Stehen Sie vor einem großen E-Learning-Projekt, für das Sie qualifizierte Anbieter oder Freiberufler finden müssen? In diesem Fall können Sie eine Angebotsanfrage (Request for Proposal = RFP) erstellen. Ein gut strukturierter RFP trägt dazu bei, dass E-Learning-Anbieter, die gerne mit Ihnen zusammenarbeiten möchten, Ihnen die richtigen Informationen zur Verfügung stellen, damit Sie die richtige Entscheidung treffen können.

Was ist eine E-Learning-Ausschreibung?

Ein RFP ist ein Dokument, das die Anforderungen eines bestimmten Projekts oder einer bestimmten Dienstleistung beschreibt. Er wird verwendet, um Angebote von verschiedenen Anbietern anzufordern, die diesen Service anbieten. In der E-Learning-Branche beschreibt ein RFP in der Regel den groben Umfang eines E-Learning-Projekts, das Budget und den Zeitplan für die Umsetzung und Implementierung.

Warum sollten Sie eine E-Learning-Ausschreibung erstellen?

Sie müssen nicht unbedingt für jedes E-Learning-Projekt einen RFP erstellen. Wenn Sie jedoch schon absehen können, dass das Projekt umfangreicher und kostspieliger wird oder die Gegebenheiten eine Ausschreibung erfordern, kommen Sie nicht darum herum. Berücksichtigen Sie, dass es für die Anbieter Zeit und Aufwand bedeutet, auf einen RFP zu reagieren, deshalb müssen Sie einerseits genügend Zeit einplanen, andererseits sollte sich das Projekt aber auch lohnen, um diesen Aufwand zu rechtfertigen.

Ein guter RFP beinhaltet alle entscheidenden Projektdetails, die den Dienstleistern helfen, Ihnen genauere Vorschläge zu liefern. Eine gut geschriebene, gründliche Ausschreibung kann weitere Anbieter anziehen, wodurch Sie mehr Vorschläge für Ihr Projekt erhalten. In bestimmten Branchen und Arbeitsumgebungen (wie z. B. Regierungsbehörden) können RFPs gesetzlich vorgeschrieben sein.

Was sollte ein RFP beinhalten?

Damit die Angebote der Dienstleister auch die gewünschten Informationen enthalten, muss Ihr RFP entsprechend aufgebaut sein. Hier sind ein paar wichtige Punkte, die Sie bei Ihrer Ausschreibung berücksichtigen sollten:

Bedarfserklärung

• Zu besetzende Rollen: Sie müssen sich darüber im Klaren sein, welche Experten Sie für dieses E-Learning-Projekt benötigen. Hier sind einige der typischen Rollen in E-Learning-Projekten:
  • Instructional Designer
  • E-Learning-Entwickler
  • Grafikdesigner
  • Projektmanager
  • Sprecher
  • Übersetzer
  • Web-Entwickler
  • QA-Tester
• Projektübersicht: Geben Sie einen guten Überblick über das E-Learning-Projekt und seine Bedeutung. Dabei können folgende Informationen relevant sein:
  • Wie umfangreich ist der Kurs?
  • Welche Dauer des Kurses streben Sie an?
  • Auf welchem Niveau bewegt sich der Inhalt? (Anfänger, Fortgeschrittene)
  • In wie vielen Sprachen soll der Kurs entwickelt werden? (Lesen Sie mehr: Wie Sie die Lokalisierung Ihrer E-Learning-Projekte planen)
  • Soll ein didaktisches Konzept entwickelt werden oder brauchen Sie jemanden, der technische Texte schreiben kann?
  • Wie stellen Sie sich die Überprüfungszyklen und Testphasen vor? (Lesen Sie auch: 3 Möglichkeiten, die Prinzipien agilen Designs für E-Learning nutzbar zu machen)
• Projektziele: Es ist wichtig, Ihre genauen Ziele zu definieren und wie Sie diese erreichen möchten. Sie sollten auch alle wichtigen Leistungsindikatoren (KPIs) berücksichtigen, die Sie zur Erfolgsmessung verwenden können. (Lesen Sie mehr: Verwenden Sie KPIs, um die Vorteile von E-Learning nachzuweisen)
• Zielgruppe: In dieser Phase liefern Sie wahrscheinlich keine detaillierte Analyse des Zielpublikums Ihres E-Learning-Kurses, aber allgemeine Informationen über die Lernenden und ihr technisches Verständnis sind hilfreich.
• Verfügbare Inhalte und Materialien: Es ist wichtig, dass die Anbieter wissen, welche Materialien bereits vorhanden sind oder ob Inhalte recherchiert und neu erstellt werden müssen.
• Wartung und Updates: Nehmen Sie sich Zeit, um Ihre Anforderungen nach der Implementierung zu berücksichtigen. Wenn Probleme oder Fehler nach dem Start gefunden werden: Wer ist dafür verantwortlich, sie zu beheben? Oder wenn sich Inhalte innerhalb eines Jahres ändern: Wer führt die Updates durch? Wer hat Zugriff auf die Quelldateien? Es ist wichtig, dies in Ihrem RFP deutlich zu machen.

