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Best Practices für ein effektives E-Learning-Projektmanagement

Best Practices für ein effektives E-Learning-Projektmanagement
E-Learning-Projektmanagement

Bei Ihrer Arbeit an E-Learning-Projekten ist Ihr E-Learning Know-how nur ein Teil der erforderlichen Qualifikationen. Projektmanagement-Fähigkeiten sind ebenfalls sehr wichtig, um jedes Projekt erfolgreich über die Ziellinie zu bringen – vom Kick-off bis zum Absolvieren des Kurses der Teilnehmer. Die einzelnen Aufgaben im Projektmanagement zu jonglieren sollte nicht nur eine Herausforderung sein, sondern auch Teil Ihres Dienstleistungsrepertoires, wenn Sie mit Ihrem E-Learning-Kurs erfolgreich sein wollen.

Hier sind ein paar praktische Tipps, die Ihnen helfen, Ihr E-Learning-Projekt reibungslos und effektiv zu managen.

Start des Projekts

Finden Sie heraus, wer wirklich verantwortlich ist

Finden Sie heraus, wer die letzte Entscheidungsinstanz ist und welche Erwartungen diese Person hat. Sie müssen wissen, wer Ihre Arbeit absegnen wird und welche Kriterien dafür erfüllt sein müssen. Das sollten Sie gleich am Anfang klären, damit Sie keine Zeit und Geld aufwenden, nur um dann mitten im Projekt herauszufinden, dass jemand die Abnahme macht, der bisher gar nicht am Projekt und den vorherigen Absprachen beteiligt war.

Schaffen Sie eine gemeinsame Verständnisgrundlage über den Erfolg des E-Learning-Kurses

Die Erfolgsvision Ihrer Kunden bestimmt, wie sie das Endergebnis des Projekts beurteilen und vielleicht sogar, ob sie wieder mit Ihnen zusammenarbeiten wollen. Sobald Sie die Projektzusage bekommen, sollten Sie gemeinsam mit den Kunden festlegen, was den Erfolg des Projekts ausmachen wird und wie man ihn messen kann.

Definieren Sie die Kursziele, Zeitpläne und Ressourcen und halten Sie sie in einem simplen Dokument fest. Dieser Schritt soll zusätzliche, nicht vorher abgesprochene Arbeit, Verschwendung von Ressourcen und Frustration vermeiden, was sowohl für Sie wie auch für Ihre Kunden von Nutzen sein wird.

Tipp: Sie können dieses Dokument übrigens wunderbar auch als Grundlage für die Definition von Meilensteinen während und am Ende des Projekts verwenden.

Klären Sie die Zielgruppe und die Lernziele

Nachdem Sie die Projektziele definiert haben, ist der nächste Schritt, die Zielgruppe und Lernziele zu identifizieren, die für das Erreichen der Kursziele erforderlich sind. Während Sie die wichtigsten Lernziele herausfiltern, finden Sie gleichzeitig auch heraus, welche Inhalte und Ressourcen Sie für Ihren Kurs brauchen. Diese drei Fragen können Ihnen bei der Vorbereitung helfen:

  • Was ist zu lernen?
  • Wer soll es lernen?
  • Was müssen sie wissen, bevor sie anfangen können?

Zu diesen Themen empfehle ich Ihnen übrigens auch meine Blogartikel „So gehen Sie bei einer E-Learning-Zielgruppenanalyse vor“ und „Lernziele für E-Learning-Kurse festlegen“.

Technische Anforderungen / Fragen

Ein E-Learning-Projekt ist gleichzeitig auch ein Software-Projekt, das idealerweise reibungslos auf einer Vielzahl von Endgeräten mit allen möglichen Softwarekonfigurationen funktionieren soll, ohne von anderen Anwendungen eingeschränkt zu werden oder diese zu behindern. Sie sollten diese Technologie-bezogenen Fragen und mögliche Voraussetzungen so früh wie möglich ansprechen und klären, wie zum Beispiel:

  • Haben die Lernenden Zugang zu Computern bzw. über welche Endgeräte greifen sie auf den Kurs zu?
  • Wie wird der E-Learning-Kurs bereitgestellt?
  • Wie wichtig ist Reporting und welche Daten werden dafür benötigt?
  • Sind die Lernenden in der Lage, Audiodateien oder Videos abzuspielen?
  • Wie viel Multimedia-Einsatz kann das Netzwerk vertragen?

Die meisten Technologiefragen beziehen sich darauf, mögliche Einschränkungen zu identifizieren. Oft gehen Sie einher mit der Suche nach dem kleinsten gemeinsamen Nenner oder dem schlimmsten anzunehmenden Fall, der eintreten könnte und den es abzuwenden gilt.

