Eine Aufgabenanalyse ist einer der Eckpfeiler des Instruktionsdesigns. Dabei geht es – wie der Name schon sagt – um die Analyse einer Aufgabe, also um die Identifizierung der einzelnen Schritte, die es braucht, um die Aufgabe abzuschließen.

Das klingt erst mal banal, aber selbst einfachste Aufgaben, die wir täglich erledigen, sind genauer betrachtet komplexer, als wir meinen, vor allem, wenn man Vorwissen und Routine als Faktoren ausschaltet.

Nehmen wir zum Beispiel das Senden einer E-Mail. Supereinfach, oder? Vielleicht vier oder fünf Einzelschritte?

1. Auf „Verfassen“ klicken
2. E-Mail-Adresse des Empfängers eingeben
3. Betreff eingeben
4. Nachricht eingeben
5. Auf „Senden“ klicken

Aber was ist, wenn weitere Empfänger einkopiert werden sollen? Blind einkopiert oder nicht? Wie bindet man Anhänge ein? Welches Programm brauchen Sie überhaupt, um die E-Mail zu schreiben? Und auf welchem Gerät geht das ganze vonstatten?

Sie sehen, wie komplex selbst alltägliche Aufgaben werden, wenn man sie in ihrer Gänze abbilden und präzise darstellen will. Wenn Sie dann noch Varianten je nach technischer Ausstattung, Zweck der E-Mail und anderen Faktoren hinzunehmen, sind Sie bald bei einem Dutzend Szenarien, die es getrennt zu analysieren und zu beschreiben gilt.

Spätestens jetzt ahnen Sie vermutlich schon, warum Aufgabenanalysen für Instruktionsdesigner so wichtig sind. Als Instruktionsdesigner entwickeln Sie Kurse, mit denen die Teilnehmer lernen, etwas zu tun. Und bei einer Aufgabenanalyse konzentrieren Sie sich eben genau darauf: zu überlegen, was genau zu tun ist und wie (das Warum lassen wir erst mal außen vor; das kommt später).

Gehen wir das an einem Beispiel durch: Nehmen wir an, Sie arbeiten in einem mittelgroßen Medienunternehmen und werden gebeten, eine Aufgabenanalyse zu erstellen, die abbildet, wie der Social-Media-Manager des Unternehmens seine Arbeit macht. Das Dokument soll in der Zukunft eingesetzt werden, um neue Angestellte schneller einzuarbeiten. Sie müssen also:

1. Die zu analysierende Aufgabe definieren
2. Die Aufgabe in Teilaufgaben untergliedern
3. Jede Teilaufgabe in einzelne konkrete Schritte zerlegen

Diese 3 Schritte wollen wir hier näher betrachten.

1. Identifizierung der zu analysierenden Aufgabe(n)

Aufgaben sind das, was jemand in seiner ausgeübten Tätigkeit tut. Ein Social-Media-Manager hat eine Menge Aufgaben. Jede muss identifiziert und einzeln analysiert werden. Zerbrechen Sie sich jetzt noch nicht den Kopf über Einzelheiten, die diese Aufgaben ausmachen. Um die kümmern wir uns gleich. Hier geht es erst mal um eine erste Sichtung und Erfassung der Aufgaben.

Eine der Aufgaben des Social-Media-Managers ist zum Beispiel, jeden Morgen neue Inhalte in den Social-Media-Kanälen zu posten. Also wäre unsere erste zu analysierende Aufgabe „Neue Inhalte in Social-Media-Kanälen posten“.

2. Unterteilung der Aufgabe in Teilaufgaben

Ist die Aufgabe identifiziert, muss sie (in der Regel) in Teilaufgaben untergliedert werden. In unserem E-Mail-Beispiel von oben wären das Dinge wie Anhänge oder das Einkopieren weiterer Empfänger.

Im Beispiel des Social-Media-Managers würden Sie nun herausfinden, wie die Teilaufgaben bei „Neue Inhalte in Social-Media-Kanälen posten“ aussehen. Dazu fragen Sie den Social-Media-Manager entweder direkt oder beobachten ihn bei seiner Tätigkeit. Die Teilaufgaben könnten folgende sein:

• Redaktionsplan lesen
• Neue Inhalte auf Twitter posten

3. Zerlegung der Teilaufgabe in einzelne Schritte

Jetzt geht es wirklich ins Detail. Wir haben die Aufgabe identifiziert und sie in Teilaufgaben untergliedert. Der letzte Schritt besteht darin, die Einzelschritte jeder Teilaufgabe aufzulisten.

Dazu schreiben Sie jeden einzelnen Schritt in chronologischer Reihenfolge untereinander. Wichtig ist hier, das richtige Maß zu finden: nicht zu detailliert, aber auch nicht zu oberflächlich, sondern so, dass die Lernenden den Anweisungen leicht folgen können. In unserem Beispiel könnte das so aussehen:

1. Neue Inhalte in Social-Media-Kanälen posten

1.1            Redaktionsplan lesen
1.1.1           Kalender öffnen
1.1.2          Aufs heutige Datum klicken
1.1.3          Auf den Titel des gewünschten Artikels klicken, um ihn zu öffnen
1.1.4          In die Adressleiste klicken
1.1.5          URL des Artikels in die Zwischenablage kopieren
1.1.6          Titel des Artikels markieren
1.1.7          Titel in die Zwischenablage kopieren
1.1.8          Kalender schließen

1.2            Neue Inhalte auf Twitter posten
1.2.1           Twitter öffnen
1.2.2          Am Twitter-Konto anmelden
1.2.3          Auf Tweet-Schaltfläche klicken
1.2.4          Titel des Artikels aus der Zwischenablage einfügen
1.2.5          URL aus der Zwischenablage einfügen
1.2.6          Auf Tweet-Schaltfläche klicken, um den Tweet zu veröffentlichen

Es sind auch andere Aufteilungen und Formulierungen denkbar. So könnte man diskutieren, ob der Schritt „Am Twitter-Konto anmelden“ genug Informationen enthält oder ob es angeraten wäre, ihn in weitere Schritte wie „Benutzernamen eingeben“, „Passwort eingeben“ und „Auf Anmelden-Schaltfläche klicken“ zu unterteilen. Hier gilt es wieder, das richtige Maß für Ihren konkreten Kurs zu finden.

Fazit

Sie sehen also: Eine Aufgabenanalyse lässt sich in „nur“ 3 Schritten beschreiben, jeder dieser Schritte verlangt Ihnen aber eine Vielzahl nuancierter Entscheidungen ab. Wie detailliert die Beschreibung der Einzelschritte dabei sein muss, hängt sehr stark von der (Wichtigkeit der) Aufgabe, der Zielgruppe und dem Zweck des Kurses ab. So ist bei der Beschreibung eines chirurgischen Eingriffs ein deutlich höherer Detailgrad gefragt als bei der Erklärung, wie das Zeiterfassungssystem im Unternehmen funktioniert.

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