Le temps passé à gérer le processus de création d’un module est une partie importante, mais souvent négligée, du travail des concepteurs e-learning. En plus du temps consacré à créer le module e-learning lui-même, il faut compter de nombreuses heures de travail dédiées à la gestion de projet.

En fonction de la taille de l’équipe, les concepteurs e-learning peuvent avoir de nombreuses responsabilités, par exemple : rassembler, organiser et traiter l’ensemble des ressources numériques (fichiers de contenu, images, vidéos et fichiers audio), organiser les réunions, coordonner les lancements, gérer les retours des relecteurs, discuter et se mettre d’accord avec les experts métier (SME). Et ils ont parfois la sensation que le travail de conception et d’intégration est la partie la plus simple !

Voici quelques conseils pour vous aider à gérer l’ensemble du processus de création sans accroc.

Étape 1 : se préparer comme un chef de projet

Un bon chef de projet anticipe les obstacles potentiels et prévoit des alternatives pour toujours garder son projet sur les rails. Nous allons voir comment adopter la même approche proactive pour gérer votre charge de travail.  

Commencez par vous poser ces quelques questions et notez les réponses :

• Quels sont mes objectifs pour ce projet ?
• Quels sont les obstacles que je suis susceptible de rencontrer ?
• Comment puis-je contourner ces obstacles ?
  

En créant une liste de tâches et en définissant un premier planning, vous et votre équipe aurez une vision plus claire de ce qui est à accomplir pour que le module soit prêt à être lancé. Il peut être également utile d’utiliser une matrice des responsabilités ou un outil similaire pour que tout le monde sache ce qu’il a à faire à chaque étape du projet.

Astuce de pro : Si vous n’êtes pas sûr de savoir combien de temps certaines tâches pourraient vous prendre, utilisez un outil de gestion du temps en ligne comme Beebole (en français), ClickTime, Tick ou Toggl (interfaces en anglais) pour mesurer le temps passé. Cela peut sembler fastidieux au départ, mais après quelques projets, vous aurez une bien meilleure estimation du temps à consacrer à chaque tâche. Ainsi, vos futurs plannings seront plus réalistes.

Étape 2 : s’organiser

Lorsqu’un nouveau projet est lancé, vous pourrez vous retrouver rapidement submergé par de grandes quantités de fichiers sources nommés de façon fantaisiste par les experts et les parties prenantes. C’est à ce moment qu’il faut prendre le temps d’établir un système de classement des fichiers et définir une façon de les nommer.

Créer un système de classement

Comme la plupart de mes projets sont très semblables, j’ai créé un modèle de dossier de projet avec ses sous-dossiers sur le disque dur de mon ordinateur. De cette façon, quand je commence un nouveau projet, j’ai juste à le copier et à renommer les dossiers pour qu’ils correspondent à mon nouveau projet.

Ce dossier type contient 3 sous-dossiers et je fais en sorte que tous les fichiers du projet soient dans un de ces sous-dossiers : le dossier gestion, le dossier des fichiers sources et le dossier de publication.

• Le dossier gestion contient tout ce qui concerne la partie gestion de projet : le calendrier, les plannings, les coordonnées des experts métier, les comptes-rendus de réunion, les guides stylistiques et éventuellement, les retours client.
  
• Le dossier des fichiers sources contient tous les fichiers de contenu (documents Word, présentations PowerPoint, etc.) fournis par l’équipe ainsi que tous les documents du travail de conception, c’est-à-dire les grandes lignes du contenu, les storyboards, les exports de l’outil auteur (Le fichier .story si on travaille sur Articulate Storyline, les fichiers .pptx et .ppta si on utilise Articulate Presenter). Ce dossier peut également contenir des sous-dossiers où l’on rangera les autres ressources graphiques du projet comme l’audio, la vidéo et les images validées du module.
• Enfin, dans le dossier Publication se trouvent les fichiers de sortie du projet.

Bien nommer ses fichiers

Lorsque vous organisez vos fichiers, vous devez gérer des fichiers reçus des membres de votre équipe dont les noms ne sont pas très descriptifs. Lorsque je reçois un fichier d’un expert, je trouve utile de le copier et de le renommer d’une façon qui a du sens pour moi. Par exemple, si je reçois un fichier qui s’appelle « Projet_DescProd_vers4.docx », je préfère le dupliquer et le renommer « Caracteristiques_Produits.docx ».

Astuce de pro : Si vous pensez que vous pouvez avoir besoin du nom original par la suite, vous pouvez toujours jouer la sécurité et ajouter le nom d’origine sur la première page du document, comme une référence.

Un dernier truc : Éviter d’utiliser des espaces ou des caractères spéciaux dans les noms de fichiers. Vous trouverez dans cet article des conseils pour bien nommer vos fichiers.

Étape 3 : rationaliser la communication

Une communication efficace et permanente est un point essentiel pour réussir un projet. Une bonne communication aide à mettre tout le monde d’accord sur les objectifs du projet, les résultats attendus et les contraintes de temps et de budget.

Les outils comme les matrices des responsabilités mentionnées à l’étape 1 sont très utiles pour déterminer qui fait quoi dans un projet et pour assigner les responsabilités pendant la phase initiale de planification. Mais ces outils sont aussi très utiles pour vous guider dans vos décisions : qui dois-je informer ? Quand et comment ? Jusqu’à quel niveau de détails dois-je communiquer?

Une autre excellente façon d’améliorer la collaboration avec les experts et les autres relecteurs est d’utiliser un outil comme Articulate Review. Articulate Review permet de garder les flux de communication ouverts en recueillant les commentaires de tout le monde en un seul endroit. Cela permet d’économiser du temps et d’éviter la frustration qu’il y a à devoir jongler entre de multiples outils, feuilles de calcul, mails et autres documents pleins de commentaires.

Et vous, quelles sont vos astuces de pro pour gérer le processus de création des modules ? Je serai très heureuse d’en savoir plus sur vos façons de faire alors n’hésitez pas à commenter cet article !

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