Binden Sie entsprechend technisch versierte Leute in die Gespräche ein, wie beispielsweise die IT- oder LMS-Administratoren, die Ihnen helfen können, mögliche Herausforderungen zu identifizieren und an die Sie sich idealerweise auch während des Projekts bei technischen Fragen wenden können.

Denken Sie daran: Der E-Learning-Kurs selbst ist nur die halbe Miete. Selbst der beste verliert, wenn er die Zielgruppe nicht erreicht oder wenn bei der Durchführung technische Probleme auftauchen.

Planung des Projekts

Mit einem klaren Kursziel und genau umrissenen Lernzielen an der Hand haben Sie genügend Informationen für die Planung Ihres Projekts. Nun geht es daran, die notwendigen Aufgaben zu identifizieren, die Dauer der Durchführung einzuschätzen und Ressourcen zuzuordnen. Mit diesen Informationen können Sie den Zeitplan erstellen und die wichtigsten Akteure zuteilen.

Legen Sie einen realistischen Zeitplan fest (Meilensteine/Termine)

Es ist im Interesse jedes Projektbeteiligten, dass es im Zeitplan bleibt. Um das sicherzustellen, müssen Sie eine realistische Zeitleiste erstellen, die auch tatsächlich erreichbar ist, die auf die Bedürfnisse der Kunden abgestimmt ist und die an alle Beteiligten klar kommuniziert wird.

Die besten Projektpläne beinhalten gerade genug Details, um das Projekt in Gang zu halten. Es ist in der Regel ausreichend, sie auf die wichtigsten Meilensteine auszurichten, anstatt sich in Details zu verzetteln.

Um einen realistischen und erreichbaren Projektplan zu erstellen, sollten Sie:

  • die erforderlichen Leistungen identifizieren, zusammen mit allem, was von ihnen abhängt;
  • einen Überblick über die wichtigsten Meilensteine und Ihre Fälligkeiten geben und wann Sie erwarten, dass das Projekt fertig gestellt ist;
  • Fristen für Informationen und Ressourcen definieren, die Ihnen die Kunden zur Verfügung stellen, so dass sie sich ebenfalls ihrer Verantwortung bewusst sind;
  • mögliche Nachbesserungen des Projektplans nach jedem Erreichen eines Meilensteins einplanen;
  • Puffer für unerwartete Ausgaben oder Ereignisse vorsehen, da kein Projekt zu 100 % so abläuft wie zu Anfang geplant.

Holen Sie sich die richtigen Leute ins Projektteam

Sobald Sie die einzelnen Arbeitsschritte festgelegt haben, geht es im nächsten Schritt um die Menschen, die entweder an dem Projekt mitarbeiten oder Ihnen das benötigte Feedback geben. Die „richtigen Leute“ variieren von Projekt zu Projekt und lassen sich häufig in vier grundlegende Kategorien einteilen: Verwaltung, Content-Erstellung, Multimedia-Design und Kursentwicklung.

Sie sollten auch die Verfügbarkeit der beteiligten Personen für Ihr Projekt berücksichtigen. Zum Beispiel ist es oft eine Herausforderung, mit den Fachexperten (SME) einen Termin zu finden und auch externe Ressourcen (z. B. Freelancer) haben in der Regel eine gute Projektauslastung – vor allem die guten.

Das Projekt am Laufen halten

Verwenden Sie flexible Prozesse

Während ein Projektplan sehr wichtig ist, sollten Ihre Prozesse flexibel genug bleiben, damit Sie unvermeidliche Anpassungen vornehmen können. Anpassungen im Verlauf eines Projekts sind an sich nicht schlecht. In der Tat können Veränderungen eine Chance sein, das Projekt noch besser zu machen. Die Herausforderung besteht darin zu entscheiden, welche Änderungen zugelassen werden und welche Auswirkungen sie auf Budget und Zeitplan haben.

In der Regel gibt es drei Hauptfaktoren, die möglicherweise angepasst werden müssen: Rahmenbedingungen, Ressourcen oder der Zeitplan. Wenn Sie Anpassungen vornehmen müssen, ist es hilfreich zu wissen, welcher der drei Faktoren Ihren Kunden am wichtigsten ist. Zum Beispiel, wenn der Zeitplan der kritische Erfolgsfaktor ist, sollten Änderungswünsche nur zugelassen werden, wenn sie die Deadline des Projekts nicht gefährden.

Es bietet sich an, Prototypen oder Beta-Versionen des Kurses mit den Kunden zu teilen, sobald sie verfügbar sind, um auf diese Weise während der Laufzeit des Projekts ständig Feedback zu sammeln. Dann können Sie erforderliche Anpassungen frühzeitig erkennen. Wenn Sie mehr über den agileren Ansatz SAM erfahren möchten, lesen Sie diesen Blogartikel.

