Es gibt nichts Schlimmeres als eine schleichende Ausweitung von Projekten. Das kommt oft bei umfangreichen Gemeinschaftsprojekten vor, bei denen die Anforderungen nicht klar definiert, dokumentiert oder kontrolliert werden.

Bei E-Learning-Projekten finden schleichende Umfangserweiterungen am häufigsten während der Gestaltungs- und Entwicklungsphase statt. Es beginnt oft damit, dass die Subject Matter Experts (SMEs) und Projektbeteiligten Inhalte beitragen oder ihre Meinung zum Ergebnis Ihrer Konzeption – Storyboard, Prototyp und Alpha-/Beta-Version des Kurses – abgeben. Was zuerst nur nach einigen Änderungen aussieht, kann sich schnell in eine Lawine von Überarbeitungen verwandelt.

Wenn schleichende Erweiterungen des Projektumfangs nach Ihrem Arbeitsalltag klingen, habe ich gute und schlechte Nachrichten für Sie. Die gute Nachricht: Es ist kein unlösbares Problem. Durch gutes Projektmanagement lassen sich manche Extrarunden in den meisten Fällen vermeiden. Die schlechte Nachricht: Wenn Sie in Ihrem Team keinen dedizierten Projektmanager haben, raten Sie mal, wer es dann ist. Sie sind es! 🙂

Sie haben keine Erfahrungen als E-Learning-Projektmanager? Keine Sorge, mit den folgenden Tipps erhalten Sie kompakt die wichtigsten Punkte, auf die es ankommt:

Beginnen Sie das Projekt mit einer Teambesprechung

Für den bestmöglichen Start ist es wichtig, sich zu Beginn etwas Zeit zu nehmen und alle auf den gleichen Kenntnisstand zu bringen. Dafür bietet sich ein Kick-off-Meeting an – entweder persönlich oder virtuell. Sie können die SMEs Ihres Projekts, die Beteiligten und andere Beitragende einladen und mit ihnen dann die wichtigsten Punkte wie beispielsweise die Projektziele, die Verantwortlichkeiten der einzelnen Teammitglieder und Meilensteine durchgehen.

Kick-off-Meetings sind auch eine gute Möglichkeit für Sie, dem Projektteam Ihren Gestaltungs- und Entwicklungsprozess zu erläutern und Beispiele Ihrer Arbeit zu zeigen, die für das Projekt relevant sein können. Das dient vor allem zwei wichtigen Zwecken:

1. Sie können Ihre Glaubwürdigkeit festigen und Ihre E-Learning-Kenntnisse demonstrieren.
2. Die Teammitglieder, von denen viele möglicherweise noch keine Erfahrungen mit E-Learning haben, erhalten etwas Konkretes, auf das sie sich beziehen können, wenn über spezifische Arbeitsergebnisse gesprochen wird.

Überlassen Sie den anderen das Sprechen

Fühlen Sie sich bei dem Gedanken unwohl, ein Kick-off-Meeting zu führen? Das müssen Sie nicht! Projektmanagement-Experten wissen, dass Vorsicht die Mutter der Weisheit ist. Professionelle Projektmanager nehmen sich vor Kick-off-Meetings in der Regel die Zeit, um ihre Kernfragen aufzuschreiben und eine kurze Liste mit offenen Fragen vorzubereiten.

Warum „offene” Fragen? Mit solchen Fragen können Sie vorsichtig Themen aufgreifen, die schleichende Umfangserweiterungen mit sich bringen können. Wenn ich beispielsweise ein Kick-off-Meeting leite, stelle ich gerne offene Fragen, um Lernziele, Projektrollen und Verantwortlichkeiten, Zeitpläne für wichtige Meilensteine und das Budget festzulegen sowie zu ermitteln, wer die Zielgruppe ist und welche Technologieanforderungen wir möglicherweise berücksichtigen müssen, um diese Zielgruppe zu erreichen. Außerdem versuche ich herauszufinden, wie viel kreative Freiheit ich mir beim Umwandeln der ursprünglichen Inhalte erlauben kann, um die Ziele zu erreichen.

Und was passiert, wenn während der Besprechung etwas aufkommt, wodurch das Projekt scheitern könnte, bevor es überhaupt angefangen hat? Greifen Sie möglichen Störfaktoren vor, indem Sie eine Nachbesprechung einberufen oder die Ziele und Anforderungen des Projekts mit den Projektbeteiligten erneut prüfen. Wenn Sie bereits jetzt etwas Zeit in Kompromissgespräche investieren, ersparen Sie allen Beteiligten später viel Aufwand .

Nach dem Kick-off

Ganz gleich, wie gut das Kick-off-Meeting verläuft, wie viele Vorbereitungen Sie treffen und wie viele Projektplanungen Sie durchführen – Sie werden vermutlich trotzdem auf einige Hindernisse treffen. Aber keine Sorge: Projekthindernisse bedeuten nicht zwangsläufig, dass Sie ein schlechter Projektmanager sind.

