Mitarbeiterentwicklungsprogramme sind, wenn sie sinnvoll aufgesetzt sind, kein Selbstzweck, sondern sorgen für zufriedenere, produktivere und erfolgreichere Mitarbeiter, und das wiederum ist gut für ihre Arbeitgeber. Aber in der Praxis – zwischen Meetings, Terminen und Fristen – müssen Schulung und Fortbildung oft hintanstehen.

Wie schafft man es also, sinnvolle Lerneinheiten in einem ohnehin schon vollgepackten Arbeitstag unterzubringen? Die Antwort nennt sich neudeutsch: Just-in-Time-Learning. Bei diesem Ansatz werden kleine Informationshäppchen gezielt und organisch genau dann zur Verfügung gestellt, wenn Mitarbeiter sie brauchen, ohne sie aus ihrem Arbeitsfluss zu reißen.

In diesem Artikel wollen wir kurz besprechen, wie Sie diesen Ansatz in der Praxis umsetzen können.

Was ist Just–in-Time-Learning?

Mit Just-in-Time-Learning (oft einfach JIT abgekürzt) sind kleine, diskrete, anwendungsbezogene Lerneinheiten gemeint, die im laufenden Betrieb abgerufen werden können. Kein Suchen, keine Umschweife – einfach nur kurze, knackige Informationen, wenn man sie braucht. Materialien dieser Art werden auch Arbeitshilfen genannt.

Hier ein paar Beispiele, wie das in verschiedenen Branchen aussehen könnte:

• Fertigung: QR-Codes auf Maschinen für direkten Zugriff auf Wartungsprotokolle und Bedienungshinweise.
• Vertrieb und Einzelhandel: Eine durchsuchbare digitale Bibliothek von produktspezifischen Micro-Learning-Einheiten, die Mitarbeiter direkt im Kundengespräch auf dem Tablet aufrufen können.
• Finanzsektor: Software-Pop-ups mit Links zu internen Tutorials, die auftauchen, wenn Mitarbeiter vor einem Problem stehen.

In all diesen Beispielen müssen die Mitarbeiter ihre Arbeit nicht unterbrechen, sondern können unmittelbar und problembezogen lernen.

Die Vorteile von Just-in-Time-Learning

JIT ist ein Gamechanger, denn es ist effizient, relevant und praxistauglich. Anders als bei konventionellen Schulungen (egal ob in Präsenz oder digital), bei denen im Voraus gelernt (und allzu oft bald wieder vergessen) wird, ist die Informationsvermittlung bei JIT organisch in die Arbeitsabläufe integriert.

Daraus entstehen für Arbeitnehmer und Arbeitgeber viele Vorteile:

• Informationen lassen sich leichter behalten, wenn man sie direkt anwenden kann. So bleiben die Informationen länger im Gedächtnis und flachen die gefürchtete Vergessenskurve ab.
• Problembezogenes Lernen motiviert. Wer etwas lernt, was er unmittelbar gebrauchen kann, freut sich, gelernt zu haben, anstatt Lernen als lästige Pflicht zu betrachten.
• In die Arbeitsabläufe integriertes Lernen steigert die Produktivität. Bei JIT laufen Lernen und Arbeiten parallel. So können Mitarbeiter dazulernen, ohne die Arbeit für langwierige Fortbildungen unterbrechen zu müssen.
• Kurze Arbeitshilfen eignen sich besser für schnelllebige Arbeitsumgebungen. Gerade für dynamische Branchen ist das ideal, da so die relevanten Informationen schneller und einfacher aktualisiert und von den Mitarbeitern auch leichter wiederholt werden können.

Grenzen von Just-in-Time-Learning

Trotz all dieser Vorteile ist JIT natürlich kein Allheilmittel. Kleine Arbeitshilfen eignen sich super, um schnell Antworten zu finden oder Gelerntes zu wiederholen. Wenn es um den Aufbau zentraler Kompetenzen oder das Navigieren komplexer Situationen geht, stößt JIT eindeutig an seine Grenzen. Für Themen wie Personalführung, strategische Planung, Compliance braucht es mehr Zeit, also umfassende und detaillierte Fortbildungen.

So gelingt Just-in-Time-Learning

Sie glauben, für Ihre Zwecke würde sich der JIT-Ansatz eignen? Dann würden wir Ihnen gerne noch diese Tipps mitgeben:

Tipp 1: Jedes Problem einzeln angehen

Bei JIT geht es nicht darum, alles abzudecken, sondern gezielt ein Problem zu behandeln. Fokus ist hier die Devise.

Wenn Manager z. B. Hilfe bei der jährlichen Mitarbeiterbeurteilung brauchen, überladen Sie sie nicht mit einem vollen Kurs zur Personalführung oder Kommunikation. Erstellen Sie lieber kleine Micro-Learning-Module, die bei ganz konkreten Aufgaben helfen – wie der Beurteilung der Mitarbeiterleistung oder konstruktivem Feedback.

Tipp 2:  Kleine Hinweise an Knackpunkten einbauen

Der JIT-Ansatz setzt darauf, zur rechten Zeit am rechten Ort die passenden Informationen bereitzustellen. Finden Sie heraus, wann und wo Mitarbeiter häufig Probleme haben oder Hilfe brauchen, und bauen Sie an diesen Stellen bzw. diesen Momenten kleine, subtile Hinweise (sog. „Nudges“) auf zusätzliche Informationen ein; ein bisschen wie bei Tooltips in einer Software.

Tipp 3: In der Kürze liegt die Würze

JIT-Lerneinheiten sollten kurz, aber möglichst gehaltvoll sein. Die folgenden Formate haben sich bewährt:

• Infografiken und Diagramme
• Kurze Erklärvideos
• Interaktive Checklisten
• Prozessgrafiken
• GIFs (ja, GIFs können tatsächlich Informationen transportieren)

Gelenkschonendes Heben können Sie z. B. statt mit einer langen Liste einzelner Schritte mit einem GIF viel plastischer vor Augen führen. Das GIF-Format macht die Informationen leichter lern- und merkbar. Vergessen Sie bei solchen Formaten aber nicht den Alt-Text, um auch körperlich eingeschränkte Menschen mitzunehmen.

Tipp 4: Leicht auffindbar, überall einsetzbar

Fast der wichtigste Punkt: Lassen Sie die Mitarbeiter nicht lange nach den benötigten Informationen suchen, sondern sorgen Sie dafür, dass sie sie auf Anhieb finden und überall flexibel einsetzen können. Schlagwörter sind hier: Zentralisierung, Durchsuchbarkeit und Geräteunabhängigkeit.

Fazit

Just-in-Time-Learning ist eine effektive Methode, kleine Lerneinheiten nahezu unterbrechungsfrei in Arbeitsabläufe zu integrieren und Mitarbeitern die richtigen Informationen genau dann zu geben, wenn sie sie brauchen. Lernen in dieser Form motiviert, ist langfristig wirksamer und macht produktiver. Umfassende Fortbildungen können mit diesem Ansatz nicht ersetzt werden, aber die vielen kleinen Probleme, die im Arbeitsalltag aufhalten oder nerven, können so schnell und effektiv behoben werden. Im engen Zusammenhang hiermit steht das Konzept des Micro-Learning, zu dem wir auf unserem Blog auch schon mehrfach geschrieben haben.