Kürzlich kam das Thema Bedarfsanalyse in der Articulate Community auf. Die Frage, die gestellt wurde, war im Wesentlichen: Wie kann ich feststellen, ob eine Schulung/ein E-Learning wirklich notwendig ist? Hierzu ein paar Gedanken, die Sie gerne über die Kommentarfunktion ergänzen können:

Stellen Sie sich einen Manager vor, der Ihre Trainingsabteilung bittet, einen weiteren E-Learning-Kurs zu entwickeln. Wie sollen Sie als professionelle Trainingsmanager wissen, ob dieses E-Learning wirklich sinnvoll und notwendig ist? Der Schlüssel zu einer erfolgreichen und sinnvollen Schulung besteht darin, eine Leistungs- oder Wissenslücke durch das Training zu beheben. Besteht keine solche Lücke, ist die Ausbildung nur „nice-to-have“ und eigentlich nicht „notwendig.“ Übrigens: In bestimmten Fällen ist der Arbeitgeber durch Gesetz oder Regularien zu Schulungen verpflichtet – dann brauchen Sie natürlich keine Bedarfsanalyse.

Hier sind ein paar einfache Schritte, die Sie befolgen können, um eine Trainingsbedarfsanalyse in Ihrem Unternehmen durchzuführen. Ich habe versucht, diese Schritte anhand eines Beispiels zu veranschaulichen.

Angenommen, Sie sind Schulungsentwickler bei einer Firma namens Widget Incorporated. Sie wurden gebeten, eine Schulung für die Call-Center-Mitarbeiter zu entwerfen, damit sie Anrufe schneller bearbeiten können.

Schritt 1: Finden Sie heraus, wie die Leistung der Mitarbeiter aussehen soll.

Dafür müssen Sie möglicherweise die Personalabteilung oder den zuständigen Manager interviewen und die Arbeitsanweisungen oder die Unternehmensrichtlinien einsehen.

Sagen wir zum Beispiel, Widget Inc. gibt in seinen Firmenrichtlinien vor dass die Call-Center-Mitarbeiter Kundenanrufe innerhalb von fünf Minuten oder weniger bearbeiten sollen.

Schritt 2: Ermitteln Sie, wie der Arbeitsablauf der Mitarbeiter momentan aussieht.

Beobachten und befragen Sie die Mitarbeiter, um das herauszufinden.

Bei Widget Inc. stellen Sie fest, dass die Call-Center-Mitarbeiter zur Bearbeitung der Anrufe sieben anstelle von fünf Minuten benötigen.

Schritt 3: Stellen Sie fest, ob tatsächlich eine Leistungslücke besteht.

Vergleichen Sie die tatsächliche Leistung mit der erwünschten, um festzustellen, ob es eine Lücke oder einen Unterschied gibt.

Bei Widget Inc. haben die Call-Center-Mitarbeiter eine Zwei-Minuten-Performance-Lücke.

Schritt 4: Identifizieren Sie die Ursache für die Leistungslücke.

Hier fängt für Sie die eigentliche Arbeit an: Mit Brainstorming, was die Ursache für die Leistungslücke sein kann. Meistens wird überprüft, ob den Mitarbeitern Kenntnisse oder Fähigkeiten fehlen, um ihre Arbeit zu erledigen. Aber auch andere Faktoren können eine Rolle spielen: geringe Motivation, fehlende Anreize, körperliche oder geistige Einschränkungen, um eine Arbeit erledigen zu können, falsche oder unzulängliche Werkzeuge/Geräte, fehlende Anleitung, Mangel an Feedback etc. Um die wahren Gründe herauszufinden, müssen Sie die Sachlage genauer untersuchen. Sie müssen beobachten, befragen, Firmenunterlagen sichten und schauen, was Sie durch die Recherche ausgraben [oder herausfinden] können.

Bei Widget Inc. finden Sie heraus, dass das Computersystem sehr langsam ist und die Call-Center-Mitarbeiter bis zu zwei Minuten warten müssen, bis das Computersystem die notwendigen Daten lädt. Würde eine Schulung diesen Mitarbeitern helfen, die Anrufe schneller zu bearbeiten? Nein, die Ursache für die Zwei-Minuten-Performance-Lücke ist ein langsames Computersystem, nicht die Leistung der Mitarbeiter.

Schritt 5: Schlagen Sie eine (Trainings-)Lösung vor.

Wenn die Leistungslücke durch einen Mangel an Wissen und Fähigkeiten verursacht wird, würden Sie dem Management eine Trainingslösung empfehlen. Die Schulung kann in einer Vielzahl von Formen und Formaten stattfinden: E-Learning, Präsenzseminare, Arbeitshilfen, ein Handbuch, eine Standard-Arbeitsanweisung oder On-the-Job-Coaching sind mögliche Formen der Weiterbildung. Aber nur, weil ein Training sinnvoll wäre, muss das nicht bedeuten, dass Sie einen E-Learning-Kurs benötigen. In manchen Fällen sind ein kurzes On-the-job-Tutorial oder eine Arbeitshilfe ausreichend.

Wenn man darüber nachdenkt, ist dieser Prozess eigentlich sehr einfach und methodisch. Probieren Sie ihn doch bei Ihrer nächsten Trainingsanfrage direkt aus.

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