Les concepteurs e-learning sont souvent amenés à créer des modules pour aider des apprenants à prendre en main un logiciel. Pour créer un tutoriel de logiciel (ou d’appli ou de site web), le plus simple est d’utiliser un outil qui vous permet d’enregistrer votre écran. Mais si vous avez déjà créé un tutoriel de logiciel, vous savez qu’il y a pas mal de choses à préparer avant de démarrer. Il suffit rarement de lancer l’enregistrement et de filmer la séquence. Si vous voulez que le résultat soit vraiment pro et soigné, il y a tout un processus à mettre en place.

À quoi faut-il donc penser ? Eh bien, à pas mal de choses ! Regardons ensemble les étapes pour réaliser un tutoriel.

Définissez le périmètre de votre tutoriel

La première chose à faire est de définir quelles tâches vous allez devoir expliquer dans votre tutoriel. La plupart des applis, des sites et des logiciels permettent de réaliser plusieurs tâches différentes, c’est pourquoi il est indispensable de délimiter précisément les tâches qui méritent d’être explicitées dans votre module.

Pour cette étape, je vous conseille de discuter directement avec les personnes concernées pour savoir ce que les apprenants vont devoir faire dans le logiciel. Une fois les différentes tâches identifiées, vérifiez si l’éditeur du logiciel propose des tutoriels ou de la documentation en ligne qui expliquent comment les faire. La plupart du temps, pour les logiciels connus, vous trouverez sans souci ce genre de ressources. Si c’est le cas, ne perdez pas de temps à refaire vos propres tutoriels ! Si ce n’est pas le cas, vous pouvez passer à l’analyse de tâches. 

Analysez les tâches

Dans certains cas, vous connaîtrez peut-être déjà la succession de clics nécessaires pour accomplir une tâche donnée. Lorsque ce n’est pas le cas, vous devrez vous rapprocher d’un expert métier (ou SME) qui connaît les pas-à-pas de chaque procédure. Ainsi, vous pourrez déterminer la procédure de chaque tâche à accomplir dans le logiciel.

Quelques conseils à retenir lorsque vous rencontrez l’expert métier qui vous guidera tout au long du processus :

• Préparez une liste des procédures à détailler. Ne faites pas perdre de temps à l’expert métier (ni à vous !) : préparez une liste des choses que l’expert doit vous montrer dans le logiciel. Encore mieux : envoyez-lui cette liste avant de le rencontrer.
• Enregistrez votre écran pendant la réunion. Il est très important d’enregistrer cette réunion avec l’expert métier car cela vous permettra d’y revenir plus tard pour analyser chaque étape des procédures. Il est peut-être plus simple de programmer cette rencontre dans votre bureau ou de le faire à distance pour pouvoir utiliser l’outil d’enregistrement (par exemple, Storyline 360) installé sur votre ordinateur.
• Posez des questions. N’ayez pas peur de poser toutes les questions qui vous semblent pertinentes. En tant que concepteur pédagogique, vous devez rassembler le maximum d’informations pour comprendre pourquoi chaque procédure a été mise en place. De cette façon, vous pourrez répondre à toutes les questions de vos apprenants et leur fournir des informations pertinentes. Même dans le cadre d’une formation sur un logiciel, il peut être utile de construire des scénarios qui soient représentatifs de l’utilisation du logiciel dans la vie réelle. Lorsqu’une formation est ancrée dans le réel, les apprenants seront plus motivés pour la suivre jusqu’au bout.

Décrivez précisément les procédures analysées

Une fois que vous avez identifié le pas-à-pas de chaque procédure, rassemblez-les dans un simple document qui liste clairement chaque étape des procédures. Personnellement, je mets tout ça dans un tableau (voir l’exemple plus bas). N’hésitez pas à rajouter les informations complémentaires que vous avez obtenues en discutant avec l’expert métier.

Ce tableau vous sera très utile au moment de l’enregistrement car vous saurez exactement ce que vous devez faire, clic par clic. En plus, vous pouvez le transformer ensuite en aide-mémoire pour vos apprenants, si vous le souhaitez.