Firmenhintergrund

Hier erzählen Sie den Anbietern etwas über Ihr Unternehmen: Wer Sie sind, was Sie tun und wie lange Sie bereits im Geschäft sind. Dies ist auch eine gute Gelegenheit, sich selbst zu vermarkten und die Anbieter davon zu überzeugen, mit Ihnen zusammenzuarbeiten.

Umfang der Arbeit und Ergebnisse

Machen Sie klar, welche Ergebnisse Sie für dieses E-Learning-Projekt erwarten. Das könnte zum Beispiel sein:

• Projektplan
• Storyboard
• Testmodul
• Endmodul

Abhängig von Ihrem Entwicklungsprozess und der Anzahl der Sign-offs, die Sie planen, verändert sich natürlich auch das Volumen der zu erbringenden Ergebnisse.

Technische Anforderungen

Wenn Sie einen Anbieter beauftragen, E-Learning-Kurse für Sie zu erstellen, müssen bestimmte technische Voraussetzungen erfüllt sein. Ein paar Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten, sind:

• Autorentool: Welches Tool bevorzugen Sie? Sie möchten, dass die Dienstleister in dem von Ihnen verwendeten Tool professionell arbeiten und Erfahrung haben.
• Audio- oder Videobearbeitung: Wird es Audio oder Video in Ihrem E-Learning geben? Wenn ja, benötigen Sie jemanden, der mit Audio- und Videodateien arbeiten kann und über die entsprechende Software verfügt.
• Grafikbearbeitung: Benötigen Sie Grafikdesign für Ihren Kurs? Wenn dies der Fall ist, muss Ihr Anbieter über die entsprechenden Grafikprogramme verfügen.
• Learning-Management-System: Sollten Sie ein LMS für Ihre Kursverwaltung verwenden, muss der RFP Informationen zu Schnittstellen und Standards enthalten.

Zeitpläne und Budget

Es ist wichtig, eine Deadline oder ein Veröffentlichungsdatum in Ihr RFP aufzunehmen. Möglicherweise müssen Sie den Kurs gleichzeitig mit der Einführung eines neuen Systems oder vor dem Erscheinen eines neuen Produkts in den Regalen implementieren.

In Bezug auf das Budget können Sie einen Rahmen festlegen – auch wenn es sich nur um eine Schätzung handelt. Sie möchten Ihre Zeit (oder die Zeit eines Dienstleisters) nicht mit RFPs verschwenden, die außerhalb Ihres Preisniveaus liegen.

Vertragsbedingungen und Zahlungsdetails

Achten Sie darauf, alle anderen Bedingungen anzugeben, die Sie abdecken möchten. Dies kann Punkte umfassen wie z. B. wer Subunternehmer anstellt und zahlt, Details über die Beendigung des Vertrags und Informationen über Zahlungen und die Intervalle dafür.

Angebotsübermittlung und Zeitachse

Sie sollten kommunizieren, wie das Angebot formatiert werden soll, was es abdecken soll, wie die Anbieter ihre Portfolios und Arbeitsbeispiele zeigen können und wie das Angebot eingereicht werden kann. Vergessen Sie nicht, eine Deadline für Angebote anzugeben – alternativ können Sie auch den Zeitplan für die Anbieterauswahl veröffentlichen.

Ansprechpartner

Nennen Sie in Ihrem RFP immer einen Ansprechpartner. Dies kann die Person sein, die das Projekt leitet oder jemand, der mit der ersten Angebotssichtung beauftragt ist.

Einen qualifizierten Anbieter für Ihr nächstes großes E-Learning-Projekt zu finden, muss nicht wie eine unmögliche Mission aussehen. Einen detaillierten RFP zu verfassen, kann Ihnen den Prozess erheblich erleichtern. Haben Sie eigene Tipps für eine gute Ausschreibung? Teilen Sie Ihre Erfahrungen in den Kommentaren!

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