Erinnern Sie sich an das letzte Mal, als Sie eine neue Stelle angetreten und dort einen Einweisungskurs besucht haben? Mussten Sie sich da auch durch Berge von Informationen arbeiten?

Ein neuer Job ist alleine meist schon anstrengend genug … wenn dann noch stapelweise Schulungsunterlagen auf dem Tisch landen, fühlt sich manch einer vielleicht schnell überfordert.

Wenn Sie Ihren Neuzugängen einen geschmeidigeren Start in den neuen Job ermöglichen möchten, konzentrieren Sie sich aufs Wesentliche. Bleiben Sie konkret und vermitteln Sie erst mal nur die Informationen, die neue Mitarbeiter brauchen, um die ersten Tage und Wochen sinnvoll arbeiten zu können. Ein durchdachtes Einarbeitungskonzept hat immense Vorteile: neue Mitarbeiter sind schneller produktiv und sparen dem Unternehmen so Zeit und Geld.

In diesem Artikel haben wir Ihnen einige Ideen zusammengestellt, von denen Sie sich bei der Erstellung von Einweisungskursen leiten lassen können.

Überblick über das Unternehmen

Kultur und Werte: Beschreiben Sie kurz den Charakter des Unternehmens. Ist es ein junges Unternehmen mit entspannter Atmosphäre und flacher Hierarchie oder ein traditionelles Familienunternehmen? Falls vorhanden, können Sie auch zentrale Werte, Leitbild, Moral- und Geschäftsführungskodex kommunizieren.

Geschichte: Wenn möglich, sollte die Unternehmensgeschichte knapp ausfallen. Erwähnen Sie nur die wirklich relevanten Punkte. Eine kurze Erklärung, wie, wann und warum das Unternehmen gegründet wurde, und ein Liste der wichtigsten Momente sollten reichen.

Struktur: Die Struktur des Unternehmens können Sie mit einem Organigramm in Kombination mit kurzen Beschreibungen der verschiedenen Abteilungen und Teams darstellen. Name und Kontaktdaten eines Ansprechpartners pro Abteilung/Team kann auch nicht schaden.

Management: Vielleicht möchten Sie auch die Geschäftsführer und andere zentrale Führungskräfte jeweils in einem kurzen Abschnitt vorstellen.

Arbeits- und Urlaubszeiten

Arbeitszeit: Legen Sie die Arbeitszeiten übersichtlich dar. Je nach Art des Unternehmens sollten hier Kernarbeitszeiten, Schichten, Einsatz- und Bereitschaftspläne aufgeführt werden. Auch Überstundenregelungen und Zeiterfassungssysteme sollten Sie erklären.

Urlaub: Hier sollten sämtliche Regeln für bezahlte und unbezahlte Urlaubstage, Krankheitstage etc. beschrieben werden, auch wie man solche Tage beantragt (Fristen, zuständige Vorgesetzte, usw.).

Sonstiges: Sofern relevant, können hier auch Details zu Freistellungen, Sabbaticals, Fehlzeiten, Pausen während der Arbeitszeit und andere Regeln für die An- oder Abwesenheit bei der Arbeit aufgeführt werden.

Vergütung

Lohn und Gehalt: Hier sollte erklärt werden, wann und wie Löhne und Gehälter ausgezahlt werden. Auch Lohnabzüge sollten erläutert werden.

Spesen: Wenn es Regeln zur Erstattung von Reisekosten gibt, sollten sie hier aufgeführt werden. Das beinhaltet sowohl Dinge wie anrechenbare Ausgaben und Tagespauschalen als auch Informationen zur Einreichung von Quittungen (inkl. entsprechender Fristen).

Bonuszahlungen, Kommissionen und Gehaltserhöhungen: Wenn das Unternehmen Bonuszahlungen oder Kommissionen anbietet, sollten die dafür geltenden Bedingungen erklärt werden. Auch Informationen zu den Themen Beförderung und Gehaltserhöhung sind sinnvoll.

Zusatzleistungen

Versicherungen: Informationen zu Direktversicherungen, betrieblicher Altersvorsorge und anderen Versicherungsleistungen sowie den Modalitäten der Beantragung und Auszahlung gehören hierher.

Sonstiges: Wenn das Unternehmen andere Leistungen wie Zuschüsse zum öffentlichen Nahverkehr, Fortbildungsprogramme, Mitarbeiterrabatte, spezielle Einkaufskonditionen oder ähnliches anbietet, erklären Sie, unter welchen Bedingungen Mitarbeiter in den Genuss dieser Leistungen kommen können.

IT und Technik

Kommunikation: Neue Mitarbeiter sollten die im Unternehmen üblichen Kommunikationsmittel und -wege kennenlernen, z. B. wo sie Listen mit E-Mail-Adressen und Telefonnummern finden. Wenn Sie andere Kanäle wie Skype oder Slack einsetzen, sollten Sie erklären, wie diese Tools funktionieren und wozu sie im Unternehmen eingesetzt werden.

Software und Hardware: Neue Mitarbeiter sollten wissen, welche Programme, Web-Dienste und Systeme benutzt werden und wie sie funktionieren. Auch Informationen zu Druckern, Kopierern, Kaffeemaschinen und anderen Geräten sind sinnvoll.

Unternehmensrichtlinien

Sicherheit: Sämtliche Vorsichts- und Sicherheitsmaßnahmen gehören in diesen Abschnitt: Parkplätze, Zugangskarten, Tür-Codes, Mitarbeiterausweise usw.

Compliance: Wenn es Vorgaben zu Compliance-Schulungen gibt (z. B. zu Themen wie Mobbing, Gleichstellung, IT-Sicherheit), müssen die entsprechenden Inhalte und Zeitpläne klar kommuniziert werden.

Sonstige Informationen

Häufige Fragen: Eine Liste häufig gestellter Fragen ist auch meist eine gute Idee. Sie wissen nicht, welche Fragen häufig gestellt werden? Fragen Sie am besten die Kollegen aus der Personalabteilung. Die sollten Ihnen helfen können.

Kontaktdaten: Alle Personen, die neue Mitarbeiter erfahrungsgemäß kontaktieren müssen oder möchten, sollten hier zusammengefasst werden. Auch einen ersten Ansprechpartner für sonstige Fragen könnten Sie angeben.

Feedback nach dem Kurs

Schließen Sie den Kurs mit einer kurzen Befragung ab. Welche Informationen fehlen noch? Welche wirkten überflüssig? Nutzen Sie die Rückmeldungen, um den Kurs laufend zu aktualisieren und zu verbessern.

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