Préparez vos données

Vous approchez du but : vous êtes presque prêt à enregistrer votre écran. Mais avant de vous lancer, vérifiez que vous avez toutes les informations, les autorisations et les outils nécessaires. Voici ce qu’il vous faudra avant de pouvoir démarrer l’enregistrement:  

• Vous devez avoir accès à une version « test » du logiciel pour vous permettre de réaliser toutes les procédures sans modifier les données réelles de l’entreprise.
• Il vous faut également un compte d’accès au logiciel avec les mêmes autorisations et les mêmes options que vos apprenants.
• Enfin, vous aurez besoin de données à saisir dans le logiciel pour réaliser vos procédures.

Préparez l’enregistrement

Bien ! Il ne vous reste plus qu’à préparer votre écran. Le bureau de votre ordinateur devrait être parfaitement rangé, professionnel et sans données personnelles apparentes. Assurez-vous de quitter toutes les applications qui pourraient générer des fenêtres pop-up ou des notifications pendant que vous enregistrez. Si cela arrivait pendant l’enregistrement, vous seriez obligé de tout recommencer ou de modifier en post-production et tout cela vous ferait perdre du temps. Il faut mieux prendre quelques minutes pour quitter tous les programmes non nécessaires.

En résumé, avant de commencer à enregistrer :

• Fermez tous les programmes avec notifications, alertes ou pop-ups.
• Si vous utilisez un navigateur web dans votre démo, masquez vos favoris ainsi que tout ce qui est personnel.
• Lancez toutes les applications, logiciels et programmes que vous allez utiliser dans votre tutoriel pour qu’ils soient prêts à fonctionner au moment où vous en aurez besoin.
• Ayez toutes vos données à portée de main.
• Et n’oubliez pas votre document de pas-à-pas !

Enregistrez le tutoriel

Ça y est, vous y êtes enfin : vous allez enregistrer votre tutoriel ! La façon de procéder ici varie en fonction de l’outil d’enregistrement utilisé, mais généralement, vous devez commencer par choisir la taille de la fenêtre d’enregistrement, cliquer sur le bouton « enregistrer » et ensuite suivre votre procédure pas-à-pas, clic après clic.

Astuce de pro : Avant de commencer, faites toujours un test de quelques minutes pour vous assurer que la qualité de la vidéo et du son est correcte. Il n’y a rien de plus énervant que d’enregistrer toute une longue séquence et de s’apercevoir que le son est trop faible ou que la fenêtre d’enregistrement est trop petite !

Suivant votre mission, le genre de tutoriel que vous allez enregistrer sera différent : cela peut être un tutoriel interactif, où l’apprenant interagit directement dans la simulation, ou cela peut être un simple tutoriel vidéo avec des légendes qui explique ce qui se passe. Vous pouvez même transformer votre tutoriel en jeu où les apprenants doivent cliquer aux bons endroits et gagnent ou perdent des points en fonction de leurs choix. Vous avez de nombreuses options en fonction de votre public, de votre projet et de ce que vous souhaitez réaliser.  

Soignez la post-production

Quel que soit l’outil utilisé, vous aurez toujours à faire un minimum de post-production. Dès que vous avez terminé l’enregistrement d’une procédure, visionnez-la en entier pour vérifier son rendu. Ensuite, un écran après l’autre, faites vos enrichissements : légendes, zones de clic, clic, zones de saisie et autres.

Quelques conseils pour vos légendes :

• Gardez la même terminologie et le même vocabulaire pour toutes vos légendes.
• Soyez direct et concis.
• Commencez vos légendes avec un verbe (sauf si la légende est là pour donner une information générale).
• Ne superposez pas vos légendes sur des informations importantes.
• Ne mettez pas de longs paragraphes de légendes, juste le nécessaire ! Si votre texte est trop long, répartissez-le sur plusieurs écrans.

En plus des sous-titres qui fournissent des conseils et expliquent aux apprenants où cliquer, vous pouvez ajoutez une petite introduction et un résumé pour chaque tâche. Vous pouvez aussi décider de faire apparaître, pendant la simulation, des légendes qui donnent des informations sur le contexte de la tâche ou des astuces utiles qui pourraient intéresser vos apprenants.

