Eine Ein-Personen-Trainingsabteilung zu sein, kann sehr anspruchsvoll sein, aber auch sehr erfüllend. Sie haben vermutlich deutlich mehr Freiheiten, mit kreativen Fortbildungsmethoden zu experimentieren. Was weniger toll ist, wenn Sie aus Mangel an Zeit oder Ressourcen gezwungen sind, zu improvisieren.

Um in der Rolle als Ein-Personen-Trainingsabteilung erfolgreich zu sein, müssen Sie kreativer Kopf, penibler Buchhalter, Kommunikationsexperte und Projektleiter in einem sein.

Sie wissen nicht, ob Sie sich dieser Herausforderung gewachsen fühlen? Keine Sorge, wir haben für Sie die 4 wichtigsten Fähigkeiten isoliert, auf die Sie sich konzentrieren sollten.

1. Zeitmanagement

Wenn Sie von der Workshopleitung bis zum LMS-Troubleshooting für alles allein zuständig sind, entsteht schon mal das Gefühl, alles gleichzeitig machen zu müssen und für nichts wirklich Zeit zu haben. Das wird schnell zu Belastung. Wie gewinnen Sie also die Kontrolle über Ihre Zeit zurück?

Zeit erfassen

Es braucht Disziplin, um alle Ihre Aktivitäten über einen längeren Zeitraum zu verfolgen, aber es zahlt sich aus, denn dann wissen Sie genau, wie viel Zeit Sie wirklich für bestimmte Aufgaben brauchen. Zur Zeiterfassung gibt es unzählige Tools – verwenden Sie einfach, was am besten für Sie funktioniert. Kostenlose Apps wären beispielsweise Toggl oder MyHours, aber Sie können auch einfach eine Excel-Tabelle anlegen oder ganz klassisch mit Stift und Papier arbeiten.

Protokollieren Sie Ihren Tag so detailliert wie möglich, einschließlich Meetings, Telefonaten, E-Mails und die Zeit für projektbezogene Aufgaben wie Bildrecherche, Kursentwicklung, Feedback-Verarbeitung und LMS-Pflege. Sie werden schnell einen klaren Eindruck bekommen, wie viel Zeit Sie für produktive Aufgaben aufwenden … und wie viel Zeit für weniger Produktives draufgeht.

Grenzen setzen

Nichts macht einen guten Zeitplan schneller zunichte als ständige Unterbrechungen. Die offene Bürotür ist natürlich ein schönes Zeichen, um Ihre Einstellung zu Kommunikation und Teamwork zu demonstrieren, aber es hilft weder Ihnen noch Ihren Kunden, wenn Sie dadurch nicht produktiv arbeiten können!

Sollte sich Ihr Büro oder Ihr Arbeitsplatz zu Stoßzeiten wie ein Bahnhof anfühlen, wäre es an der Zeit, Sprechstunden einzuführen, zu denen Sie für Fragen oder Anliegen zur Verfügung stehen.

Ablenkungen vermeiden

E-Mails, Messenger und Tools wie Slack oder MS Teams können auf der einen Seite die Produktivität steigern, aber sie können auch riesige Produktivitätskiller sein. Manche haben das Gefühl, jederzeit online sein zu müssen, um allen die geforderte Aufmerksamkeit zu schenken. Aber wenn Sie ununterbrochen allen zur Verfügung stehen wollen, werden Sie es schwer haben, Ihre Prioritäten einzuhalten und Ihre To-do-Liste abzuarbeiten.

Über Bürozeiten oder Sprechstunden haben wir schon gesprochen. Hier sind noch ein paar Ideen für mehr Konzentration und weniger Ablenkung:

• Legen Sie in den Benachrichtigungseinstellungen Ihres Smartphones Zeiten fest, zu denen eingehende Nachrichten stummgeschaltet sind.
• Tun Sie dasselbe für das Abrufen neuer E-Mails in Ihrem E-Mail-Client.
• Definieren Sie Zeitfenster, in denen Sie offline sind um wirklich kreativ arbeiten zu können.
• Legen Sie Zeiten fest, zu denen Sie Sprachnachrichten abhören, Rückrufe tätigen und Ihren Kalender aktualisieren.

2. Optimierte Arbeitsabläufe

Als Ein-Personen-Trainingsabteilung müssen Sie flexibel und kreativ sein. Sie müssen sich ständig neuen Anforderungen und Rahmenbedingungen anpassen. Gleichzeitig wird man von Ihnen sorgfältige und präzise Arbeit erwarten. Deshalb ist es so wichtig, die eigenen Arbeitsabläufe zu optimieren. Die folgenden Tipps können dabei helfen.

Vorgefertigte Kurse nutzen

Als Ein-Personen-Abteilung haben Sie mit großer Wahrscheinlichkeit eine ziemlich lange Liste von anstehenden Projekten. Bei Projekten zu Standardthemen wie Zeitmanagement oder Datensicherheit müssen Sie nicht das Rad neu erfinden und können sich eine Menge Zeit sparen, wenn Sie auf bestehende Kurse zu diesen Themen zurückgreifen.

Wenn Sie ein Abo für Articulate 360 haben, haben Sie Zugriff auf eine breite Palette solcher Kurse. In Rise 360 finden Sie zahlreiche professionell gestaltete Kurse zu den häufigsten Themen, die Sie mit ein paar Handgriffen an Ihre Corporate Identity anpassen und veröffentlichen können. Denn es handelt sich hier nicht um leere Kursvorlagen mit Platzhaltertexten (von denen haben wir auch einige), sondern um von Fachleuten inhaltlich aufbereitete Kurse zu ganz konkreten Themen wie Konversationsführung, Kundenservice, Belästigung am Arbeitsplatz, Informationssicherheit und mehr.

