Une bonne formation peut être intégrée à des journées de travail déjà bien chargées : c’est ce qu’on appelle la formation à la demande. C’est une formation rapide et immédiatement exploitable qui répond aux besoins du moment des employés sans les ralentir dans leur flux de travail quotidien. 

Une solution pour intégrer la formation des employés dans leur journée de travail 

Les programmes de formation et de développement performants ne se contentent pas de créer et de proposer des formations ; ils permettent aux employés d’être plus motivés et compétents et aident les entreprises à garder une longueur d’avance dans un monde en constante évolution. Mais soyons réalistes : entre les réunions, les délais serrés et les multiples tâches quotidiennes, la formation est souvent reléguée au second plan par rapport aux tâches plus urgentes.

Alors, comment intégrer un apprentissage pertinent dans une journée de travail déjà bien remplie ? La solution : la formation à la demande. Cette approche permet de dispenser une formation courte et pertinente au moment où les employés en ont besoin, sans les détourner de leurs tâches.

Poursuivez votre lecture pour découvrir ce qu’implique la formation à la demande et comment l’intégrer efficacement à votre processus de formation.

Qu’est-ce que la formation à la demande ?

La formation à la demande est un contenu concis et spécifique à un problème que les employés peuvent exploiter sans perturber leur flux de travail. Pas de recherche approfondie, pas de superflu : un accès rapide à ce dont ils ont besoin, au moment où ils en ont besoin. Ce type de présentation de l’information est également parfois appelé formation de soutien à la performance, aide-mémoire ou apprentissage dans le flux de travail (learning in the flow of work en anglais).

Par exemple, voici comment différents secteurs peuvent mettre en place une formation à la demande :

• Industrie : placez des QR codes sur les machines pour un accès instantané au journal de maintenance et aux instructions de fonctionnement.
• Ventes et commerce de détail : partagez une bibliothèque numérique pour que les collaborateurs puissent accéder à des modules de microlearning sur les caractéristiques des produits sur leurs tablettes tout en assistant les clients.
• Banque : des fenêtres contextuelles peuvent afficher des liens vers des tutoriels au moment où les employés ont besoin d’aide pour résoudre des problèmes.

Dans chaque cas, les employés n’ont pas besoin de quitter leur poste de travail ou de suivre une formation longue pour accéder au contenu dont ils ont besoin : ils bénéficient d’une aide en temps réel pour relever les défis concrets de leur quotidien.

Les bénéfices de la formation à la demande

La formation à la demande change la donne car elle est opportune, pertinente et pratique. Contrairement aux formations traditionnelles qui concentrent l’information en amont (avec le risque d’être oubliée rapidement), la formation à la demande permet aux employés d’apprendre et d’appliquer les connaissances apprises au fur et à mesure.

Voici pourquoi c’est une solution gagnante pour les employeurs et les employés :

• Il est plus facile de retenir les nouvelles compétences lorsqu’elles sont utilisées. Les employés appliquent immédiatement les connaissances, ce qui renforce l’apprentissage et réduit la courbe de l’oubli tant redoutée.
• La formation adaptée aux besoins stimule l’engagement. La formation à la demande s’applique directement aux tâches ou aux objectifs actuels des employés, rendant le contenu fondamentalement plus motivant.
• L’apprentissage intégré réduit les interruptions de travail et de productivité. Avec la formation à la demande, le travail et l’apprentissage se font au même moment. Cela signifie que vous pouvez former vos employés sans longues sessions de formation en présentiel ni réorganisation des services qui peuvent perturber le flux de travail ou la journée de travail.
• Les aides-mémoire concis s’adaptent aux environnements de travail en constante évolution. La formation à la demande peut prendre la forme de guides de référence rapides et de mises à jour, ce qui la rend idéale pour les secteurs dynamiques qui nécessitent des mises à jour fréquentes des compétences.

Les limites de la formation à la demande

Malgré ces avantages, la formation à la demande n’est pas une solution miracle. Si les supports de travail concis peuvent contribuer à renforcer l’apprentissage et à répondre aux besoins de performance rapide, ils ne sont pas la meilleure solution pour développer une expertise approfondie ou aborder des sujets complexes qui nécessitent une réflexion critique et une pratique continue. Par exemple, des sujets comme le développement du leadership, la planification stratégique ou les formations à la conformité nécessitent des programmes de formation structurés et complets plutôt que des contenus à la demande.

