Si vous demandez aux entreprises et collectivités pourquoi elles ont mis en place des solutions e-learning, elles vous répondront sans doute que c’est pour améliorer la performance de leurs employés. Ces cours en ligne sont conçus pour apporter les connaissances et compétences dont les employés ont besoin pour mieux faire leur travail. Et si ces modules ne les aident pas à être plus rentables ou à améliorer leur compétitivité, la plupart des organisations ne verront pas l’intérêt d’y investir.
C’est pourquoi faire une analyse des coûts par rapport au bénéfice avant de développer un module e-learning est important. En le faisant, vous démontrez – à l’avance – que les avantages de la création du module l’emportent sur le coût de développement.
Voici quelques facteurs à prendre en compte lors de l’analyse coût-bénéfice de votre module e-learning.
Les coûts
De nombreux facteurs entrent en jeu dans le calcul des coûts de conception, de production et de diffusion de votre module e-learning. Pour faire le calcul des coûts liés au personnel, vous pourrez avoir besoin de contacter les Ressources Humaines de votre société. Voici quelques exemples de coûts à ne pas négliger dans votre calcul :
- Coût des logiciels et du matériel informatique. Par exemple, le prix de l’achat d’un outil auteur, d’un LMS, d’un micro, etc.
- Coût de la production. Pour calculer le coût de la production, multipliez le taux horaire brut de celui ou celle qui produit le module par le nombre d’heures requises.
- Coût des réunions et des relectures. N’oubliez pas de prendre en compte le coût des autres acteurs impliqués dans le projet. Les réunions avec les managers, le service informatique, les experts métiers, les graphistes, les relecteurs : tout cela a un coût en temps, et donc en argent. Calculez le coût en euros du temps passé en réunion ou à travailler sur le projet en multipliant le nombre d’heures par le taux horaire brut de chacun des acteurs.
- Perte de temps de travail. Le temps que vos apprenants passent à suivre votre module e-learning est du temps qu’ils ne passent pas à travailler. Ainsi, il y a une « perte » de temps de travail. Pour calculer le coût du temps de travail perdu, utilisez cette formule : nombre d’employés (apprenants) x taux horaire brut x durée de la formation.
Les coûts varient en fonction du projet. Une fois que vous avez identifié et calculé les coûts de la production et de la diffusion de votre module e-learning, c’est l’heure de regarder la deuxième partie de l’équation : la valeur en euros que ce module rapporte.
Les bénéfices
Calculer les bénéfices en euros d’une formation n’est pas toujours évident, mais c’est possible – et très important – de le faire. Pour y arriver, vous devez identifier deux choses :
- La compétence ou connaissance qui est enseignée dans la formation ou module e-learning.
- Le bénéfice moyen, en euros, qu’apporte une amélioration de performance.
Une fois ces deux éléments identifiés, multipliez la valeur en euros par le nombre d’employés (ou apprenants), puis par une durée). Cela permettra de montrer que la compétence X rapportera tant d’euros en un an, deux ans, 10 ans, etc.
Enfin, pour calculer le retour sur investissement ou ROI (en anglais, « Return on Investment »), utilisez cette formule :
Si vous aussi vous avez la tête qui tourne quand vous pensez aux chiffres, regardez l’exemple concret ci-dessous qui vous permettra d’y voir plus clair.
Exemple d’analyse coût-bénéfice
Imaginons que vous travaillez pour XYZ Livraison en tant que concepteur pédagogique. Au cours des derniers mois, une augmentation du nombre d’erreurs d’étiquettage a entraîné le renvoi de plus de colis que d’habitude. Pour réduire le nombre d’erreurs, le manager veut créer un module e-learning d’une durée d’une heure sur les bonnes pratiques d’étiquettage pour les 50 employés concernés. Il vous demande de faire une analyse coût-bénéfice pour la création du module de formation en ligne.
D’abord, vous regardez les différents coûts associés à la production et la diffusion de ce module :
Maintenant que vous avez fait le calcul des coûts il faut identifier les bénéfices qu’une formation à l’étiquetage peut apporter à XYZ Livraison.
La compétence enseignée : Comment étiqueter un colis correctement.
Le bénéfice qu’apporte l’augmentation de la performance en étiquetage : Selon vos recherches, chacun des 50 employés fait, en moyenne, une erreur d’étiquetage par semaine. Une erreur d’étiquetage entraine le renvoi du colis, ce qui coûte environ 15 € par colis à XYZ Livraison.
Apprendre aux employés comment remplir les étiquettes correctement pourraient faire économiser à XYZ Livraison 750 € par semaine (50 erreurs/semaine x 15 €/erreur = 750 €). Multipliez ce chiffre par quatre semaines par mois et puis 12 mois par an, et XYZ Livraison peut économiser environ 36 000 € par an s’ils peuvent réduire le nombre de colis retourné à cause d’un problème d’étiquetage à zéro. Puis, pour calculer le bénéfice net il faut déduire le coût de la formation du bénéfice : 36 000 € – 4 000 € = 32 000 €.
Maintenant, utilisons ces chiffres pour calculer le ROI :
XYZ Delivery pourra obtenir un retour sur investissement de 800 % s’ils investissent dans ce module e-learning d’une heure pour réduire le taux d’erreur d’étiquéttage à zéro. Si on faisait ce calcul pour un cas réel, il serait peut-être plus judicieux d’ajuster la valeur du bénéfice pour laisser subsister quelques erreurs, même après la formation. Après tout, l’erreur est humaine. Pour ce faire, il suffit d’identifier un taux d’erreur raisonnable et ajuster le calcul en fonction. Rappelez-vous : cet exemple sert uniquement à illustrer le calcul coût-bénéfice de manière plus concrète.
En espérant que cette méthode pour faire une analyse coût-bénéfice vous encouragera à calculer le ROI de vos modules e-learning avant de les produire. Si vous avez déjà fait une analyse coût-bénéfice pour une formation et que vous souhaitez partager votre expérience avec nous, laissez nous un commentaire dans la zone ci-dessous. Vos retours d’expérience sont les bienvenus !
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