Les programmes d’intégration (ou onboarding) des nouveaux employés ont pour but non seulement de faire découvrir aux nouveaux employés les ressources, les locaux et les règles de l’entreprise, mais aussi sa culture et ses valeurs. En règle générale, ces programmes doivent atteindre ces objectifs dans des délais et des budgets assez serrés, tout en équilibrant les besoins de l’employé et ses perspectives individuelles avec les besoins de l’entreprise pour doter rapidement les nouveaux employés des connaissances et des outils dont ils ont besoin pour être des contributeurs productifs. Et c’est une tâche assez ardue pour un programme de formation !
Alors, comment peut-on repenser un programme d’intégration de nouveaux employés ? Dans cet article, nous avons regroupé les idées de la communauté américaine de E-learning-heroes en 5 catégories.
Idée n°1 : impliquer les apprenants grâce à des scénarios
Voici l’une des plaintes les plus courantes concernant de nombreux programmes d’intégration : les apprenants passent trop de temps à lire de longues listes de règles et de procédures d’entreprise. Non seulement lire du jargon juridique n’est pas très inspirant, mais ce n’est pas non plus un moyen efficace d’apprendre les nuances qui se cachent derrière les règles et les procédures.
Au lieu de cela, Daniel Brigham a proposé quelques idées pour des approches plus actives.
« Créez quelques personnages qui suivront peut-être la formation ensemble. Ce que je fais souvent, c’est que deux personnages discutent d’un sujet (en particulier des questions qu’ils se posent, sur des sujets qu’ils ont mal compris), puis ils passent au contenu qui répond à ces questions.
… [ou] créez une situation en utilisant le contenu de la formation (« Clara est une employée qui… ») puis demandez : « Étant donné cette situation, que devrait faire Clara ? »
Idée n°2 : encourager l’apprentissage par l’exploration
Les apprenants apprécient la liberté d’apprendre en explorant, mais lorsque vous êtes nouveau dans une organisation, l’exploration en toute liberté peut être un peu intimidante. C’est là que vous pouvez fournir une structure pour guider l’exploration des apprenants et les aider à apprendre de manière sûre et productive.
Daniel Brigham a proposé cette solution pour faciliter la navigation : « On voit souvent dans la formation des nouveaux employés une sorte de navigation « géographique »… l’apprenant prend l’ascenseur pour se rendre à différents étages pour différentes parties de la formation. Ou progresse en atteignant différents points de contrôle sur une carte. »
Alicia Blitz, une autre membre de la communauté, a donné quelques exemples de navigation créatifs : « J’ai vu quelques modules d’intégration basés sur des quêtes : une activité où l’apprenant collectait des tampons sur un passeport pour chaque partie de contenu étudiée, ou encore une activité où il fallait explorer un bateau de croisière. »
Idée n°3 : se concentrer sur le soutien à la performance
Une autre critique courante à l’encontre des formations d’intégration est la suivante : les informations peuvent être trop volumineuses pour les arrivants. Lorsque vous concevez un programme d’intégration, essayez de garder ce défi à l’esprit et envisagez d’autres options pour aider les apprenants à s’adapter à leur nouvel environnement au fur et à mesure.
Bob S., membre de la communauté, suggère de se concentrer davantage sur le soutien à la performance plutôt que sur la formation.
« Utilisez abondamment des documents de référence, des check-lists, etc. auxquels ils peuvent accéder en dehors du module lui-même. Par exemple, ne vous attendez pas à ce qu’ils se souviennent de qui appeler pour quoi, créez plutôt un document avec ces informations, puis apprenez-leur où le trouver et comment l’utiliser… »
Daniel Brigham ajoute : « Faites en sorte de découper les informations afin de ne pas surcharger l’apprenant. Les aide-mémoires, les check-lists, etc. seront utiles à cet effet. Vous pourriez même préciser à plusieurs reprises : Nous ne nous attendons pas à ce que vous vous souveniez de tout cela, c’est pourquoi nous avons placé les informations importantes à tel endroit. »
Idée n°4 : utiliser des vidéos courtes
On dit souvent que les images valent mille mots, et il est difficile de surpasser le pouvoir de la vidéo pour communiquer la culture et les valeurs d’une organisation. Rita Garcia, membre de la communauté, suggère d’ajouter quelques courtes vidéos à votre module.
« Pour présenter l’histoire, la mission et les valeurs de l’entreprise, une vidéo courte et de qualité peut être une bonne alternative au texte ou à la présentation PowerPoint. Vous pouvez créer des vidéos très cool et amusantes à l’aide d’outils comme PowToon et Vyond. »
Idée n°5 : ajouter un webinaire
Dans le monde du travail actuel où beaucoup d’employés sont en télétravail, sans bureau fixe ou en bureau flexible, tout le monde ne peut pas se retrouver dans une salle pour l’intégration. C’est là qu’une approche mixte incorporant du présentiel et du distanciel peut être utile pour créer des liens.
Alicia Blitz a partagé l’approche de son organisation face à ce défi :
« Le programme d’embauche de notre entreprise consiste en un webinaire de 2 heures, et il semble bien fonctionner, fournissant les bases que tous les employés doivent connaître. Nous assurons le suivi des ressources et effectuons des contrôles à intervalles réguliers. De plus, la plupart de nos unités commerciales ont également leur propre session pour intégrer leurs employés. »
Le mot de la fin
L’intégration des nouveaux employés vous offre une occasion unique de susciter la confiance, l’implication et la motivation des nouveaux employés dès le départ. Que vous entrepreniez la conception d’un nouveau programme ou que vous recherchiez simplement d’autres idées pour réorganiser votre programme actuel, nous espérons que ces idées vous guideront dans la bonne direction.
Vous pouvez également consulter les ressources suivantes :
- Que mettre dans vos modules d’intégration ?
- Rise 360 : présentation d’équipe
- Rise 360 : guide des avantages sociaux
- Exemple de module d’intégration (avec template PowerPoint/Studio 360 gratuit)
- Exemple de module gamifié pour nouveaux arrivants (avec template Storyline 360 gratuit !)
- Exemple d’activité pédagogique pour présenter les membres d’une équipe (avec template Storyline 360 gratuit)
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