Il y a tellement de ressources à intégrer pour créer un module e-learning que leur gestion peut sembler être un travail à plein temps. En effet, vous avez des templates, des polices, des images, des icônes, des vidéos, des fichiers audio… la liste est longue ! Et il n’y a rien de plus frustrant que de ne pas pouvoir trouver ce dont vous avez besoin quand vous en avez besoin, alors que vous savez que vous l’avez quelque part. La dernière chose que vous souhaitez  est de recréer les ressources que vous avez déjà créées, simplement parce que vous ne les trouvez pas et  que la deadline approche.

Bien qu’il n’existe pas de méthode unique pour gérer les ressources, vous pouvez suivre ces étapes générales pour trouver le système qui vous convient le mieux, ainsi qu’à votre équipe. Voici quelques idées à prendre en compte lors de la gestion des ressources de votre module.

Utiliser les dossiers et les tags

Lorsque vous débutez, vous n’aurez probablement pas beaucoup de ressources, donc ce n’est pas un problème si vos ressources sont toutes dans le même dossier. Mais vous devrez rapidement trouver un autre système à mesure que votre bibliothèque de ressources s’agrandira.

Une bonne façon de prendre le contrôle sur vos ressources est de développer une structure de dossier de base pour les types de ressources que vous utilisez le plus fréquemment. La structure du dossier n’a pas besoin d’être compliquée. Plus vous la gardez simple, mieux ce sera. Voici une structure courante utilisée par de nombreux concepteurs e-learning :

• Arrière-plans
• Visuels
• Bulles de texte
• Icônes
• Boutons
• Polices
• Audio
• Vidéo

Les dossiers fonctionnent bien lorsqu’ils n’ont qu’un ou deux niveaux. Après cela, vous constaterez qu’il est plus difficile de localiser des éléments, à moins de mettre des tags à vos fichiers.

Vous vous demandez peut-être ce que sont les tags  ? Les tags sont comme des dossiers, sauf qu’ils sont attachés aux fichiers. Cela signifie que vos fichiers et dossiers individuels peuvent résider n’importe où sur votre système. Grâce aux tags, vous pouvez facilement rechercher et trouver vos fichiers, où qu’ils se trouvent sur votre ordinateur.

La plupart des gens ne savent pas qu’ils disposent d’une option de tag intégrée à leur ordinateur. Les utilisateurs de PC et de Mac peuvent taguer des fichiers ou des dossiers individuels. Cet article vous explique comment taguer des fichiers et des dossiers sur un Mac, et celui-ci explique comment le faire sur un PC.

Astuce de pro : il n’est pas rare que les concepteurs fassent évoluer les conventions de dénomination au fil du temps. Essayez d’utiliser des conventions de tags et de mots clés cohérentes et, si vous effectuez une modification, n’oubliez pas de mettre à jour les anciens tags de fichiers au fur et à mesure.

Utiliser une convention pour nommer les fichiers

Il est judicieux de nommer les fichiers de façon cohérente afin de pouvoir facilement les identifier. Essayez d’utiliser des noms de fichiers courts et assurez-vous qu’ils décrivent clairement la ressource. Pensez aux termes de recherche que vous et votre organisation pourriez envisager d’utiliser lors de la recherche de documents et utilisez-les. Ensuite, assurez-vous que toutes les personnes qui travaillent avec les fichiers comprennent la structure  pour nommer les fichiers et s’y tiennent. 

Utiliser des outils de gestion de fichiers

Lorsque vous travaillez avec des centaines, voire des milliers de fichiers, vous vous rendez peut-être compte que la recherche et le partage de ressources de modules avec d’autres développeurs sont fastidieux. Même avec des fichiers bien organisés, clairement nommés et tagués, la recherche peut prendre beaucoup de temps. Certaines solutions qui fonctionnent bien pour gérer un grand nombre de ressources sont des outils de gestion de fichiers basés sur le cloud.

Certains outils de gestion de fichiers sont en ligne avec des plans gratuits, par exemple :

• Google Drive
• Dropbox
• Box
• Google Photos (idéal pour organiser et parcourir visuellement des images et des vidéos)

Conseil de pro : si votre organisation dispose d’un système de gestion de contenu (CMS) ou si votre équipe marketing utilise un outil de gestion des ressources numériques (DAM), c’est une bonne idée de demander si votre équipe peut profiter de ces systèmes pour gérer les ressources des modules.

Supprimer les anciens fichiers

Nous connaissons tous des personnes qui ne suppriment jamais un fichier ou un élément de peur d’avoir besoin de ce fichier plus tard. Il est judicieux de conserver les éléments que vous savez pouvoir réutiliser, mais si vous avez plusieurs versions, d’anciennes versions brouillonnes de fichiers ou des éléments inachevés ou de mauvaise qualité qui ne font que prendre de la place, vous devez les supprimer ! Parcourez vos fichiers une fois tous les deux ou trois mois (ou chaque semaine, si vous aimez vraiment que les choses soient organisées) et supprimez tous les fichiers dont vous n’avez plus besoin. Votre disque dur vous remerciera !

Pour aller plus loin

Grâce à ces conseils utiles, vous disposerez en un rien de temps d’une bibliothèque de ressources bien organisée et facilement consultable. Mais si vous recherchez des conseils encore plus utiles en matière de gestion de fichiers et de ressources, consultez ces deux articles : Comment gérer le processus de création de module e-learning comme un pro et Comment trouver les ressources graphiques pour votre module.

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