Die meisten Organisationen erstellen E-Learning als Mittel zum Zweck, um Mitarbeitende fortzubilden und Kennzahlen wie Produktivität oder Kundenzufriedenheit zu steigern. Wenn keine erkennbaren Ergebnisse oder Veränderungen durch die E-Learning-Kurse ersichtlich sind, folgt in der Regel die Überlegung, ob die Maßnahme überhaupt etwas gebracht hat und ob noch weiter in sie investiert werden soll.
In solchen Fällen (aber auch generell) ist es sinnvoll, eine Kosten-Nutzen-Rechnung für Ihre E-Learning-Kurse zu erstellen – vielleicht sogar schon, bevor Sie mit der Entwicklung anfangen. So können Sie Auftraggebenden oder Vorgesetzten zeigen, dass der Nutzen, den Ihre E-Learning-Kurse bringen, die Entwicklungskosten rechtfertigen.
Wir empfehlen, die folgenden Punkte in Ihre Kosten-Nutzen-Rechnung für E-Learning-Projekte mit aufzunehmen:
Die Kosten
Für die Berechnung der Kosten müssen Sie mehrere Faktoren berücksichtigen, die mit der Konzeption, Entwicklung und Bereitstellung zusammenhängen. Einige der Kostenfaktoren sind:
- Software/Hardware: Möglicherweise müssen Sie ein neues Autorentool oder professionelle Bilder oder ein neues Mikrofon kaufen.
- Entwicklung: Entwicklungskosten berechnen sich im Grunde aus der Anzahl der benötigten Stunden mal dem Stundensatz der Entwickelnden.
- Meetings und Tests: Berücksichtigen Sie die Zeit aller am Projekt Beteiligten, die sie zum Beispiel für Meetings mit der IT-Abteilung, den Fachleuten, dem Lektorat, den Grafikdesignern etc. aufbringen. Auch diese Zeit multiplizieren Sie mit den entsprechenden Stundensätzen.
- Arbeitszeitausfall: Berechnen Sie die Anzahl der Mitarbeitenden, die am Kurs teilnehmen sollen, und multiplizieren Sie sie mit ihrem Stundenlohn, multipliziert mit der Dauer des E-Learning-Kurses und Sie erhalten einen Wert für den Arbeitszeitausfall.
Dies sind nur einige der offensichtlichsten Kosten, die Sie berücksichtigen müssen. Möglicherweise gibt es weitere wie beispielsweise den organisatorischen Aufwand und die Kosten für die Einrichtung eines LMS oder einer Webseite, um den E-Learning-Kurs zu hosten.
Sobald Sie die Kosten für die Entwicklung und Bereitstellung Ihrer Online-Kurse festgestellt haben, kommen Sie zum zweiten Teil: dem Mehrwert, den der E-Learning-Kurs bringt.
Der Nutzen
Die Vorteile von E-Learning-Projekten zu beziffern ist etwas schwieriger, aber machbar. Prinzipiell läuft es auch hier wieder auf zeitlichen Aufwand und Stundensätze hinaus. Zum Beispiel:
- Fangen Sie mit den speziellen Kenntnissen an, die in dem E-Learning-Kurs vermittelt werden, und
- verbinden Sie dann den Nutzen dieser neuen Kenntnisse mit einem Wert. Dieser kann sich durch Zeitersparnis ergeben oder dadurch, dass neue Fähigkeiten in Zukunft das Portfolio erweitern und Kunden berechnet werden können.
Das Ergebnis teilen Sie durch die Anzahl der Mitarbeitenden und multiplizieren es mit einem Zeitraum.
Nun können Sie die ROI-Formel (Return on Investment) anwenden: Teilen Sie den Nutzen-Wert durch die Kosten, multiplizieren Sie ihn mit hundert und Sie bekommen einen prozentualen ROI-Wert heraus.