Vorlagen verwenden

Sie haben zwar die Inhalte für Ihren Kurs zusammen, tun sich aber mit der grafischen Gestaltung schwer? Greifen Sie auf Vorlagen zurück.

In Articulate 360 finden Sie unzählige Kursvorlagen, darunter:

• professionelle Folienvorlagen für Storyline 360 in der Content Library 360, oft in dunkler oder heller Variante verfügbar, mit vorgefertigten Interaktionen direkt auf der Folie, als Vorlagen-Set oder einzelne Folien verwendbar;
• toll gestaltete Vorlagen in Rise 360 mit Platzhalterbildern und praktischen Schreib- und Gestaltungstipps im Platzhaltertext.

Sie nutzen Articulate 360 noch nicht? Dann sehen Sie sich doch in unserer internationalen E-Learning Heroes Community um. Dort werden regelmäßig kostenlose Vorlagen von E-Learning-Profis rund um die Welt gepostet.

Styleguides anlegen

Gerade, wenn Sie Projekte haben, in denen Sie mehrere Kurse erstellen, die aber einheitlich aussehen und funktionieren sollen, sind Styleguides eine fantastische Möglichkeit, sich Arbeit zu sparen. Mit einem Styleguide können Sie die Design-Entscheidungen am Anfang des Projekts festlegen und so sicherzustellen, dass die Kurse am Ende aussehen wie aus einem Guss.

3. Starke Kommunikation

Als Ein-Personen-Trainingsabteilung verbringen Sie einen Großteil Ihrer Arbeit in Gesprächen mit anderen Projektbeteiligten. Das sind, genau wie Sie, vielbeschäftigte Leute. Deshalb sollte die Kommunikation so effizient wie möglich ablaufen. Was können Sie dafür tun?

Sich vorbereiten

Bereiten Sie Fragen vor, die Sie im Meeting stellen wollen – und vielleicht auch Antworten auf Fragen, mit denen Sie rechnen. Überlegen Sie, welche Probleme auftreten könnten und haben Sie Alternativen in petto, mit denen diese Probleme angegangen werden können.

Bei der Entscheidungsfindung helfen

Wenn mal nicht alles wie gewünscht läuft, ist es immer gut, mögliche Kompromisse mit den Projektbeteiligten zu besprechen, z. B.: „Es ist nicht so, dass ich X oder Y nicht bis zum Stichtag machen kann. Allerdings könnte es sein, dass höhere Kosten damit einhergehen oder andere Projekte warten müssten.“ Wenn Sie diese Optionen ansprechen, machen Sie die Konsequenzen für die Entscheidungsträger transparent.

4. Der eigene Botschafter sein

Wenn Sie ein Ein-Personen-Team sind, kann es für Außenstehende leicht wirken, als ob sich die Arbeit magisch von alleine erledigt – gerade für Leute, die sich mit Ihrem Alltagsgeschäft nicht auskennen. Sogar Ihre direkten Vorgesetzten haben unter Umständen keine Ahnung, was Sie tatsächlich tun. Deshalb hier ein paar Ideen, um Ihre Rolle sichtbarer zu machen.

Die eigenen Prozesse transparenter machen

Ihre internen (oder externen) Kunden haben unter Umständen nicht die leiseste Ahnung, was zur Erstellung eines E-Learning-Kurses dazugehört. Versuchen Sie deshalb gleich beim Start eines Projekts, die Grundzüge Ihres Entwicklungsprozesses darzulegen. Nehmen Sie einen vorhandenen Kurs als Fallstudie, um anschaulich zeigen zu können, wie Sie arbeiten. Sie können auch den Projektplan durchgehen und Parallelen zwischen dem Beispielprojekt und dem neuen Projekt aufzeigen.

Erfolge dokumentieren

Ob es Ihnen bewusst ist oder nicht, Ihre Arbeit hat messbare Auswirkungen auf das Unternehmen. Wenn Sie zum Beispiel im letzten Quartal eine Vertriebsschulung erstellt haben, wird sich das positiv auf die Umsatzzahlen des neuen Quartals auswirken. Oder Sie haben vielleicht ein E-Learning-Projekt zur Sicherheit am Arbeitsplatz veröffentlicht – da können Sie bestimmt auf die (gesunkene) Anzahl der gemeldeten Sicherheitsvorfälle verweisen.

Als Ein-Personen-Trainingsabteilung haben Sie meist niemanden, der für Sie ein Wort einlegt oder anderen davon erzählt, wie positiv sich Ihre Arbeit aufs Unternehmen auswirkt. Da müssen Sie also selbst ran. Scheuen Sie sich nicht, nach Möglichkeiten zu suchen, um Ihre Arbeit mit konkreten Kennzahlen in Verbindung zu bringen – und dann diese Gewinne zu kommunizieren.

Weitere Lektüre

Das Leben als Ein-Personen-Abteilung – egal mit welchem Schwerpunkt – ist nicht einfach, aber hoffentlich hilft Ihnen dieser Artikel ein wenig auf dem Weg zum Solo-Erfolg.

Wenn Sie noch mehr Tipps und Ideen suchen, wie Sie als E-Learning-Profi erfolgreich sein können, schauen Sie sich gerne weiter auf unserem Blog um, z. B. hier:

• Wie man E-Learning-Kurse professionell plant
• 10 Überlegungen zur Auswahl des richtigen E-Learning-Autorentools
• Unsere 3 Tipps für zufriedene E-Learning-Kunden
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