Compliance-Schulungen gibt es für nahezu jede Branche. Vom Kundenkontakt bis zur Datensicherheit gibt es unzählige Themen, zu denen Arbeitgeber Ihre Mitarbeiter informieren möchten – und manchmal auch von Gesetzes wegen müssen. Und da nicht nur neue Mitarbeiter nach der Einstellung an diesen Kursen teilnehmen, sondern oft die gesamte Belegschaft im regelmäßigen Turnus, werden Sie im Laufe Ihrer E-Learning-Designer-Karriere vermutlich nicht wenige Compliance-Kurse erstellen, überarbeiten und aktualisieren.
Für Compliance-Kurse gibt es in der Regel gesetzliche Vorgaben, was der Entwicklungsarbeit direkt einen anderen Charakter verleiht. Ein erheblicher Unterschied ist z. B. ist, dass Compliance-Kurse früher oder später auditiert werden. Und wenn dabei festgestellt wird, dass nicht alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten wurden, drohen saftige Bußgelder oder andere sehr ernste Konsequenzen. Deshalb gilt es bei Compliance-Schulungen noch mehr als ohnehin, gut vorbereitet zu sein, alles präzise zu dokumentieren und sich laufend über gesetzliche Neuerungen zu informieren.
Die juristischen Aspekte dürfen Sie also nie aus den Augen lassen, aber um wirklich erfolgreiche Compliance-Schulungen zu erstellen, braucht es noch mehr. Gesetzlich vorgeschriebene Kurse haben den Ruf, trocken und langweilig zu sein, aber das muss nicht so sein.
In diesem Artikel möchten wir Ihnen einige Tipps an die Hand geben, um Ihre Compliance-Schulungen so ansprechend und effizient wie möglich zu gestalten, damit bei den Teilnehmern vom vermittelten Stoff auch wirklich etwas hängenbleibt.
1. Rahmenbedingungen klären
Bevor Sie mit dem E-Learning-Design loslegen, sollten Sie sich sicher sein, dass Sie den vollen Überblick über die Anforderungen haben (egal ob von Arbeitgeberseite oder von juristischer Seite). Oft gibt es offizielle Dokumente, in denen diese Anforderungen aufgeführt sind. Beschaffen Sie sich diese Dokumente und machen Sie sich mit ihnen vertraut.
Wenn es sich um einen gesetzlich vorgeschriebenen E-Learning-Kurs handelt, machen Sie sich auch mit den Gesetzen und Verordnungen selbst vertraut. Gibt es eine Mindestdauer für den Kurs? Sind Sie verpflichtet, Feedback und Bewertungen zu dokumentieren? Muss es einen Abschlusstest geben? Erstellen Sie am besten eine Liste mit all diesen Aspekten, die bei Ihrem Kurs auf keinen Fall fehlen dürfen.
2. Ziele klar kommunizieren
Es gibt einen Grund, weshalb Sie diesen E-Learning-Kurs erstellen. Diesen Grund müssen Sie in den Lernzielen am Anfang des Kurses klar kommunizieren. Ein lapidares „aufgrund gesetzlicher Vorgaben“ reicht hier nicht aus. Fokussieren Sie Ihre Aussage darauf, was die Teilnehmer nach Absolvierung des Kurses wissen oder tun (oder Unterlassen) sollen. Und sorgen Sie dafür, dass es messbar ist, sonst können Sie nicht belegen, dass die Teilnehmer den Inhalt tatsächlich verstanden haben. Am besten gehen Sie sogar noch einen Schritt weiter und vermitteln den Teilnehmern, warum dieser E-Learning-Kurs für sie und ihren Arbeitsalltag wichtig ist. Wenn Sie das richtig rüberbringen, steigern Sie die Motivation zur Teilnahme gleich um ein Vielfaches.
Wenn Sie diese messbaren Ziele klar formuliert haben, ordnen Sie sie irgendeiner Art von Wissenstest zu, egal ob dieser am Anfang in der Mitte oder am Ende Ihres Kurses steht.
Sie sind sich unsicher, wie Sie Lernziele am besten formulieren? Auch dazu haben wir einen hilfreichen Artikel auf unserem Blog: Lernziele im E-Learning – ohne sie geht es nicht.
