Vielleicht waren Sie auch schon mal in der Situation: Sie haben den beauftragten E-Learning-Kurs abgeliefert und das Feedback des Kunden eingearbeitet. Auftrag abgeschlossen, oder? Aber als Sie an der Rechnungsstellung sitzen, fällt Ihnen auf, dass Sie gar keine Bestätigung vom Kunden erhalten haben, dass er alles Bestellte auch bekommen hat. Und ob der Kunde mit Ihrer Arbeit zufrieden ist, hat er Ihnen auch nicht mitgeteilt.
Wann ein Projekt abgeschlossen ist, mag selbstverständlich wirken, aber es gibt da noch ein paar Kleinigkeiten, um die Sie sich kümmern sollten, bevor Sie das Projekt ad acta legen. Denn nur, wenn am Ende alle glücklich und zufrieden sind, werden Sie vom Kunden einen Folgeauftrag bekommen.
1. Abschluss-Kriterien für das Projekt definieren
Wenn Sie ein E-Learning-Projekt planen, ist es wichtig, zu definieren, was „abgeschlossen“ bedeutet. Ist das Projekt abgeschlossen, wenn Sie den Kurs aus Ihrem Autorentool exportieren und dem Kunden schicken? Oder wenn der Kurs ins LMS hochgeladen wurde und den Teilnehmern zur Verfügung steht? Oder noch etwas anderes? Egal, wie Ihre Definition aussieht, Sie und der Kunde müssen sich vor dem Projektstart darüber einig sein, wann Schluss ist. So verhindern Sie, dass es hinten raus mit Fristen knapp wird oder unerwartete Kosten entstehen, und Sie sorgen dafür, dass der Kunde Sie in guter Erinnerung behält.
Am besten legen Sie sich eine Liste mit Punkten an, die Sie am Ende eines Projekts abhaken. Auf der Liste könnten z. B. diese Punkte stehen:
- Empfangsbestätigung des finalen Kurses vom Kunden
- Kurs im LMS erfolgreich getestet
- Teilnehmern Zugang zum Kurs gegeben
- Alle Quelldateien an den Kunden geliefert
- Allen Verwaltungs-Papierkram erledigt
- Alles für zukünftige Aktualisierungen des Kurses vorbereitet
2. Abschlusskriterien überprüfen
Nehmen Sie sich am Ende des Projekts die Liste und haken Sie Punkt für Punkt ab. So können Sie sicher sein, dass Sie nichts vergessen. Und wenn ein Häkchen doch noch nicht gesetzt werden kann, sehen Sie klar, was noch zu tun ist.
3. Abschlussbesprechung mit dem Kunden
Wenn Sie sich vergewissert haben, dass das Projekt wirklich abgeschlossen ist, sollten Sie den Kunden fragen, ob er mit Ihrer Leistung und Abwicklung des Projekts zufrieden ist. Schließlich möchten Sie ja Folgeaufträge bekommen.
Was sich hier bewährt hat, ist gleich am Anfang des Projekts den Punkt „Abschlussbesprechung“ in den Projektplan aufzunehmen. Dann weiß der Kunde, was auf ihn zukommt und kann sich vielleicht schon auf das Gespräch vorbereiten. Aber auch Sie haben natürlich die Möglichkeit dem Kunden zurückzumelden, was aus Ihrer Sicht gut lief und was vielleicht noch verbessert werden könnte.
Die Besprechung sollte im Idealfall nicht allzu lange nach Projektabschluss erfolgen, damit alle Beteiligten das Projekt noch präsent haben. Punkte, die bei der Abschlussbesprechung auf den Tisch kommen könnten:
- Wurden die Bedürfnisse und Erwartungen des Kunden erfüllt?
- War der Kunde mit dem Kommunikationsfluss zufrieden?
- Waren die Lieferungen rechtzeitig?
- Wurde der Projektplan durch den tatsächlichen Ablauf erfüllt?
Natürlich ist diese kleine Liste nicht erschöpfend, und je nach Projekt und Kunde werden Sie auch andere Punkte besprechen.
Fazit
Ein Projekt so abzuschließen, dass der Kunde rundum zufrieden ist, bedeutet mehr als nur die vereinbarten Projektdateien zu liefern und dann die Rechnung zu stellen. Wenn Sie Kriterien für die Definition von „abgeschlossen“ vereinbaren, diese am Ende des Projekts prüfen und eine Abschlussbesprechung mit dem Kunden durchführen, haben Sie deutlich größere Chancen auf Folgeaufträge.
Sie möchten noch mehr Artikel zum Thema Projektmanagement im E-Learning? Damit können wir selbstverständlich dienen:
- 6 TOP fürs Kickoff-Meeting von E-Learning-Projekten
- 7 Tipps für E-Learning-Projekte mit großen Teams
- 3 Tipps gegen stockende E-Learning-Projekte
- Erfolgreiche E-Learning-Projekte durch gezielte Vorbereitung
Wenn Ihnen dieser Beitrag geholfen hat, abonnieren Sie doch unseren wöchentlichen Blognewsletter.