Regardons un exemple concret

Pour que vous compreniez bien comment se déroule le processus, prenons un exemple concret. Imaginons que vous êtes concepteur pédagogique pour une société appelée SogéFirm. Une des dirigeantes, Lila, vous a demandé de former les représentants du service client sur la base de données clients de l’entreprise, SogéData. C’est votre premier tutoriel de logiciel et vous avez hâte de vous y mettre, même si vous êtes un peu nerveux ! 

Vous avez discuté avec Lila pour savoir ce que les apprenants doivent savoir faire. Elle souhaite que vous leur montriez comment utiliser le logiciel SogéData pour :

• Faire une recherche dans la base de données
• Ajouter un nouveau client
• Modifier une fiche client
• Supprimer un client de la base

En discutant avec elle, vous apprenez également que le logiciel a été conçu en interne et qu’il n’y a pas de documentation ni de tutoriel pour expliquer comment accomplir ces tâches. La prochaine étape consiste donc à identifier précisément où l’utilisateur doit cliquer dans le logiciel pour réaliser chacune de ces tâches. 

Lila vous met en contact avec Franck, un des responsables du service client, qui est le plus à même de vous guider dans le logiciel SogéData et qui sera donc votre expert métier. Vous proposez à Franck une réunion dans votre bureau pour qu’il vous guide pour chaque procédure du logiciel, en vous montrant toutes les étapes pas-à-pas pendant que vous enregistrez l’écran. Pendant qu’il vous explique chaque action (clic ou frappe), vous posez un maximum de questions comme :

• Que se passe-t’il si on oublie d’entrer cette information ?
• Quelles sont les choses importantes à retenir pour cette tâche ?
• Quel serait le pire scénario si quelqu’un se trompait lors de cette étape ?

Après votre réunion avec Franck, vous regardez la vidéo que vous avez enregistrée pour décrire chaque procédure du logiciel, étape par étape. Après avoir été décomposée en étape, cela ressemble à ça :

Ensuite, Clémence du service informatique vous donne accès à une version « test » du logiciel SogéData. Elle vous crée également un compte fictif avec les mêmes droits d’administrateur que les représentants du service client. Comme cela, votre interface sera exactement la même que la leur et vous aurez les mêmes possibilités. Dans cette version du logiciel, vous pouvez créer, modifier et supprimer des clients sans modifier les données réelles de l’entreprise.

Ça y est, vous êtes prêt à enregistrer votre écran ! Vous fermez donc toutes vos applications et vous lancez SogéData. Vous gardez votre aide-mémoire à portée de main pour suivre les pas-à-pas de chaque procédure que vous allez enregistrer.

Comme vous utilisez Storyline 360, vous enregistrez votre écran une fois, puis vous insérez l’enregistrement deux fois pour faire une partie démo suivie d’une partie simulation de logiciel. 

Avant chaque démo, vous insérez une diapositive d’introduction qui expliquera le contexte. La diapo finale proposera un résumé de la procédure et expliquera ce qui se passe une fois celle-ci terminée et fournira des informations pour le suivi.

Et voilà ! C’est comme cela que l’on crée un tutoriel vidéo ou une simulation de logiciel comme un pro, de la demande initiale à la post-production finale.

Et n’oubliez pas : tout est question de planification. Vous devez achever pas mal d’étapes avant de pouvoir commencer votre enregistrement si vous voulez le meilleur résultat final avec le moins possible de retours en arrière et de corrections. Alors lancez-vous !

Pour aller plus loin

Avez-vous déjà enregistré des tutoriels de logiciel ou d’appli ? Avez-vous une méthode différente pour réaliser vos simulations ? Dites-moi tout dans les commentaires ! Pour plus d’astuces sur la création de tutoriels, consultez les articles ci-dessous :

• Transformer un simple pas-à-pas vidéo en tutoriel interactif avec Storyline
• Définir la taille et la zone d’enregistrement de votre tutoriel interactif
• Astuces pour utiliser l’enregistreur d’écran de Storyline 360 comme un pro

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