3. Zeitaufwand für die Teilnehmer berücksichtigen
Einer der Hauptgründe, weshalb Compliance-Schulungen oft unbeliebt sind, ist die schiere Länge. Manchmal geht es nicht kürzer, besonders wenn eine Mindestlänge vorgegeben ist. Wenn es für Ihren Kurs keine Mindestlänge gibt, überlegen Sie, wie Sie den Inhalt so effizient wie möglich rüberbringen können. Achten Sie darauf, nicht mehr Informationen einzubauen, als unbedingt nötig ist.
Um den Zeitaufwand für die Teilnehmer im Rahmen zu halten, haben sich die folgenden beiden Ansätze bewährt:
- Sich mit Fachleuten (SMEs) zusammentun, um den Kurs zu verschlanken. Machen Sie sich Ihre SMEs zu Nutze. Bitten Sie sie, Ihnen dabei zu helfen, unnötige Elemente zu streichen.
- Teilnehmern die Möglichkeit geben, durch erfolgreiche Zwischentests Abschnitte zu überspringen. Wenn Sie am Anfang und/oder während des Kurses kleine Wissenstests einbauen, können Sie den Wissensstand jedes Teilnehmers feststellen und ihm gezielt nur die Abschnitte des Kurses anzeigen, die er noch nicht beherrscht. In unserem Artikel Funktionen zum Quiz-Tracking in Storyline 360 gehen wir hierzu noch mehr ins Detail.
Die Kurszeit so gering wie möglich zu halten, hat noch einen weiteren Vorteil: Sie sparen Ihrem Arbeitgeber bzw. Auftraggeber Geld, weil die Teilnehmer weniger Zeit mit dem Kurs und mehr Zeit mit produktiver Arbeit verbringen.
4. Navigation gezielt steuern
Die Frage „Wie kann ich die Teilnehmer zwingen, eine bestimmte Zeit mit dem Kurs zu verbringen“ ist eine, die kein E-Learning Designer mag. Klar, der Gedanke, dass Teilnehmer sich durch Ihre sorgfältig erstellten Inhalte einfach durchklicken, ohne sie wirklich aufzunehmen, ist kein schöner, aber genauso wenig will man jemanden zwingen, vor dem Bildschirm eine bestimmte Zeit einfach stumpf abzusitzen. Wie gesagt: Manchmal geht es nicht anders, weil es gesetzliche Vorgaben gibt, aber wo es sie nicht gibt, sehen Sie sich die einzelnen Lektionen an, und schränken Sie die Navigation nur dort ein, wo es absolut nötig ist. Zum Beispiel, wenn eine bestimmte Aufgabe unbedingt erledigt werden muss, ein Video angesehen oder einem Sprechertext vollständig zugehört werden muss.
Wenn Sie Ihren Kurs mit Rise 360 erstellen, haben Sie viele Möglichkeiten, die Navigation Ihrer Teilnehmer durch den Kurs zu steuern, im gesamten Kurs oder gezielt in einzelnen Lektionen mit dem Continue-Block.
In Storyline 360 gibt es drei Standard-Einstellungen für die Navigation: frei, eingeschränkt oder gesperrt. Darüber hinaus gibt es aber noch zahlreiche weitere Möglichkeiten, die Navigation zu steuern, zum Beispiel mit einer eingeschränkten Suchleiste oder mit Triggern.
5. Mehr Interaktivität
Compliance-Schulungen sind vor allem deshalb so unbeliebt, weil sie in der Regel trocken und langweilig sind. Selbst wenn der Kurs essenzielle Informationen enthält, schalten viele Teilnehmer geistig ab, wenn sie die unmittelbare Relevanz für ihren Alltag nicht sehen.
