Il y a un moment que nous redoutons tous, c’est lorsque notre client nous demande combien de temps nous allons mettre pour créer son module.

La plupart des pros du e-learning ont un peu de mal à l’idée d’estimer leur temps de travail, surtout au début d’un nouveau projet. C’est parce qu’estimer le temps de développement d’un module est une étape assez délicate. En effet, il peut y avoir de gros enjeux liés à l’exactitude de votre estimation. Par exemple, si vous créez un module pour apprendre aux commerciaux les caractéristiques des nouveaux produits, tant que vous n’aurez pas finalisé votre module et que tous les commerciaux ne seront pas pleinement formés, les nouveaux produits ne pourront pas être lancés. Vous pourriez ainsi vous retrouver sur la sellette si votre estimation était inexacte et que cela a eu un impact sur les résultats ! C’est donc beaucoup de pression pour vous et votre équipe.

Vous voulez réduire votre stress ? Voici quelques conseils et des ressources qui vous aideront à faire des estimations plus réalistes et plus exactes.

Évaluez la complexité de votre projet

Voici une situation courante : un client vient vous demander un devis pour créer un module d’une heure. Vous vous référez au temps que vous avez passé pour terminer un autre module d’une heure récemment créé et vous donnez au client une estimation de temps de travail similaire. Mais finalement, le module commandé devient, à la demande du client, beaucoup plus complexe et plus interactif que le module auquel vous vous étiez référé pour estimer votre temps de travail. Et maintenant vous devez négocier avec votre client : soit vous obtenez son accord pour faire un module plus linéaire ou moins complexe, soit il vous laisse plus de temps pour le terminer. Mais dans tous les cas, vous allez devoir durement négocier et le client pensera sans doute que vous avez mal estimé votre temps de travail au départ !

Vous vous demandez sans doute à quel moment vous avez fait une erreur ! Eh bien, pour commencer, vous n’avez probablement pas suffisamment analysé les besoins du projet ou les attentes de votre client. Pour éviter cela, avant de donner une estimation, posez-vous ces questions :

• Quel est votre public cible et quelle est la meilleure approche pour l’atteindre ? Les besoins de vos apprenants doivent toujours être au cœur de votre travail de conception. À quel point avez-vous compris ce qu’ils attendent de leur formation ?
• Quelle est la visibilité et le niveau de risque du projet ? Les projets avec une grande visibilité ou avec un réel impact financier demandent plus de ressources, plus de budget et plus de temps.
• Quel est le niveau de complexité du projet ? Vous devez déterminer le genre et le nombre d’activités interactives complexes que vous allez devoir concevoir, prototyper et créer. Les scénarios gamifiés avec de nombreux embranchements, des vidéos, du son, etc. prennent plus de temps que des activités interactives simples, par exemple.
• Quel type de processus de développement est requis pour ce projet ? Beaucoup pensent qu’il faut toujours suivre le même processus pour développer chaque livrable, mais il est plus efficace d’avoir un processus de développement de base assez souple et de l’adapter pour répondre aux spécificités de chacun de vos projets.

Par exemple, si vous créez un module assez complexe et interactif, vous pouvez constater que la méthode classique qui consiste à créer un storyboard pour obtenir l’aval des parties prenantes ne leur donne pas une vision claire du projet et ralentit le processus de développement. Il peut être plus efficace dans ce cas de faire un prototype au lieu d’un storyboard. Cela permet en effet de se concentrer en premier sur les activités interactives les plus complexes ou les plus à risque. Cela vous permet également de montrer rapidement aux parties prenantes ce à quoi le module ressemblera, ce qui les rassurera et vous évitera de nombreux changements tardifs.

En plus de garder à l’esprit ces quelques questions, vous devez également prendre en compte votre environnement de travail. Dans tous les cas, l’idée importante est de prendre en compte toutes les variables du projet. Pour vous aider, jetez un œil à ces Questions à se poser pour analyser les besoins d’un projet.

