Même les meilleurs concepteurs e-learning ont parfois du mal avec la gestion de projet. Définir avec précision le périmètre des projets, être organisé et tenir les bonnes personnes au courant de votre avancée : toutes ces tâches peuvent être difficiles. Et c’est tout à fait normal. Le développement de modules e-learning et la gestion de projet sont deux métiers bien distincts nécessitant des compétences différentes. Pourtant, les concepteurs pédagogiques – en particulier les indépendants – ont souvent besoin de pratiquer les deux.
Il m’est déjà arrivé d’éprouver des difficultés à gérer certains projets e-learning par le passé. Je n’ai pas eu de réelle formation en gestion de projet (et c’est le cas aussi de la plupart des concepteurs e-learning, à moins qu’ils ne sortent d’école de commerce ou qu’ils ne se soient formés par eux-mêmes). Et je n’ai jamais eu l’occasion de me former car j’étais toujours occupée à gérer mes projets !
Mais au fil du temps, j’ai retenu certaines leçons importantes en gestion de projet. Maintenant, vous pouvez apprendre grâce à mes erreurs ! Vous n’avez pas besoin de suivre un cours de gestion de projet ou de modifier votre flux de travail pour commencer à appliquer ces quelques stratégies pour vos projets e-learning. Si vous évitez ces 4 erreurs courantes en gestion de projet e-learning, vous gagnerez déjà un temps précieux !
Erreur n° 1 : ne pas identifier toutes les parties prenantes
Il est vraiment frustrant d’avoir travaillé dur pour qu’un client soit satisfait et de découvrir, au dernier moment, une nouvelle partie prenante qui a de nouvelles attentes pour le projet. Être pris de court par un nouvel intervenant à la fin d’un projet coûte beaucoup de temps et d’argent – sans parler du stress que cela génère !
Évitez cette erreur en : rencontrant et en rassemblant toutes les parties prenantes au début du projet. Demandez à votre équipe de penser à toutes les parties prenantes qui pourraient avoir besoin d’être intégrées à un moment ou à un autre dans le projet. Déterminez dès le départ qui aura le dernier mot en cas de désaccord. Identifier les décideurs peut vous aider à mettre à contribution les bonnes personnes au bon moment.
Erreur n° 2 : utiliser une liste de tâches au lieu d’un plan de projet
Vous devez apprendre à bien différencier les fonctionnalités dont vous avez réellement besoin pour votre projet e-learning de celles que vous aimeriez avoir mais qui restent facultatives. Lorsque vous travaillez à partir d’une liste de tâches, les tâches sont listées sans ordre de priorité. Par conséquent, vous risquez de commencer à travailler sur des tâches peu importantes simplement parce qu’elles figurent sur la liste, au lieu de vous concentrer sur les tâches prioritaires qui conditionnent la qualité finale de votre module.
Évitez cette erreur en : travaillant avec votre client à partir d’un plan de projet dès le début. Avec un plan comme base de travail, lorsque vous recevez des demandes ponctuelles, vous pouvez vous référer au plan de projet et cela facilitera vos rapports avec vos clients. Sont-ils prêts à modifier le plan du projet pour pouvoir y ajouter cette tâche ? En général, les clients renoncent assez facilement aux tâches qu’ils jugent moins essentielles.
Vous êtes un peu angoissé à l’idée de créer un plan de projet ? Pas de souci. Votre plan de projet n’a pas besoin d’être très complexe. Un simple document Word ou une feuille de calcul Excel peuvent largement suffire. Téléchargez ce modèle gratuit et facile à utiliser pour donner un coup d’accélérateur à votre prochain projet !
Erreur n° 3 : donner des délais de réalisation trop optimistes
Le secret pour rendre les clients satisfaits est de leur promettre peu et de leur donner plus que ce qu’ils attendent. En promettant des délais irréalistes, vous vous exposez à décevoir votre client.
Évitez cette erreur en : calculant votre temps de travail. Vous ne savez peut-être pas exactement combien de temps va vous prendre chaque étape du projet. Si c’est le cas, commencez dès aujourd’hui à calculer votre temps de travail. Une fois que vous avez une idée de la durée nécessaire pour une tâche, laissez-vous de la marge ; vous pouvez ajouter jusqu’à 50% de temps en plus à votre estimation. De cette façon, lorsque vous aurez plus de chance de terminer vos tâches en avance et votre client ne pourra que vous en féliciter.
Et n’oubliez pas de tenir vos clients au courant de votre planning ! Téléchargez ce calendrier de projet gratuit pour vous aider à communiquer clairement sur le temps que prendra chaque étape du processus.
Erreur n° 4 : ne pas prendre de notes suffisamment détaillées
Il peut être difficile de se souvenir des détails d’une conversation, en particulier lorsque vous travaillez avec plusieurs parties prenantes.
Évitez cette erreur en : prenant l’habitude de toujours avoir de quoi noter sur vous et de prendre des notes pendant vos conversations. De retour à votre bureau, vous pouvez les mettre au propre et les envoyer à votre client pour approbation. Il vous suffit d’envoyer vos notes par e-mail en demandant quelque chose comme : « Ci-joint les notes que j’ai prises pendant notre conversation. Pouvez-vous me dire si tout est bon pour vous ? »
Cette simple habitude peut vous aider à obtenir plus facilement l’aval de vos clients et vous évitera de perdre du temps en discussions interminables sur ce que chacun a retenu de la conversation.
Le mot de la fin
Si vous évitez de commettre ne serait-ce qu’une de ces quatre erreurs, vous serez déjà un meilleur chef de projet. Et si vous vous améliorez sur ces quatre points, vos clients trouveront certainement que vous êtes un excellent chef de projet e-learning !
Si vous avez d’autres conseils sur la gestion de projet e-learning, n’hésitez pas à les partager dans les commentaires ci-dessous ! Et posez toutes vos questions en commentant l’article, je me ferai un plaisir de vous répondre !
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