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So können Sie den Wert Ihrer Schulungen für Ihr Unternehmen verdeutlichen

So können Sie den Wert Ihrer Schulungen für Ihr Unternehmen verdeutlichen
So können Sie den Wert Ihrer Schulungen für Ihr Unternehmen verdeutlichen

Waren Sie schon einmal in einer Situation, in der Sie den Wert Ihrer Arbeit als Schulungsentwickler beweisen mussten? Das ist ein häufiges Dilemma, das Sie wie die meisten in der Schulungs- bzw. Weiterbildungsbranche tätigen Menschen wahrscheinlich bereits erlebt haben. Für Instructional Designer und E-Learning-Entwickler scheint es offensichtlich zu sein, dass ihre Arbeit für den Reingewinn einer Organisation wichtig ist. Für andere kann das aber weniger klar sein. In diesem Fall müssen Sie sich rechtfertigen. Im Folgenden finden Sie daher ein paar zentrale Gründe für Ihre ersten Schritte:

Zeit- und Geldersparnis

Wenn Sie Mitarbeitern beibringen, wie eine Aufgabe erledigt wird, zeigen Sie ihnen die optimale und zeiteffizienteste Methode für die Ausführung. Vergleichen Sie das mit der Situation, in der Mitarbeiter „auf eigene Faust“ vorgehen. Es ist so gut wie sicher, dass einige effizienter als andere arbeiten. Ohne entsprechende Schulungen vergeuden einige Mitarbeiter also wahrscheinlich Zeit (und Geld) bei Schritten und Prozessen, die für das Unternehmen nicht gerade vorteilhaft und optimal sind.

Konsistente Geschäftsprozesse

Zeit- und Geldersparnisse erreichen Sie, wenn Sie die Aufgabenausführung durch Mitarbeiter standardisieren. Durch Schulung des Personals sorgen Sie für Konsistenz. Stellen Sie sich vor, ein Kundendienstteam wurde nicht für eine bestimmte Aufgabe geschult und jedes Mitglied führt sie etwas anders aus. Und stellen Sie sich dann vor, dass diese Aufgabe auch den Kontakt mit Kunden betrifft. Das bedeutet, dass der Kunde, der mit Mitarbeiter A spricht, eine andere Antwort als der Kunde erhält, der mit Mitarbeiter B spricht. Das führt zu einer inkonsistenten Kommunikation, die falsch informierte oder verwirrte Kunden zur Folge haben kann.

Selbstbewusste Mitarbeiter

Als wären Kosteneinsparungen und Konsistenz nicht schon genug Gründe für die Einführung eines Schulungsprogramms, erhalten Mitarbeiter durch Schulungen darüber hinaus auch das Selbstbewusstsein, das sie für ihre Arbeit benötigen. Es gibt nichts Schlimmeres, als in einer bestimmten Situation nicht zu wissen, was zu tun ist. Häufig sind Mitarbeiter zu schüchtern oder ängstlich, um Fragen zu stellen, weil sie fürchten, überfordert zu wirken. Ein selbstbewusster Mitarbeiter, der weiß, wie er seine Arbeit erledigen muss, ist zufriedener als einer, der durch einen Prozess stolpert und nicht weiß, wie er Aufgaben ordnungsgemäß ausführen soll.

Da Schulungen einen hohen Gegenwert bieten, erstaunt es möglicherweise, dass Schulungsabteilungen häufig Probleme damit haben, ihre Daseinsberechtigung zu beweisen. Wenn Organisationen finanzielle Kürzungen vornehmen, fallen Schulungsbudgets normalerweise als Erstes unter den Tisch. Warum ist das so? Einer der Hauptgründe ist: Viele E-Learning-Inhalte, die erstellt werden, werden eigentlich nicht benötigt. Das passiert, weil Manager, die auf ein Performance-Problem stoßen, häufig folgenden Schluss ziehen: „Wir müssen unsere Mitarbeiter schulen, um dieses Performance-Problem zu lösen!“ In den meisten Fällen wird die Schulung dann entwickelt, ohne überhaupt den genauen Schulungsbedarf zu analysieren und zu ermitteln, ob Schulungen das Performance-Problem wirklich lösen können.

Das Problem dieses überhasteten Ansatzes besteht darin, dass viele Performance-Probleme nicht durch Schulungen gelöst werden können. Schulungen können Performance-Probleme nur dann lösen, wenn die Ursache des Problems darin besteht, dass Mitarbeiter nicht die erforderlichen Kenntnisse oder Fertigkeiten haben, um bestimmte Aufgaben ausführen zu können. Für Performance-Probleme kann es ganz verschiedene Ursachen geben, unter anderem das Fehlen von:

  • Motivation
  • Anreizen
  • Konsequenzen
  • geeigneten Prozessen
  • Kapazität (mental oder physisch)
  • geeigneten Geräten oder Technologien
  • Und diese Liste könnte noch lange so weitergehen …

Performance-Probleme in einer Organisation können also nicht immer durch Schulungen gelöst werden. Manchmal können geeignete Anreize das Problem bereits lösen. Aber auch eine modernere technische Ausrüstung Ihrer Mitarbeiter kann das Performance-Problem lösen.