Probleme lassen sich nicht vollständig vermeiden, Sie können die Hindernisse jedoch verringern, indem Sie die Ergebnisse der Kick-off-Besprechung mit dem Team teilen, damit allen Teammitgliedern das abgestimmte Protokoll zum Projektumfang zur Verfügung steht.

Dokumentieren Sie die Besprechungsergebnisse

Wenn es ein Protokoll mit den Entscheidungen gibt, die Sie und das Projektteam während der Kick-off-Besprechung getroffen haben, haben Sie ein Mittel, mit dem sich eine schleichende Umfangserweiterung später bewältigen oder vermeiden lässt.

Mit einigen wenigen Projektmanagement-Hilfsmitteln behalten Sie besser die Übersicht über wichtige Akteure und, viel wichtiger, über die vereinbarten Anforderungen und den Umfang, so dass Sie einzelne auch für ihre Projektbeiträge zur Verantwortung ziehen können.

Ein paar Hilfsmittel, die Sie verwenden können, sind:

• Ein einfacher Projektplan: Sie müssen keine Kunstwerke erschaffen. Meist erfüllen einfache Excel-Tabellen oder Word-Dokumente ihren Zweck. Wenn Sie den Plan lieber nicht von Grund auf erstellen möchten, verwenden Sie den kostenlosen Download “Vereinbarung zur E-Learning-Kursentwicklung” von E-Learning Heroes Community-Mitglied Jeanette Brooks, um wichtige Details zu dokumentieren, wie beispielsweise Lernziele, Arbeitsergebnisse und Erfolgsmaßnahmen.
• Eine Zeitachse oder ein Zeitplan: Viele entscheiden sich dafür, eine Zeitachse in ihren Projektplan einzufügen. Andere verwenden eine separate Methode, um wichtige Meilensteine und Arbeitsergebnisse nachzuverfolgen. Ganz gleich, welchen Ansatz Sie anwenden: Klare Aufzeichnungen über die vereinbarten Arbeitsergebnisse und die Zeitachse helfen Ihnen, den Überblick über die Aufgabe zu behalten.

• Eine Matrix für die Verantwortlichkeiten: Von Zeit zu Zeit können Konflikte zwischen SMEs auftreten, bei denen ein Entscheidungsträger eingreifen muss. Wenn vorab festgelegt wird, wer wofür und in welchem Grad verantwortlich ist, gibt es einen eindeutigen Eskalationsweg, wenn Probleme auftreten. Sie haben noch nie eine Matrix für die Rechenschaftspflicht gesehen? Kein Problem. Sehen Sie sich das hilfreiche Beispiel von Holly MacDonald an.

Während des Projekts

Natürlich sind die Organisation des Kick-off-Meetings und der Nachbesprechungen nur ein Teil Ihrer Projektmanagement-Rolle. Um wirklich erfolgreich zu sein, müssen Sie während des gesamten Prozesses mit dem Projektteam kommunizieren. Eine Möglichkeit sicherzustellen, dass die gesamten Beschlüsse des Kick-off-Meetings auch während des Projekts eingehalten werden ist, alle Beteiligten regelmäßig auf dem Laufenden zu halten.

Hier sind einige Tipps, wie Sie die Kommunikationswege offenhalten können:

• Die meisten von uns stimmen darin überein: Wir haben viel zu oft Meetings und Besprechungen! Wenn Sie eine gute Möglichkeit suchen, alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten, ohne schon wieder eine Besprechung einzuberufen, sollten Sie erwägen, ein Tool wie Articulate Review zu verwenden.

  Articulate Review macht den Kursentwicklungsprozess transparenter und bietet allen Projektbeteiligten die Möglichkeit, ganz einfach die aktuelle Kursversion und das zugehörige Feedback anzuzeigen. Die Änderungen werden in den entsprechenden Kontext gestellt, sodass alle sie sehen können, wodurch ein unnötiges Hin und Her vermieden wird und potenzielle Probleme identifiziert werden, bevor sie zu Projektverzögerungen führen.

• Gibt es Änderungswünsche, die sich auf die Zeitachse auswirken können? Informieren Sie das Projektteam oder zumindest die Projektbeteiligten, damit alle darüber entscheiden können, ob diese Änderungen es wert sind, den Zeitplan zu gefährden.

Weitere Ressourcen

Suchen Sie weitere Hilfsmittel und Anleitungen für Ihr E-Learning-Projektmanagement? Die finden Sie bei den E-Learning Heroes! Mit den folgenden hilfreichen Artikeln und Ressourcen können Sie Ihre Projektmanagement-Fähigkeiten im Nu ausbauen:

• 8 Tipps aus der Community, mit der schleichenden Ausweitung des Projektumfangs umzugehen
• 5 Gewohnheiten erfolgreicher Instructional Designer
• 3 Tipps für einen erfolgreichen Prüfungsprozess
• Best Practices für ein effektives E-Learning-Projektmanagement

Wie gehen Sie mit schleichenden Projekterweiterungen um? Teilen Sie mit uns Ihre Herausforderungen und Strategien unten im Kommentarbereich.

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