Pour créer de bons modules e-learning, les experts métier (ou SME pour Subject Matter Expert) sont la clé de votre succès. Ce sont les personnes à qui vous vous adressez lorsque vous avez besoin d’exemples réalistes pour rendre vos scénarios plus intéressants et pertinents pour vos apprenants, quand vous avez besoin d’un œil expert sur vos storyboards et vos quiz, ou tout simplement pour une explication détaillée du fonctionnement d’une procédure en particulier. En résumé, ils jouent un rôle essentiel dans la réussite de tout projet e-learning. Mais quand vous avez du mal à les impliquer ou qu’ils sont réticents à travailler avec vous, cela peut être compliqué d’avancer sereinement. 

Le rôle des experts étant central quel que soit le projet e-learning, vous n’avez pas d’autre choix que d’apprendre à transformer les experts réticents en membres actifs et impliqués de votre équipe.

Développez vos relations avec les experts 

Lorsque vous travaillez avec des délais très serrés, il est normal d’essayer d’obtenir les informations nécessaires le plus rapidement possible. Mais n’oubliez pas de prendre un peu de temps pour faire connaissance avec les experts avant de les solliciter pour obtenir ces informations.

Vous n’avez pas besoin d’en faire vos meilleurs amis, une simple réunion de présentation fera l’affaire. Présentez-vous, expliquez-leur ce que vous êtes en train de construire et montrez que vous êtes honoré de travailler avec eux. Ils seront plus disposés à travailler avec vous si vous établissez d’abord un lien avec eux.

Les gens s’enthousiasment plus facilement pour un projet s’ils ont l’impression d’en faire réellement partie. Faites donc de votre mieux pour convaincre vos experts de ce que vous essayez d’accomplir et assurez-vous qu’ils comprennent à quel point leur rôle est essentiel au succès du projet.

N’oubliez pas que le temps des experts est précieux

Si vous avez un délai serré et que les experts métier ne vous donnent pas les informations dont vous avez besoin pour le respecter, cela peut être frustrant. Mais avant de foncer dans leur bureau pour exiger des réponses, prenez une minute pour vous dire que les experts ne vous ignorent pas intentionnellement et qu’a priori, ils ne dissimulent pas d’informations. Ce sont juste des personnes très occupées qui ont leurs propres délais à respecter.

Pour éviter de dépasser les délais, assurez-vous que vos experts bénéficient du soutien nécessaire de leur hiérarchie. La meilleure façon de le faire est d’impliquer le plus tôt possible les experts et leurs responsables dans vos projets. Décrivez clairement ce dont vous avez besoin et demandez-leur quand ils pourront vous le fournir. S’ils sont surchargés de travail, leurs responsables peuvent peut-être travailler avec vous pour leur libérer du temps.

Pendant la phase de relecture, respectez le temps de vos experts en leur expliquant de manière claire comment ils doivent vous partager leurs retours. Tout d’abord, essayez d’être aussi précis que possible sur ce dont vous avez besoin. Par exemple, si vous souhaitez seulement qu’ils fournissent des commentaires sur le fonctionnement d’une activité interactive, dites-le-leur. Ensuite, donnez-leur accès à un outil tel que Review 360 : une application web facile à utiliser qui simplifie la phase de relecture et aide vos experts à fournir leurs retours. Avec Review 360, vos experts et vous-même pouvez discuter sur chaque demande de modification et même joindre des fichiers aux commentaires pour que la communication soit parfaitement claire. Lorsque vous donnez à vos experts métier une idée claire de ce dont vous avez besoin et que vous leur donnez les outils qui répondent à leurs besoins et à leur charge de travail, vous constaterez que la plupart des experts sont réellement disposés à vous aider.

Exprimez-vous dans un langage que les experts comprennent

Imaginez que vous soyez un expert à qui on a demandé de participer à l’élaboration d’un module e-learning sur les procédures en ressources humaines. Lors de votre première rencontre avec les concepteurs e-learning, ils commencent à vous parler de microlearning, en citant Gagné et Bloom. Si vous n’avez que peu ou pas d’expérience en conception pédagogique, vous allez commencer à ne plus comprendre de quoi on parle et vous sentir mal à l’aise. Et vous ne serez probablement pas pressé de revoir ces concepteurs.

Pour ne pas froisser vos experts, évitez le jargon e-learning et le  « name-dropping », c’est-à-dire la citation intempestive de noms connus des seuls initiés. De cette façon, ils sortiront de vos réunions enthousiasmés par le module, au lieu d’être démotivés ou incertains de ce qu’ils doivent faire.

De la même façon, lorsque vous travaillez avec les experts métier pour rassembler des informations, demandez-leur d’éviter leur jargon et de clarifier ou de définir tous les acronymes, sigles et expressions spécifiques au secteur, surtout si votre formation cible des apprenants qui ne sont pas du domaine. Aidez-les à identifier les termes potentiellement compliqués et à les expliquer pour les apprenants.

Montrez que vous appréciez la collaboration avec les experts

Les gens aiment être reconnus à leur juste valeur. Un excellent moyen d’attirer l’attention et le soutien de vos experts consiste à envoyer un e-mail qui vante leur bon travail à leurs responsables et à les mettre en copie. Ou offrez-leur un café lors de leur pause. Il ne faut pas grand-chose pour montrer un peu d’appréciation. Et vous serez content de l’avoir fait la prochaine fois que vous aurez besoin qu’un de vos experts vous accorde un peu de temps ou vous donne des informations. 

En fin de compte, tout est question de relations humaines. Lorsque vous faites un petit effort pour développer de bons rapports avec vos experts métier, vous aurez probablement plus de facilité à obtenir les contenus et les retours dont vous avez besoin. Et vous récolterez les fruits d’un module e-learning réussi.

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