Kommunizieren Sie offen und transparent

Kommunikation ist der wichtigste Faktor für den Erfolg eines jeden Projekts. Als Projektmanager ist es Ihre Verantwortung, die richtigen Informationen zur richtigen Zeit an die richtigen Leute weiterzugeben. Gute Projektmanager wissen, welche Art von Informationen jedes Teammitglied erhalten muss und wählen die am besten geeignete Kommunikationsform für jeden.

Nehmen Sie sich die Zeit herauszufinden, wie Ihre Stakeholder gerne kommunizieren und versuchen Sie, Engpässe im Informationsfluss zu vermeiden. Die Informationen an einer allgemein zugänglichen Stelle zu veröffentlichen, ist eine gute Möglichkeit, Missverständnisse und Verwechslungen zu vermeiden.

Je größer das Projekt ist, umso wichtiger ist es, nichts zu übersehen. Deshalb habe ich vor einer Weile eine Vorlage der Verantwortlichkeiten für Ihr E-Learning-Projektmanagement als Download hier auf dem Blog gepostet, die Sie gerne verwenden und für Ihre Projekte anpassen können.

Etablieren Sie einen effektiven Review-Prozess

Ein großer Zeitfresser von E-Learning-Projekten kann ein Review-Prozess sein. Aber das können Sie vermeiden. Nach meiner Erfahrung gibt es zwei Haupthindernisse: erstens ein mangelndes Verständnis des Review-Prozesses und zweitens die fehlende Möglichkeit, Feedback einfach und zentral einzusammeln.

Diese Probleme können Sie in drei einfachen Schritten lösen:

  • Planen Sie direkt am Anfang ein Treffen mit Ihren Reviewern ein, um den Prozess zu erklären. Erklären Sie, welche Art von Rückmeldung Sie in welchem Stadium des Review-Prozesses benötigen und erwarten. Erläutern Sie, welches Feedback für Sie sinnvoll und hilfreich ist und welches nicht (am besten anhand von Beispielen).
  • Verwenden Sie ein Tool wie Articulate Review, um alle Kommentare zentral zu sammeln. Auf diese Weise vermeiden Sie ein Durcheinander von Feedbackformularen oder -dokumenten, haben einen besseren Überblick über die verschiedenen Versionen des E-Learning-Kurses und können sehen, welche Kommentare bereits bearbeitet wurden und welche noch offen sind.
  • Sollten die Reviewer mit einer Änderung nicht einverstanden sein, können sie das direkt in Articulate Review diskutieren und kommentieren, bevor die Änderung umgesetzt wird. Da sie die Kommentare der anderen sehen können, fällt Ihnen dabei hauptsächlich die Rolle eine Schiedsrichters zu.

Abschluss des Projekts

Planen Sie die Fertigstellung

Sie sollten auch den Projektabschluss bei der Planung Ihres Projektes genauer berücksichtigen. Wann zum Beispiel gilt das Projekt als abgeschlossen? Wenn Sie den Ordner mit den Projektdateien an Ihren Kunden übergeben haben oder wenn der Kurs erfolgreich im LMS bereitgestellt wurde? Nicht klar definierte Projektabschlüsse können wiederholte Verlängerungen und zusätzliche Kosten zur Folge haben.

Eine Checkliste für den Projektabschluss könnte folgende Punkte beinhalten:

  • Abnahme durch Kunden
  • Übergabe der Kursdateien / Bereitstellung des Kurses
  • Kommunikation mit der Zielgruppe
  • abschließende Projektdokumentation
  • Regelungen für Pflege, Wartung und Updates

Projektrückblick

Nach dem Projektabschluss ist es sinnvoll, ein Follow-up mit Ihren Kunden einzuplanen, um zu besprechen, was gut gelaufen ist und welche Verbesserungsvorschläge es für das nächste Projekt gibt. Verlieren Sie nicht zu viel Zeit, sondern halten Sie diesen Termin möglichst zeitnah ab, während die Dinge noch frisch in den Köpfen aller Beteiligten sind.

Wenn Sie vorher genau dokumentiert haben, was Sie liefern werden und wie eine gemeinsame Definition von Erfolg aussieht, haben Sie eine gute Ausgangsbasis für Feedback. Betrachten Sie die Weiterleitung Ihres Projektplans an den Kunden als Erinnerung, dass Sie die Vereinbarungen erfolgreich erfüllt haben.

Mit den genannten Punkten haben Sie eine gute Grundlage für ein erfolgreiches Projektmanagement. Sollten Sie noch an weiteren Informationen interessiert sein, empfehle ich Ihnen folgende Artikel:

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