Vous êtes un expert en conception de modules de formation en ligne. Vous maîtrisez les menus de navigation, vous savez créer des activités pédagogiques qui réussissent à motiver même l’apprenant le plus réticent et vous semblez avoir un sixième sens pour savoir quel est le meilleur moment pour proposer un quiz. Mais lorsqu’il s’agit du contenu qui constituera le cœur de votre module, vous allez devoir faire confiance aux experts métier ou SME (subject matter experts).

Ces experts vont vous fournir les informations et les retours dont vous avez besoin pour créer des modules engageants, solides et pertinents. Quand la collaboration avec eux se passe bien, les projets marchent comme sur des roulettes : vous avez les informations dont vous avez besoin pour concevoir votre module et vous respectez vos délais. Mais lorsque la relation de travail n’est pas très bonne, vous courrez le risque de vous retrouver avec un contenu inadapté, une équipe frustrée et des clients mécontents.

En clair, les SME jouent un rôle primordial dans le succès de vos projets. Alors pourquoi prendre des risques avec ces personnes essentielles à votre travail ? Voici une ligne de conduite simple à tenir pour maintenir de bonnes relations avec vos experts métier.

Apprenez à connaître vos SME

Imaginez ceci : vous êtes extrêmement occupé et deux personnes de votre équipe vous demandent un coup de main. Vous connaissez à peine l’une d’entre elles, Marie, car même si vous travaillez ensemble depuis quelques temps, vous n’avez que peu de rapports. Elle travaille dans son coin, sauf quand elle a besoin de vous. L’autre personne, c’est Rémi, que vous connaissez mieux car il passe souvent dans votre bureau juste pour dire bonjour et échanger trois mots. Vous avez de temps en temps partagé un café les soirs où vous travailliez tard. Lequel des deux serez-vous plus susceptible d’aider ? Vous aiderez sans doute Rémi plus volontiers puisqu’il prend le temps d’être amical et de construire une bonne relation avec vous.

Une facette importante de la gestion de votre projet e-learning consiste à construire et entretenir de bonnes relations avec les personnes qui y participent. Si vous voulez que votre projet soit une réussite, il est important d’établir de bonnes relations de travail avec vos SME. Ils jouent un rôle clé dans votre projet puisque c’est eux qui vous fournissent le contenu nécessaire, qui vous guident sur la façon de concevoir votre module et, en fin de compte, c’est d’eux dont dépend le succès de l’ensemble.

Alors, avant de parler travail, présentez-vous et essayez d’en savoir un peu plus sur eux. Comme cela, la prochaine fois que vous aurez besoin d’eux, vous pourrez entamer la conversation sur des questions plus personnelles au lieu d’entrer directement dans le vif du sujet.

Montrez à vos SME le résultat que vous souhaitez atteindre

La plupart du temps, vos SME présumeront que votre module ressemblera à tous les autres modules qu’ils ont aidé à réaliser jusqu’à présent. C’est pourquoi ils risquent d’être perplexes lorsque vous allez commencer à leur parler de créer un module totalement interactif avec des scénarios complexes et des quiz. Ne paniquez pas s’ils ont l’air ennuyé ou dubitatif. Rappellez-vous simplement qu’ils peuvent avoir du mal à visualiser tout cela à moins que vous ne les aidiez à comprendre ce que vous avez l’intention de créer.

Commencez par leur montrer deux ou trois exemples de différents types de modules e-learning. Essayez malgré tout de montrer des choses simples. Au lieu de vous concentrer sur des fioritures multimédia, parlez surtout d’exemples concrets où l’interactivité est pertinente. Montrez-leur des cas qui montrent que l’apprenant apprendra plus d’un scénario que d’une diapo statique et dites-leur que vous allez avoir besoin d’informations pour vous aider à développer un tel module.

En prenant le temps de faire cela, vous les aiderez à comprendre ce que vous avez en tête. Et cela pourra même les inspirer et il se pourrait même qu’ils vous donnent des idées pour créer des situations inspirées de la réalité.

Posez les bonnes questions

Une des plus grosses difficultés du travail avec les SME, c’est de réussir à n’obtenir que les informations dont vous avez besoin. Vous avez certes besoin de beaucoup d’informations mais vous n’avez certainement pas envie de passer des heures sur des pages et des pages de données sans rapport direct avec votre sujet. Donc, la clé du succès est d’obtenir de votre SME qu’il partage ses connaissances d’expert d’une manière facile à comprendre et ciblée.

Et la meilleure façon de faire cela, c’est de préparer une liste de questions avant d’aller parler avec le SME. Cela vous aidera à obtenir rapidement les informations dont vous avez besoin sans avoir une grande quantité de contenu inadapté. Et cela montrera que vous prenez en compte son emploi du temps chargé.

Par exemple, si vous créez un module sur l’intégration des nouveaux arrivants, demandez à votre expert de vous décrire les principales difficultés rencontrées par les nouveaux entrants, les processus et autres témoignages d’utilisateurs. Vous devriez les encourager à partager toutes les histoires et tous les exemples qui pourront rendre ces informations plus vivantes.

Voici 5 questions pour vous aider à mener la conversation dans la bonne direction :

1. Quel est le sujet qui pose le plus de problèmes aux apprenants ?
2. Quelles sont les 3 choses que vous voulez que les apprenants retiennent du module ?
3. Décrivez une situation où les apprenants vont utiliser ce qu’ils ont appris dans leur travail.
4. Quels processus devons-nous exposer pour aider les apprenants à parfaire leur formation ?
5. Avez-vous des anecdotes ou de la documentation de référence qui aideraient les apprenants à faire le lien avec ce que nous leur apprenons ?

Suivant votre sujet, vous aurez de nombreuses autres questions à poser mais ces cinq questions vous aideront à recueillir des informations précises et utilisables.

Félicitez vos SME

Lorsque vos SME vous aident réellement, que ce soit en vous donnant du contenu pertinent ou en consacrant du temps supplémentaire à votre projet, assurez-vous de montrer votre gratitude. Une chose que vous pouvez faire : envoyez à leur responsable un e-mail louant leurs efforts et leur travail (et mettez vos SME en copie). Ou offrez-leur un café. Peu importe le geste, ce qui compte, c’est de leur montrer que vous êtes reconnaissant.

Cela vous servira immédiatement, mais surtout plus tard, si vous vous retrouvez, par exemple, dans une situation où vous avez un délai serré ou besoin d’aide.  

Surmontez les défis grâce à une relation forte

En conclusion, il peut être difficile de travailler avec les experts métier pour recueillir les bonnes informations, pour saisir et consolider leurs retours et opinions, bref, pour collaborer avec eux avec l’optique de développer le meilleur module possible. Mais quels que soient les défis auxquels vous devrez faire face, la chose la plus importante à faire est de montrer à vos SME que vous les appréciez, eux et ce qu’ils ont à vous offrir. Plus votre relation sera bonne, plus vos projets e-learning auront du succès !

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