Den Stoff durch Charaktere, Geschichten und konkrete Situationen lebendiger zu gestalten, ist eine Möglichkeit, dieser Wahrnehmung entgegenzuwirken. Der folgende Kurs zum verantwortungsvollen Umgang mit digitalen Medien (auf Englisch) ist ein schönes Beispiel hierfür:
Auch interaktive Szenarien sorgen dafür, dass sich die Teilnehmer mit den Inhalten identifizieren und der direkte Bezug zur Praxis deutlich wird. Im folgenden (englischsprachigen) Beispiel sehen Sie, wie das in einem E-Learning-Kurs zur Arbeitsplatzsicherheit umgesetzt werden kann:
Das sind nur zwei Beispiele, wie Sie Compliance-Schulungen lebendiger und relevanter gestalten können. Es gibt aber noch viel mehr! Wenn Sie in unserer englischsprachigen Community E-Learning Heroes die Bereiche Examples oder Downloads durchstöbern, werden Sie mit Sicherheit einiges finden, was Sie für Ihre Zwecke umsetzen können:
6. Regelmäßig auf Aktualität prüfen
E-Learning-Kurse in regelmäßigen Abständen auf ihre Aktualität zu prüfen, ist sowieso eine gute Angewohnheit, aber bei Compliance-Kursen umso mehr. Denn offizielle Vorgaben, sei es von Unternehmensseite oder von Gesetzes wegen, ändern sich nicht selten von einem Jahr aufs andere.
Wenn Sie an mehreren Compliance-Kursen arbeiten, kann es eine gute Idee sein, sie in einer Excel-Tabelle mit samt ihren Aktualisierungszyklen zu erfassen, um den Überblick nicht zu verlieren. Hierzu haben wir auch eine praktische Vorlage für Sie:
Um die Durchsicht und Aktualisierung der Kurse noch einfacher und schneller zu gestalten, können Sie auch ein Programm wie Review 360 verwenden, mit dem Sie Feedback von SMEs und anderen Projektbeteiligten einholen und an einer Stelle übersichtlich bündeln können. Bitten Sie Ihre Reviewer vor allem, darauf zu achten, dass die jeweils neue Kursversion immer noch den Vorgaben entspricht. Darunter fallen auch Details wie die Jahreszahl, die jährlich aktualisiert werden muss. Und wenn es in Ihrem Kurs um unternehmensinterne Prozesse geht, bitten Sie sie, Ihnen rückzumelden, ob er immer noch so abläuft oder sich etwas geändert hat.
7. Dokumentation vorbereiten
Compliance-Schulungen werden auditiert, und was dabei immer geprüft wird, ist die Dokumentation. Was genau in dieser Dokumentation enthalten sein muss, hängt von verschiedenen Faktoren ab: Ihrem Unternehmen, der Branche, dem Schulungsthema, den konkreten Vorschriften usw. Was Sie aber auf jeden Fall dokumentieren sollten, ist:
- Das Feedback aus dem Review-Prozess. Wenn Sie Review 360 verwenden, haben Sie mit diesem Schritt kaum Arbeit. Sie können einfach sämtliche Kommentare als PDF oder CSV exportieren und an einem sicheren Ort speichern.
- Das Datum der Schulung und die Liste der Teilnehmer. Denn oft müssen Sie nachweisen, dass Sie die Schulung innerhalb einer bestimmten Frist und/oder einer bestimmten Personengruppe zur Verfügung gestellt haben.
- Die Absolvierungsdaten. Hierunter fallen nicht nur die Daten, an denen die Teilnehmer die Schulung absolviert haben, sondern auch wie lange sie für den Kurs gebraucht und wie sie abgeschnitten haben.
Diese Dokumentation im Entwicklungsprozess des Kurses mit vorzubereiten, kann Ihnen später einiges an Zeit sparen, besonders wenn kurzfristig ein Audit angekündigt wird. Und selbst wenn Ihr Kurs nicht auditiert wird, wird Ihnen Ihre Dokumentation dabei helfen, den Kurs über die Jahre aktuell zu halten und selbst die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben zu überprüfen.
Weitere Lektüre
Wir hoffen, Ihnen mit diesem Artikel gezeigt zu haben, wie Sie Compliance-Schulungen so gestalten können, dass sie nicht nur zuverlässig die gesetzlichen Vorgaben einhalten, sondern auch effizient und gleichzeitig ansprechend für die Teilnehmer sind. Wenn Sie auf der Suche nach Inspiration für Ihre Compliance-Kurse sind, lesen Sie gerne hier weiter:
- 3 Tipps gegen langweilige Compliance-Schulungen
- 4 Inspiring Compliance Training Examples
- 5 Tipps, um Ihr Compliance-Training aufzupeppen
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