Déterminez quel niveau de module e-learning vous voulez créer

On considère généralement qu’il y a trois types ou trois niveaux de modules e-learning. Le niveau du module à créer va influencer à la fois l’expérience d’apprentissage mais aussi le coût et le temps de développement. Identifier le niveau de développement e-learning de votre prochain projet vous aidera à estimer plus finement votre temps de travail sur le module. Voici un aperçu de ces trois niveaux :

Niveau 1 : les modules e-learning basiques

Le module e-learning basique est le module « tourne-page » classique. Ces modules ressemblent à des présentations PowerPoint car ils sont souvent constitués d’une suite de diapositives contenant des textes, des images et des listes à puces. Ils sont en général peu interactifs (cliquer sur le bouton « suivant » est souvent la seule activité « interactive » proposée). S’il y a un quiz, ce sera généralement un QCM ou un questionnaire type vrai ou faux.

Même s’ils sont basiques, ces modules e-learning sont loin d’être inutiles : ils constituent par exemple un moyen rapide et peu onéreux de rappeler des règles ou des procédures simples.

Niveau 2 : les modules e-learning intermédiaires

Au niveau intermédiaire, les modules e-learning commencent à avoir plus d’activités interactives et contiennent plus d’éléments multimédias. Ces modules peuvent avoir des vidéos et un audio plus travaillés, mais aussi des animations, des transitions et des activités interactives plus développées. À ce niveau, on trouve de plus en plus d’activités qui permettent aux apprenants de tester leurs compétences et leurs connaissances : des glisser-déposer ou des simulations logicielles, par exemple.

Ces modules e-learning sont très utilisés car ils constituent un bon équilibre entre une expérience d’apprentissage riche pour les apprenants et un temps de développement raisonnable.

Niveau 3 : les modules e-learning complexes

Au niveau 3, les modules e-learning deviennent vraiment sophistiqués, proposant une expérience d’apprentissage complexe et totalement interactive. Ces modules contiennent des vidéos, du son, des transitions, des animations, des activités interactives personnalisées, de la gamification, des captures vidéo d’écran, des simulations de logiciels, etc. Les quiz peuvent être des questions sur un scénario qui permettent à l’apprenant d’explorer plusieurs choix.

Les modules e-learning complexes sont surtout utilisés dans la formation avancée sur des sujets pointus, pour créer des simulateurs de vol ou pour former du personnel médical, par exemple.

Consultez les temps de développement moyens

Une fois que vous avez une idée de la complexité de votre projet et du niveau de module e-learning qui sera le plus adapté, vous pouvez utiliser ce tableau pour avoir une idée du temps de développement :

Nombre d’heures de développement pour créer une heure de formation

À noter : ces chiffres sont issus de cet article (en anglais), qui est l’une des ressources les plus utilisées pour estimer le temps de développement des modules e-learning.

Affinez votre estimation

Au final, personne ne mettra le même temps pour créer le même module. Ce qu’il faut savoir, c’est combien de temps cela vous prendra de concevoir des modules plus ou moins complexes. Le plus simple au départ, c’est de calculer le temps de développement de chacun de vos modules en utilisant un outil de suivi du temps. Parmi les outils gratuits, efficaces et intuitifs, je vous conseille Toggl, MyHours ou Task Timer. Ils sont simples à utiliser, ce qui augmentent les chances que vous les utilisiez sur le long terme.En plus de vous aider à estimer plus précisément le temps qu’il vous faut pour développer un module, le suivi de votre temps de travail peut vous aider à analyser votre productivité. Cela peut aussi vous donner une idée du temps nécessaire pour effectuer les différents étapes du projet. C’est une information très utile lorsque vous demandez un délai ou des ressources supplémentaires.

Pour conclure

Malheureusement, il n’y a pas de réponse toute faite à la question : « Combien de temps cela prend-il de développer un module d’une heure ? » Mais j’espère que ces conseils vous aideront à mieux estimer votre temps de travail sur les modules e-learning !Avez-vous d’autres conseils ou d’autres méthodes pour calculer le temps de développement de vos modules ? Si oui, n’hésitez pas à nous en parler dans les commentaires.

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