Um einen E-Learning-Kurs zu gestalten, braucht es so viele verschiedene Zutaten, dass man manchmal den Eindruck hat, mehr Zeit mit der Dateiverwaltung zu verbringen als mit der eigentlichen Arbeit. Überlegen Sie mal, Sie haben Vorlagen, Schriftarten, Bilder, Symbole, Videos, Audioclips … Das kann es einem ungemein schwer machen, die Dateien zu finden, die man gerade braucht. Und das Letzte, was man braucht, wenn das Ende der Abgabefrist naht, ist, Gestaltungselemente neu zu erstellen, nur weil man sie gerade nicht findet!

Es gibt kein eines Rezept, wie Sie am besten Ihre Gestaltungselemente verwalten, aber es gibt doch ein paar bewährte Methoden, die Ihnen die Arbeit leichter machen. Was davon für Sie und Ihr Team am besten funktioniert, werden Sie selbst herausfinden. Hier sind unsere Erfahrungswerte:

Mehr Übersicht durch Ordner & Tags

Wenn Sie noch neu im E-Learning-Design sind, wird Ihr Bestand an Gestaltungselementen noch nicht so groß sein; wenn dann einfach alles in einem Ordner liegt, werden Sie nicht direkt die Übersicht verlieren. Schon nach ein paar Kursen werden Sie aber aus diesem einfachen System herauswachsen.

Die erste Maßnahme, die Sie ergreifen sollten, um den Überblick über den wachsenden Bestand Ihrer Gestaltungselemente nicht zu verlieren, ist eine Ordnerstruktur. Die muss gar nicht kompliziert sein. Was sich bewährt hat, sind separate Ordner für die verschiedenen Arten von Gestaltungselementen:

• Hintergründe
• Grafiken
• Sprechblasen und Textboxen
• Symbole
• Schaltflächen
• Schriftarten
• Audio
• Video

Ordner funktionieren am besten, wenn Sie höchstens eine Ebene an Unterordnern haben. Wird die Struktur komplexer, wird die Suche meist doch wieder zu mühsam, zumindest wenn Sie nicht zusätzlich noch mit Tags arbeiten.

Was sind Tags? Tags sind ein bisschen wie Ordner in dem Sinne, dass sich über sie Dateien gruppieren lassen. Der entscheidende Unterschied ist, dass Tags sich quasi an die Dateien anheften. Das bedeutet, dass sich die Dateien und Ordner irgendwo auf Ihrer Festplatte befinden und auch verschoben werden können. Über die Tags finden Sie sie in Nullkommanichts wieder.

Nur wenige wissen, dass sowohl in Windows als auch in macOS die Möglichkeit, Ordner und Dateien mit Tags zu versehen, von Hause aus integriert ist. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Tags unter macOS verwenden und dieses Video erklärt den Einsatz von Tags unter Windows (dort heißen sie Markierungen).

Profitipp: Wenn Sie anfangen, mit Tags zu arbeiten, lohnt es sich, eine einheitliche, nachvollziehbare Form der Bezeichnung zu entwickeln. Und wenn Sie mal ein Tag ändern, vergessen Sie nicht, diese Änderung für alle Dateien durchzuführen, die mit diesem Tag markiert sind.

Mehr Konsistenz durch Dateinamen-Konventionen

Was für die Tags gilt, gilt auch für Ordner- und Dateinamen. Auch hier raten wir Ihnen, sich ein einfaches System zurechtzulegen, nach dem Sie sie benennen. Die Namen sollten so kurz wie möglich, aber so aussagekräftig wie nötig sein, damit Sie auf einen Blick sofort erkennen, was Sie gerade vor sich haben. Überlegen Sie, nach welchen Begriffen Sie oder Ihre Kollegen suchen würden, wenn sie an einem Kurs arbeiten und auf der Suche nach Gestaltungselementen sind. Verwenden Sie diese Begriffe nach Möglichkeit in Ihren Ordner- und Dateinamen. Und wenn Sie im Team arbeiten, sorgen Sie dafür, dass alle die Benennungskonventionen kennen und anwenden.

Mehr Effizienz durch Dateiverwaltungstools

Wenn Sie mit hunderten oder sogar tausenden von Gestaltungselementen arbeiten, kommen Sie irgendwann an den Punkt, an dem es selbst mit sauberen Ordnerstrukturen, Tags und Benennungskonventionen ganz schön umständlich wird, bestimmte Dateien zu finden und anderen zur Verfügung zu stellen. Hier kommen (Cloud-basierte) Dateiverwaltungstools ins Spiel.

Kostenlose Optionen gibt es zum Beispiel bei diesen Anbietern:

• Google Drive
• Dropbox
• Box
• Google Photos (ideal zur Organisation von Bildern und Videos, da auch visuell gestöbert werden kann)

Profitipp: Wird in Ihrem Unternehmen mit einem Content-Management-System (CMS) gearbeitet oder in der Marketingabteilung mit einem DAM-Tool (Digital Asset Management), könnten Sie nachfragen, ob Ihr Team dieses System vielleicht mitnutzen kann.

Mehr Durchblick durch Löschen alter Dateien

Wir alle kennen Menschen, die nichts wegschmeißen können. Diese Veranlagung gibt es im digitalen Leben genauso wie im realen. Klar, Dateien zu behalten, bei denen Sie davon ausgehen können, dass Sie oder ein Teammitglied sie demnächst braucht, ist nur sinnvoll. Aber alte Versionen, erste Entwürfe, unfertige Dinge oder Elemente minderer Qualität fressen nur Speicherplatz und gehören in den Papierkorb. Gehen Sie alle paar Monate Ihre Dateien durch und löschen Sie alle, bei denen Ihnen nicht sofort einfällt, wann Sie sie das nächste Mal gebrauchen könnten. Ihre Festplatte wird es Ihnen danken!

Fazit

Wir hoffen, Ihnen mit unseren Tipps den Arbeitsalltag ein kleines Stückchen leichter gemacht zu haben. Wenn Sie Ordner anlegen, Tags vergeben, unnötige Dateien regelmäßig löschen und bei Bedarf eine Dateiverwaltungslösung einsetzen, spüren Sie hoffentlich nie wieder den Frust, zu wissen, dass Sie eigentlich eine Datei hätten, die super für Ihr aktuelles Projekt wäre, sie aber partout nicht finden können.

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