Die meisten Organisationen erstellen E-Learning als Mittel zum Zweck, um die Leistung der Mitarbeiter zu verbessern. Die Online-Kurse sollen Kenntnisse und Fähigkeiten der Arbeitnehmer verbessern und ihnen helfen, ihre Arbeit besser zu erledigen oder andere/weitere Aufgabenbereiche zu übernehmen. Wenn keine erkennbaren Ergebnisse oder Veränderungen durch die E-Learning-Kurse ersichtlich sind, folgt in der Regel die Überlegung, ob die Maßnahme überhaupt erfolgreich war und ob noch weiter in sie investiert wird.

In solchen Fällen (aber auch generell) ist es sinnvoll, eine Kosten-Nutzen-Rechnung für Ihre E-Learning-Kurse zu erstellen – vielleicht sogar schon, bevor Sie mit der Entwicklung anfangen. So können Sie zeigen, dass die Vorteile Ihrer E-Learning-Kurse die Entwicklungskosten rechtfertigen.

Hier sind ein paar Punkte, die zu beachten sind, wenn Sie eine Kosten-Nutzen-Rechnung für Ihr E-Learning erstellen:

Die Kosten

Design, Entwicklung und Bereitstellung

Für die Berechnung der Kosten müssen Sie mehrere Faktoren berücksichtigen, die mit der Konzeption, Entwicklung und Bereitstellung zusammenhängen. Einige der Kostenfaktoren sind:

• Software/Hardware: Möglicherweise müssen Sie ein neues Autorentool oder professionelle Bilder oder ein neues Mikrofon kaufen.
• Entwicklung: Berechnen Sie die Kosten für die Entwicklung, indem sie die Anzahl der dafür benötigten Stunden mit dem Stundensatz des Entwicklers multiplizieren.
• Meetings und Tests: Berücksichtigen Sie die Zeit aller am Projekt beteiligten, die sie zum Beispiel für Meetings mit der IT-Abteilung, den Fachexperten, dem Lektorat, den Grafikdesignern etc. aufgebracht haben. Auch diese Zeit multiplizieren Sie mit den entsprechenden Stundensätzen.
• Arbeitszeitausfall: Berechnen Sie die Anzahl der Mitarbeiter, multipliziert mit ihrem Stundenlohn, multipliziert mit der Dauer des E-Learning-Kurses und Sie erhalten einen Wert für den Arbeitszeitausfall.

Dies sind nur einige der offensichtlichsten Kosten, die Sie berücksichtigen müssen. Möglicherweise gibt es weitere wie beispielsweise der organisatorische Aufwand und die Kosten für die Einrichtung eines LMS oder einer Webseite, um den E-Learning-Kurs zu hosten.

Sobald Sie die Kosten für die Entwicklung und Bereitstellung Ihrer Online-Kurse festgestellt haben, kommen Sie zum zweiten Teil: dem Wert, der mit den Vorteilen des E-Learnings verbunden ist.

Die Vorteile

Nutzen der Ausbildung

Die Vorteile des E-Learnings mit einem Wert zu definieren ist etwas schwieriger, aber machbar. Prinzipiell läuft es auch hier wieder auf zeitlichen Aufwand und Stundensätze hinaus. Zum Beispiel:

1. Fangen Sie mit den speziellen Kenntnissen an, die in dem E-Learning-Kurs vermittelt werden, und
2. verbinden Sie dann den Vorteil dieser neuen Kenntnisse mit einem Wert. Dieser kann sich durch Zeitersparnis ergeben oder dadurch, dass neue Fähigkeiten in Zukunft das Portfolio erweitern und Kunden berechnet werden können.

Das Ergebnis teilen Sie durch die Anzahl der Mitarbeiter und multiplizieren es mit einer Zeitperiode.

Nun können Sie die Return-on-Investment-(ROI)-Formel anwenden: Teilen Sie den Nutzen-Wert durch die Kosten, multiplizieren Sie ihn mit hundert und Sie bekommen einen prozentualen ROI-Wert heraus.

Beispiel einer Kosten-Nutzen-Analyse: XYZ Versand GmbH

Lassen Sie es mich an einem Beispiel veranschaulichen:

Sie sind Instructional Designer bei der XYZ Versand GmbH. In den letzten Monaten gab es vermehrt Fehler bei den Versandetiketten, so dass mehrere Pakete nicht richtig zugestellt werden konnten. Um die Fehlerquote zu reduzieren, ist ein einstündiges E-Learning-Modul angedacht, um die rund 50 Mitarbeiter für den richtigen Umgang mit Versandetiketten zu schulen. Sie sollen eine Kosten-Nutzen-Analyse für dieses Modul erstellen.

Die Kosten ergeben sich folgendermaßen aus der Gestaltung, Entwicklung und Bereitstellung des Kurses:

Nachdem Sie nun wissen, dass die Gesamtkosten bei € 4.000 liegen, berechnen Sie als Nächstes den Wert der Vorteile der E-Learning-Maßnahme.

Erworbene Kenntnisse: korrekter Umgang mit den Versandetiketten

Vorteil: Wenn Sie die Fehlerquote im Vergleich zur Anzahl der Mitarbeiter betrachten, unterläuft pro Woche jedem Mitarbeiter durchschnittlich ein Fehler. Dieser Fehler bedeutet für die XYZ Versand GmbH Kosten von € 15 pro zurückgebrachtem Paket.

Durch den korrekten Umgang mit den Etiketten könnte die XYZ Versand GmbH also bis zu € 750 pro Woche sparen (50 Fehler pro Woche x € 15 Kosten pro Fehler = € 750). Multiplizieren Sie das mit 4 Wochen pro Monat und 12 Monaten für ein Jahr und Sie kommen zum Ergebnis, dass die XYZ Versand GmbH im Idealfall € 36.000 pro Jahr sparen könnte, wenn die Fehlerquote auf null reduziert werden könnte.

Wenn wir es ganz genau nehmen wollen, können Sie hier auch einen „Nettonutzen“ berechnen, indem Sie ebenfalls die Kosten für das E-Learning subtrahieren (€ 36.000 – € 4000 = € 32.000).

Die oben erhaltenen Werte in die ROI-Formel eingesetzt, sieht dann folgendermaßen aus:

Die XYZ Versand GmbH könnte also bis zu 800 % ROI auf ein ganzes Jahr gesehen für diesen einstündigen E-Learning-Kurs veranschlagen. Allerdings sollten Sie auch etwas Raum für Fehler in dieser Berechnung belassen – Fehler sind menschlich und lassen sich nie ganz vermeiden. Aber ich glaube, dieses Beispiel hilft zumindest, das Prinzip zu verdeutlichen.

Wie sieht es bei Ihren eigenen Projekten aus? Haben Sie jemals eine Kosten-Nutzen-Rechnung erstellt? Ich freue mich, wenn Sie Tipps und Erfahrungen über die Kommentarfunktion mit uns teilen!

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