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Zeitmanagement-Tools und -Techniken

Zeitmanagement-Tools und -Techniken
Zeitmanagement-Tools und -Techniken

Haben Sie sich jemals gewundert, warum einige Leute alle Zeit der Welt zu haben scheinen, während Sie immer hetzen und alles erst in letzter Minute erledigt bekommen? Natürlich kann es auch daran liegen, dass die anderen weniger Aufgaben als Sie haben – aber könnte es auch sein, dass diese Leute ihr Zeitmanagement besser im Griff haben?

Es ist immer schwierig zuzugeben, dass mangelndes Zeitmanagement die Ursache für Probleme bei Projekten ist, besonders wenn Sie selbst für die Projektverwaltung und damit auch für Ihren Zeitplan verantwortlich sind. Aber falls es Sie tröstet: Zeitmanagement besteht aus vielen kleinen Entscheidungen im Laufe des Tages, weshalb auch schon kleine Änderungen in unserem Verhalten zu großen Verbesserungen führen können.

Um herauszufinden, ob mangelnde Zeitverwaltung tatsächlich die Ursache Ihrer Probleme ist, schauen Sie mal, ob Ihnen eine der folgenden Aussagen bekannt vorkommt:

  • Wenn mein Telefon klingelt, versuche ich, sofort ranzugehen, weil ich Anrufbeantworter hasse.
  • Niemand sonst kann meine Arbeit bewältigen, also mache ich alles allein.
  • Ich zögere bestimmte Aufgaben hinaus, weil ich weiß, dass ich sie schneller erledigen werde, wenn ich unter Zeitdruck bin.

Diese Aussagen an sich scheinen harmlos zu sein, aber jede weist auf eine Denkweise hin, bei der Zeitmanagementfehler und ein “Produktivitäts-Burn-out” vorprogrammiert sind. Ständige Ablenkungen können zum Beispiel zu Arbeitsrückständen führen. Das Gefühl, dass man nicht einmal die kleinste Aufgabe delegieren kann, führt gleichzeitig dazu, sich schnell gestresst und überanstrengt zu fühlen. Und chronisches Verschleppen ist das beste Rezept für mangelnde Arbeitsqualität, Panikattacken und verpasste Fristen.

Sollten Sie es mit einem dieser Zeitmanagementprobleme zu tun haben, wie lösen Sie es am besten? Eine Möglichkeit wäre, Zeitmanagement-Tools und -Techniken zu verwenden, mit denen Sie Ihre Produktivität überwachen und sich auf Ihre Aufgaben konzentrieren. Sehen wir uns ein paar dieser Tools genauer an:

Zeiterfassungstools

Der Gedanke, die eigene Arbeitszeit zu erfassen, klingt aufwendig und lästig. Aber: Zeiterfassung ist der beste Freund eines E-Learning-Profis. Sie hilft Ihnen nicht nur, Ihre eigene Produktivität besser zu verstehen, sondern gibt Ihnen auch ein Gefühl dafür, wie lange Sie für verschiedene Aufgaben tatsächlich brauchen. Diese Informationen sind hilfreich, wenn Sie zu Beginn eines Projekts einen geschätzten Zeitaufwand angeben oder mehr Zeit oder Ressourcen für ein laufendes Projekt verhandeln müssen. Es hilft Ihnen auch, um gegen unrealistische Projekt-Deadlines zu argumentieren, wie zum Beispiel: „Folgendes kann ich mit einer Bearbeitungszeit von zwei Wochen schaffen, aber wenn ich acht Wochen Zeit habe …“

Mitglieder der E-Learning Heroes Community empfehlen die Zeiterfassungstools Toggl, MyHours und Task Timer. Sie sind alle ziemlich leicht und einfach zu benutzen, was es wahrscheinlicher macht, dass Sie sie auch wirklich verwenden. Auch die Tools TrackingTime,  Harvest und Paydirt wurden genannt. All diese Tools sind besonders hilfreich für Freiberufler, die ihren Kunden Berichte über ihre abrechenbaren Stunden zur Verfügung stellen müssen.

Zeitmanagement-Tools

Ein wichtiger Aspekt des Zeitmanagements, über den wir noch nicht gesprochen haben, ist die Arbeitsauslastung. Ob Sie oder Ihr Team zusätzliche Projekte annehmen können, hängt davon ab, wie produktiv Sie sind, wie effizient Sie arbeiten und wie Sie zeitlich verfügbar sind. Schauen wir uns das genauer an:

Produktivität: Bedeutet, wie viele Aufgaben eines Projekts Sie erledigen können. Natürlich hängt dabei Ihre Produktivität von der Art der Aufgabe und Ihren Fähigkeiten ab. Zum Beispiel ist es ein anderer Aufwand, einen Kursprototyp zu entwickeln als das Storyboard eines gesamten Kurses zu erstellen.