Beispiel einer Kosten-Nutzen-Analyse: XYZ Versand GmbH
Nehmen wir an, Sie sind Instruktionsdesignerin bei der XYZ Versand GmbH. In den letzten Monaten gab es vermehrt Fehler bei den Versandetiketten, sodass mehrere Pakete nicht richtig zugestellt werden konnten. Um die Fehlerquote zu reduzieren, ist ein einstündiges E-Learning-Modul angedacht, um die rund 50 Mitarbeitenden im richtigen Umgang mit Versandetiketten zu schulen.
Die Kosten ergeben sich folgendermaßen aus der Gestaltung, Entwicklung und Bereitstellung des Kurses:
| Faktoren | Kosten |
| Software/Hardware: keine Kosten; die XYZ Versand GmbH besitzt bereits die Software und Hardware, um den Kurs zu entwickeln und bereitzustellen. | 0,00 € |
| Entwicklungszeit: Der anzusetzende Stundenlohn ist 30 € und Sie gehen von ungefähr 80 Stunden Design- und Entwicklungszeit aus. | 2.400,00 € |
| Meetings und Tests: Für den Fachexperten setzen Sie einen Stundenlohn von 35 € und insgesamt 10 Stunden für Meetings, Lektorat und Anpassung an. | 350,00 € |
| Arbeitszeitausfall: Der durchschnittliche Stundensatz der 50 Mitarbeitenden liegt bei 25 €. Der E-Learning-Kurs ist auf 1 Stunde angelegt: 50 (Mitarbeitende) x 25 € (Stundensatz) x 1 Stunde (Dauer) = 1.250,00 € | 1.250,00 € |
| Gesamt | 4.000,00 € |
Nachdem Sie nun wissen, dass die Gesamtkosten bei 4.000 € liegen, berechnen Sie als Nächstes den Nutzen der E-Learning-Maßnahme.
Erworbene Kenntnisse: korrekter Umgang mit Versandetiketten
Vorteil: Wenn Sie die Fehlerquote im Vergleich zur Anzahl der Mitarbeitenden betrachten, unterläuft pro Woche jeder Person durchschnittlich ein Fehler. Dieser Fehler bedeutet für die XYZ Versand GmbH Kosten von € 15 pro retourniertem Paket.
Durch den korrekten Umgang mit den Etiketten könnte die XYZ Versand GmbH also bis zu 750 € pro Woche sparen (50 Fehler pro Woche x 15 € Kosten pro Fehler = 750 €). Multiplizieren Sie das mit 4 Wochen pro Monat und 12 Monaten für ein Jahr und Sie kommen zum Ergebnis, dass die XYZ Versand GmbH im Idealfall € 36.000 pro Jahr sparen könnte, wenn die Fehlerquote auf null reduziert werden könnte.
Wenn wir es ganz genau nehmen wollen, können Sie hier auch einen „Nettonutzen“ berechnen, indem Sie ebenfalls die Kosten für das E-Learning subtrahieren (€ 36.000 – € 4000 = € 32.000).
Die oben erhaltenen Werte in die ROI-Formel eingesetzt, sieht dann folgendermaßen aus:
Die XYZ Versand GmbH könnte also bis zu 800 % ROI auf ein ganzes Jahr gesehen für diesen einstündigen E-Learning-Kurs veranschlagen. Allerdings sollten Sie auch etwas Raum für Fehler in dieser Berechnung belassen – Fehler sind menschlich und lassen sich nie ganz vermeiden. Aber wir hoffen, dieses Beispiel hilft, das Prinzip zu verdeutlichen.
Fazit
Fortbildungsmaßnahmen verursachen immer zuerst Kosten, egal ob es sich um tatsächliche Ausgaben oder Opportunitätskosten wie Arbeitszeitausfall handelt. In der Kommunikation mit den Entscheidungstragenden kommt es also darauf an, den zu erwartenden Nutzen in Relation zu diesen Kosten zu setzen, um zu zeigen, dass sich die Investition lohnt.
