Si vous interrogez un groupe de concepteurs pédagogiques sur ce qu’ils trouvent le plus compliqué à gérer dans leur métier, il y de fortes chances pour qu’ils vous parlent des relectures et des vérifications (par les experts métier, entre autres). Entre les relecteurs qui se contredisent et qui remettent tout en question et ceux qui attendent le dernier moment pour vous faire part d’un changement qui chamboule tout votre travail, organiser un processus de relecture et gérer les relecteurs peut être un sacré challenge !

Ce n’est donc pas surprenant que l’on me demande régulièrement comment rationaliser le processus de relecture. Voici donc quelques trucs pour rendre cette étape plus sereine.

Astuce n°1 : déterminez les rôles et les responsabilités de chacun en amont

Souvent, les concepteurs e-learning se retrouvent submergés par la masse de retours, de propositions et de corrections des différents relecteurs et ne savent pas comment gérer ce flux.

L’un des meilleurs moyens pour éviter de se retrouver dans cette position consiste à mettre en place dès le début du projet une réunion où les rôles et les responsabilités de chacun des membres de l’équipe sont clairement définis. Profitez de cette réunion pour désigner la personne qui prendra les décisions et qui aura le dernier mot en cas de désaccord et celle qui sera responsable de collecter les retours des différents relecteurs.

Vous pouvez également créer une matrice RACI qui indiquera clairement qui est en charge de quoi. En prenant, en amont du projet, un peu de temps pour clarifier les rôles et les responsabilités de chacun, vous vous simplifierez la tâche en facilitant la communication entre relecteurs grâce à une hiérarchie clairement établie.

Astuces n°2 : formez vos relecteurs

Je me suis aperçue que lorsque l’on parle de processus de relecture, on a tendance à se focaliser sur l’aspect technique du processus (en se demandant, par exemple, quel tableur utiliser ou à quelle date on souhaite les retours) et l’on oublie souvent de se demander quel genre de retours on attend à chaque étape du cycle de relectures.

Erreur ≠ préférence

Pour ce qui est des retours, ce qui pose souvent problème est la confusion qu’il existe entre une demande de modification due à une préférence et une demande de modification suite à une erreur de conception (comme un bug, typiquement). Ces deux types de demandes ne vont pas être traités de la même façon suivant le degré d’avancement du projet.

Pour vous aider à y voir plus clair, voici un exemple que j’ai l’habitude d’utiliser :

Je trouve que cet exemple est clair et parlant ; il permet à tout le monde de se mettre d’accord sur les termes à employer. De cette façon, on peut avancer et discuter de la façon dont on gère ces différents types de retours aux diverses étapes du projet.

De plus, différencier ces deux types de retours aidera votre client à comprendre pourquoi les gros changements sont tout à fait gérables au début d’un projet, mais qu’ils deviennent un vrai casse-tête au fur et à mesure qu’on se rapproche des phases finales. À ce moment-là, vous avez besoin de propositions qui aident à peaufiner le projet, pas à le modifier complètement. Pour mettre toutes les chances de votre côté, vous pouvez inclure une colonne « type de retour » dans votre document de demande de modifications.

Coût ≠ valeur

Parfois, il suffit d’anticiper les problèmes en « formant » vos clients sur le processus de relecture et de corrections pour que vous soyez sur la même longueur d’onde. Mais parfois, il vous faudra en faire un peu plus. Quand un relecteur émet des demandes qui mettent en péril le succès du projet, vous serez sans doute obligé de remettre les choses au clair. Certains concepteurs ont eu l’idée de donner aux relecteurs une estimation du coût de leur demande de modification. Par exemple : « Si je vous facturais en fonction de mon taux horaire, ces changements vous reviendraient à X euros. » Ce genre de petits rappels à la réalité peut aider certains clients à comprendre l’impact de leurs demandes avant qu’ils n’aillent trop loin.

Astuce n°3 : rendez le processus de relecture plus collaboratif

Le processus de relecture peut être éprouvant si vous avez affaire à des relecteurs qui se contredisent sans cesse ou qu’on vous signale systématiquement la même erreur plusieurs fois. Pour éviter la frustration et les redondances, vous pouvez organiser des sessions de travail – que ce soit en présentiel ou en webconférence – au lieu de récupérer les retours par écrit. Assurez-vous que tout le monde a bien eu accès au prototype et/ou au storyboard suffisamment à l’avance et que chacun a eu le temps de le consulter.

Ensuite, pendant la séance de travail, prenez le temps de faire le tour du module ensemble. De cette façon, quand les relecteurs ne sont pas d’accord entre eux, ils n’ont pas d’autre choix que de s’entendre et de prendre une décision. N’oubliez pas de prendre des notes pendant ce temps, de les rassembler dans un document collaboratif (type Google Docs) et de l’envoyer à tout le monde après la session.

Utiliser cette méthode vous évitera les redondances et les situations conflictuelles.

En résumé

La prochaine fois que vous attaquerez un nouveau projet, rappelez-vous de ces quelques conseils :

• Réfléchissez comme un chef de projet. Avant de vous lancer dans le développement du module, prévoyez du temps pour définir les rôles et les responsabilités de chacun des membres de l’équipe. Parfois, le réflexe face à un processus peu clair est de créer un autre processus mais cela rend les choses encore plus compliquées. Au lieu de cela, essayez de clarifier l’organisation du travail dès le début pour mettre toute votre équipe au diapason.
• Agissez comme un consultant qui « forme » en permanence ses clients. Pour cela, rédigez un brief court qui récapitule chaque phase de votre processus de conception et de développement et explique quel type de retours vous souhaitez pour chaque phase, et qui doit les fournir.
• Assurez-vous de collaborer réellement avec les parties prenantes ; ne vous contentez pas simplement d’échanges d’e-mails.

Le processus de relecture est un des grands défis de la gestion de projet e-learning. Mais avec une bonne dose de préparation et pas mal de pratique, vous pourrez gérer cette phase comme un pro !  

Et vous ? Quelles sont vos habitudes en matière de relecture ? Comment gérez-vous cette phase délicate ? Partagez vos expériences – bonnes ou mauvaises – dans la zone de commentaires !

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