Comment créer une formation à la demande efficace

Vous souhaitez mettre en place une formation à la demande qui fonctionne réellement ? Suivez ces conseils :

Conseil n°1 : attaquez-vous à un problème à la fois

La formation à la demande ne vise pas à tout couvrir, mais à répondre à un besoin ou à une compétence immédiate. Elle doit être précise, concise et actionnable.

Par exemple, si les managers ont besoin d’aide pour les évaluations annuelles de performance, ne les submergez pas avec une formation complète sur le management ou la communication. Proposez plutôt des modules de microlearning rapides pour les aider dans des tâches spécifiques, comme l’évaluation des performances ou le feedback constructif.

Conseil n°2 : ajoutez des « coups de pouce » aux moments opportuns

La formation à la demande fonctionne en fournissant le bon contenu, au bon moment et au bon endroit. Identifiez les moments et les difficultés rencontrés par les employés, puis insérez des rappels subtils et bien placés, ou des pistes d’apprentissage, qui renvoient vers des ressources utiles. Cela peut prendre la forme d’une infobulle dans un logiciel ou d’un rappel de procédure avant une tâche importante.

Conseil n°3 : créez des aide-mémoire courts mais percutants

Le contenu à la demande doit être rapide à assimiler et percutant. Privilégiez des formats qui vont droit au but, tels que :

• des infographies et des graphiques
• des vidéos de formation courtes
• des checklists interactives
• des infographies de processus interactifs
• des GIF (oui, les GIF peuvent être instructifs !)

Par exemple, remplacez les longues instructions sur les techniques de levage par un GIF en boucle qui illustre visuellement la bonne posture. Le format GIF facilite la compréhension et la mémorisation de la leçon. N’oubliez pas d’ajouter un texte alternatif pour plus d’accessibilité.

Conseil n° 4 : faites en sorte que la recherche et l’utilisation des ressources soient accessibles n’importe où 

Enfin, n’obligez pas vos employés à chercher des réponses, ce qui accaparerait 20 % de la journée de travail (source en anglais) moyenne des travailleurs du savoir. Mettez en place un système simplifié où le contenu est centralisé, consultable et accessible à tout moment et en tout lieu.

Voici quelques bonnes pratiques :

• Centralisez le contenu. Utilisez une plateforme d’apprentissage en ligne tout-en-un pour héberger vos ressources et réduire le temps de recherche.
• Choisissez des titres judicieux. Pensez comme Google : rédigez des titres en fonction des informations que les employés pourraient saisir lorsqu’ils cherchent de l’aide.
• Adaptez les contenus aux appareils mobiles. Choisissez une plateforme d’apprentissage en ligne (LMS) qui adapte automatiquement le contenu aux appareils mobiles afin que les employés puissent accéder à la formation où qu’ils soient.

Formez vos employés plus intelligemment grâce à l’apprentissage dans le flux du travail 

La formation à la demande est un moyen efficace d’intégrer l’apprentissage dans le flux de travail, en fournissant aux employés les informations précises dont ils ont besoin, au moment opportun. En proposant du contenu concis et pertinent au bon moment, la formation à la demande améliore l’engagement, la rétention des connaissances et la productivité globale. Bien qu’elle ne remplace pas les programmes de formation complets, elle constitue un outil précieux pour soutenir la performance et répondre efficacement aux besoins d’apprentissage immédiats.

La formation à la demande et le microlearning vont de pair. Consultez cet article pour découvrir d’autres cas d’utilisation et informations utiles sur le microlearning.

En résumé

• Les programmes de formation à la demande proposent un contenu d’apprentissage concis et pertinent, intégré aux flux de travail des employés.
• Les avantages de l’apprentissage à la demande incluent une meilleure pertinence, une meilleure rétention et une meilleure efficacité de la formation.
• Pour créer une formation à la demande efficace, concentrez-vous sur les besoins spécifiques, proposez des incitations à l’apprentissage au moment opportun, diffusez un contenu court mais percutant, et assurez un accès facile sur les appareils mobiles.

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