Effizienz: Bezeichnet die Zeit, die Sie für Projektaufgaben aufwenden. Wenn Sie 100 Prozent Ihres Tages damit verbringen, Projektaufgaben zu erledigen, arbeiten Sie mit 100 Prozent Effizienz, was Sie zu einem Musterbeispiel für Effizienz macht. In der Realität brauchen die meisten von uns regelmäßige Pausen, freie Tage, betreuen noch andere Projekte oder haben Meetings, die uns von Projektaufgaben ablenken und unsere Effizienz reduzieren.

Verfügbarkeit: Das ist die Zeit in Stunden, die Sie pro Tag, Woche oder Monat arbeiten können. Berücksichtigen Sie beim Berechnen der Verfügbarkeit Ihre produktiven Stunden – die Stunden, in denen Sie Projektarbeit leisten – und nicht Ihren gesamten achtstündigen Arbeitstag. Durch das Erfassen Ihrer Zeit können Sie leichter zwischen projektbezogenen und anderen Aufgaben unterscheiden, sodass Ihre Berechnungen genauer werden.

Unabhängig davon, ob Sie Ihre eigenen Projekte oder die Projekte eines ganzen Teams verwalten, müssen Sie diese drei Faktoren abwägen, um eine angemessene Arbeitsauslastung einschätzen zu können. Aus der Community wurden folgende Tools empfohlen:

  • Das Harvest-Zeiterfassungstool (siehe oben) bietet auch Forecast an, das Ihnen auf einen Blick zeigt, wie beschäftigt Sie und Ihr Team sind.
  • Tom’s Planner ist ein einfaches Tool zum Erstellen von Gantt Charts und Projektplänen und bietet auch kostenlose Diagrammvorlagen, um die Planung zu vereinfachen.
  • Smartsheet ist ein Tool zur Arbeitsverwaltung und hat ein Feature zum Ressourcenmanagement mit Einblicken in die Auslastung und Kapazität jedes Teammitglieds.

Aufgabenverwaltungstools

Sie sollten vielleicht auch ein Aufgabenverwaltungstool in Betracht ziehen. Da sie oft mit Zeiterfassungstools verknüpft sind, bieten viele der bereits erwähnten Anwendungen eine Aufgabenverwaltung an.

Sollten Sie jemand sein, der sich immer auf eine schriftliche To-Do-Liste verlässt und dazu noch Erinnerungs-Post-its an den Monitor oder in den Kalender klebt, dann hilft Ihnen ein solches Tool, Ihre Prozesse zu automatisieren, Sie zu erinnern und sich besser zu organisieren. Das wiederum macht Sie produktiver und effizienter.

Die Favoriten aus der E-Learning Heroes Community sind:

  • Trello: Es folgt dem Kanban-Projektmanagement-Ansatz, mit dem die Benutzer ihre Aufgaben visuell organisieren können. Das Board-, Listen- und Kartensystem kann sehr vielseitig verwendet werden. Zum Beispiel können Sie ein Projekt-Board mit allen Projektphasen / Meilensteinen anlegen und jede Aufgabe hätte eine eigene Karte mit dazugehörigen Checklisten, Fälligkeitsdaten und Anhängen.
  • Wenn Sie nach einer einfachen, digitalen To-Do-Liste suchen, sehen Sie sich die Todo Cloud an. Dort können Sie Aufgaben erstellen und ordnen und Fälligkeitsdaten festlegen, um eine bessere Kontrolle zu haben. Sie können außerdem Aufgaben aufteilen und priorisieren und Listen mit anderen Benutzern teilen.

Es gibt natürlich noch viele weitere Zeitmanagement-Tools, und die Bedürfnisse jedes Einzelnen sind unterschiedlich. Deshalb hoffe ich, dass Sie hier zumindest Anregungen für Tools finden, mit denen Sie arbeiten können.

Da die vorgestellten Tools überwiegend amerikanisch sind, haben Sie vielleicht Empfehlungen für Tools aus Deutschland oder Europa? Teilen Sie doch bitte Ihre Tipps als Kommentar unter diesem Artikel.

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