht Wochen Zeit geben …“
Besonders beliebt in der E-Learning-Community sind die Zeiterfassungstools Toggl, Harvest, und MyHours. Sie sind allesamt ziemlich einfach zu benutzen. Das macht es deutlich wahrscheinlicher, dass man sie auch wirklich verwendet. Gerade wenn Sie Freiberufler sind und Ihren Kunden Bericht über die abrechenbaren Stunden erstatten sollen, sind solche Tools Gold wert.
Zeitmanagement-Tools
Ein wichtiger Aspekt des Zeitmanagements, über den wir noch nicht gesprochen haben, ist die Arbeitsauslastung. Ob Sie oder Ihr Team zusätzliche Projekte annehmen können, ohne sich überzustrapazieren oder Fristen zu versäumen, hängt davon ab, wie produktiv Sie sind, wie effizient Sie arbeiten und wie Sie zeitlich verfügbar sind. Schauen wir uns das genauer an:
Produktivität: Bedeutet, wie viele Aufgaben eines Projekts Sie erledigen können. Natürlich hängt dabei Ihre Produktivität von der Art der Aufgabe und Ihren Fähigkeiten ab. Einen Prototyp für eine Lektion zu entwickeln ist etwas anderes als das Storyboard für den gesamten Kurs zu erstellen.
Effizienz: Hier liegt das Augenmerk auf der Zeit, die Sie für das Projekt aufwenden. Wenn Sie 100 Prozent Ihres Tages damit verbringen, Projektaufgaben zu erledigen, arbeiten Sie mit 100 Prozent Effizienz. Wenn das auf Sie zutrifft, sind Sie ein Musterbeispiel für Effizienz und sollten vielleicht ein Buch darüber schreiben. In der Praxis brauchen die meisten von uns regelmäßige Pausen, freie Tage, betreuen noch andere Projekte oder haben Meetings, die uns von Projektaufgaben ablenken und unsere Effizienz reduzieren. Zeiterfassung kann Ihnen dabei helfen, Ihre Effizienz zu messen und ggf. Punkte auszuloten, an denen Sie Effizienz gewinnen können.
Verfügbarkeit: Das ist die Zeit in Stunden, die Sie pro Tag, Woche oder Monat arbeiten können. Berücksichtigen Sie beim Berechnen der Verfügbarkeit Ihre produktiven Stunden – die Stunden, in denen Sie tatsächlich Projektarbeit leisten – und nicht Ihren gesamten Arbeitstag. Durch die Erfassung Ihrer Zeit können Sie leichter zwischen projektbezogenen und anderen Aufgaben unterscheiden, sodass Ihre Berechnungen genauer werden.
Egal, ob Sie nur Ihre eigenen Projekte oder die eines ganzen Teams verwalten, diese drei Faktoren müssen Sie im Blick behalten, um eine angemessene Arbeitsauslastung einschätzen zu können. Hier eine kurze Liste beliebter Projektmanagement-Tools:
Aufgabenverwaltungstools
Die nächste Art kleiner Helfer sind Aufgabenverwaltungstools. Da diese Art Tools oft auch Zeiterfassung bieten, können Sie hierzu auch einige der bereits erwähnten Tools einsetzen.
Wenn Sie bisher immer auf eine schriftliche To-Do-Liste gesetzt und ihren Monitor mit Erinnerungs-Post-its zugekleistert haben, könnten Ihnen solche Tools helfen, Ordnung zu schaffen und durch Automatisierung Zeit und Aufwand einzusparen. Das wiederum macht Sie produktiver und effizienter.
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann schauen Sie sich einmal die folgenden Tools an:
Fazit
Es gibt natürlich noch viele weitere Arbeits- und Zeitmanagement-Tools, und die Bedürfnisse jedes Einzelnen sind unterschiedlich. Ziel dieses Artikels war, Sie zumindest für das Thema empfänglich zu machen und Ihnen erste Anregungen für die eigene Recherche zu geben.
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