Wie können Sie dafür sorgen, dass die von Ihnen entwickelten Schulungen für Ihr Unternehmen nützlich sind? Folgen Sie dazu diesen drei zentralen Schritten:

Schritt 1: Analysieren Sie den Schulungsbedarf genau

Der erste Schritt, um sicherzustellen, dass Ihre Schulungen zum Reingewinn der Organisation beitragen ist, eine entsprechende Analyse des Schulungsbedarfs durchzuführen. Hier muss zwischen „Wünschen“ und „Bedarf“ unterschieden werden, da sich Entscheidungsträger häufig nach Wünschen und nicht nach dem Bedarf richten.

Bei einer Analyse der Wünsche wird eine Umfrage an Ihre Mitarbeiter verteilt, in der sie die von ihnen gewünschten Schulungen angeben. Eine Bedarfsanalyse umfasst die systematische Analyse der derzeitigen Performance (im Vergleich zur erwarteten) im Hinblick auf eine bestimmte Aufgabe und die Identifizierung einer möglichen Performance-Lücke sowie ggf. die Identifizierung der eigentlichen Ursache dieser Lücke.

Denken Sie daran, dass es nicht immer um fehlendes Wissen oder fehlende Fertigkeiten geht. Das Performance-Problem kann durch völlig andere Probleme verursacht werden. Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie ein Schulungsbedarf analysiert wird? Genau zu diesem Thema gibt es bereits einen Artikel:

Schritt 2: Messen Sie die Kapitalerträge Ihrer Schulungen

Wenn Sie nicht nachweisen können, dass Ihre Schulungen dem Unternehmen Zeit und Geld gespart haben, werden Sie wahrscheinlich Probleme damit haben, das Management davon zu überzeugen, dass sie einen Gegenwert für das Unternehmen darstellen. Den Gegenwert in Form von tatsächlichen Euro-Beträgen nachzuweisen kann schwierig sein, vor allem bei Schulungen der so genannten Soft Skills – möglich ist es aber immer. Dazu können intensive Nachforschungen erforderlich sein, und möglicherweise müssen Sie im Voraus Beobachtungen und Analysen durchführen, um „vorher“ und „nachher“ zu vergleichen. Im Prinzip müssen Sie nachweisen, dass die aus dem Erstellen und Bereitstellen von Schulungen gewonnenen Erträge größer als die Entwicklungskosten sind. Wie das geht? Hier finden Sie eine schrittweise Anleitung:

Schritt 3: Denken Sie über eine andere Schulungslösung nach

Als Schulungsdesigner möchten wir mit unseren Schulungslösungen häufig alle Probleme lösen. Das ist im Prinzip auch richtig: Wir möchten den Lernenden helfen und alle erforderlichen Informationen bereitstellen. Außerdem möchten wir unseren Wert durch das Erstellen toller und detaillierter Ressourcen demonstrieren. Allerdings kann genau das zur Entwicklung eines stundenlangen E-Learning-Moduls führen, obwohl ein zehnminütiges Video oder eine einseitige Arbeitshilfe ausreichend wäre. Denken Sie daran, dass Schulungen viele verschiedene Formen annehmen können, unter anderem:

  • E-Learning-Module
  • von einem Trainer geleitete Workshops
  • Arbeitshilfen oder Standardverfahrensweisen
  • On-the-Job-Schulungen oder -Mentorenprogramme
  • Simulationen oder Rollenspiele
  • Lesen
  • Vorlesungen

Wie wir Mitarbeitern die erforderlichen Schulungen bereitstellen, sollte von vielen Variablen abhängig sein, unter anderem von Zeit und Budget. Das passt auch zum vorherigen Punkt zur Kosten-Nutzen-Analyse: Wenn das Erstellen eines hochgradig interaktiven E-Learning-Moduls mehr kostet, als die Erträge aus dem Kurs erzielen, müssen Sie über eine kostengünstigere Schulungslösung nachdenken. Vermeiden Sie es, sich zu sehr auf einen bestimmten Lösungstyp zu versteifen und seien Sie beim Bereitstellen von Schulungsinhalten flexibel. Auch zu diesem Thema habe ich einen Artikel für Sie zur Anregung:

Mit diesen Informationen sind Sie hoffentlich in der Lage, Ihren Vorgesetzten und andere in Ihrer Organisation vom Gegenwert Ihrer Schulungen zu überzeugen. Denken Sie daran: Ihre Aufgabe besteht darin, dafür zu sorgen, dass Ihre Schulungen wirklich benötigt werden. Wenn Sie das nicht nachweisen können, können Sie andere nie von ihrem Nutzen überzeugen. Wenn Sie Schulungslösungen erstellen, die ein Geschäftsproblem wirklich lösen, helfen Sie Ihrem Unternehmen, Geld zu sparen, Prozesse zu optimieren und für zufriedene, selbstbewusste Mitarbeiter zu sorgen. Und das ist unbezahlbar. 🙂

Hatten Sie schon mal Probleme, Ihren Wert als Instructional Designer oder E-Learning-Entwickler nachzuweisen? Bitte hinterlassen Sie in diesem Fall unten einen Kommentar und erläutern Sie, wie Sie das Problem gelöst und Ihren Wert nachgewiesen haben.

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