Der Start eines neuen E-Learning-Projektes ist immer spannend – man trifft den Kunden zum ersten Mal, denkt sich ein tolles Design aus und freut sich auf die Arbeit im neuen Team. Nach dieser dynamischen Anfangsphase passiert es aber nicht selten, dass das Projekt irgendwann ins Stocken gerät. Am häufigsten liegt das an Änderungen am Projektplan, unklaren Review-Prozessen oder fehlenden Kommunikationskanälen.

Zum Glück können Sie mit ein bisschen Planung, kritischem Denken und gesundem Menschenverstand viel dafür tun, dass Ihr Projekt schön flüssig läuft und fristgerecht fertig wird. Genau dazu haben wir hier ein paar Tipps für Sie.

1. Flexibles/iteratives Vorgehen

Einen klaren Projektplan zu haben, ist wichtig. Keine Frage! Doch mindestens genauso wichtig ist es, flexibel zu bleiben und diesen Plan an sich ändernde Umstände und Bedürfnisse anpassen zu können. Wer einen iterativen Prozess verfolgt, also in kleinen, sich wiederholenden Zyklen vorgeht, kann kontinuierlich Rückmeldung zum Projektfortschritt einholen und unkompliziert Anpassungen vornehmen.

Wenn Sie zum Beispiel Feedback bekommen, das Änderungen nötig macht, die außerhalb des ursprünglichen Projektumfangs liegen, können Sie dem mit folgenden Fragen begegnen:

• Was bräuchten Sie, um die Änderungen umzusetzen? Mehr Zeit? Mehr Geld? Beides?
• Wie stark übersteigen die geforderten Änderungen den ursprünglichen Rahmen? Reden wir von ein paar Tagen mehr Arbeit oder von Monaten? Muss das Budget komplett neugestaltet oder nur ein bisschen erhöht werden?
• Wie wichtig sind die Änderungen? Wenn es zum Beispiel um die Einhaltung von gesetzlichen oder behördlichen Vorgaben geht, wird Ihnen keine andere Wahl bleiben, als die Änderungen einzuarbeiten. Wenn es hingegen einfach eine Frage des Geschmacks ist, können Sie sich auch trauen, schlicht Nein zu sagen.

Wenn Sie die Antworten auf diese Fragen geklärt haben, setzen Sie sich mit den anderen Projektbeteiligten zusammen und entscheiden Sie, ob und wie Sie die Änderungen umsetzen. Wenn Sie etwas ändern, vergessen Sie nicht, den Projektplan entsprechend anzupassen.

2. Offene, transparente Kommunikation

Gute Kommunikation ist das A und O in jedem E-Learning-Projekt. Als Projektmanager ist es Ihre Aufgabe, den richtigen Leuten zur richtigen Zeit die richtigen Informationen zu geben. Dazu müssen Sie natürlich wissen bzw. ermitteln, welches Teammitglied wann welche Informationen braucht. Mit etwas Erfahrung werden Sie das oft schon beim Projektstart wissen. Ebenso, welche Kommunikationskanäle Sie am sinnvollsten wählen.

Punkte, die Fristen und Zeithorizonte betreffen, sollten Sie z. B. immer sofort direkt dem Auftraggeber mitteilen. Verzögerungen und Missverständnissen können Sie hier vorbeugen, indem Sie gleich zu Projektbeginn fragen, über welche Kanäle der Auftraggeber am liebsten kommuniziert: E-Mail, Telefon, Messenger-Dienst usw.

Was die anderen Teammitglieder angeht, bietet es sich an, einmal die Woche kurz bei jedem nachzuhorchen, wie die Dinge laufen und ob es Fragen oder Probleme gibt. Eine klassische Methode ist die wöchentliche Teambesprechung, sei sie in persona oder digital. Falls Ihnen auffällt, dass einzelne Teammitglieder überfordert wirken oder sich nie zu Wort melden, haken Sie bei ihnen öfter einzeln nach statt in der Gruppe.

Ungemein praktisch sind auch Projektmanagement-Tools wie Trello oder Basecamp. Hier können Sie sämtliche Informationen über die gesamte Projektdauer für alle Beteiligten übersichtlich und transparent verwalten.

3. Ein effektiver Review-Prozess

Einer der häufigsten Stolpersteine auf dem Weg zum erfolgreichen Projektabschluss ist ein ineffizienter Review-Prozess. Laut dieser Umfrage unter E-Learning-Entwicklern verbringen sie im Schnitt 40 Prozent ihrer Zeit damit Kurse mit SMEs wieder und wieder durchzusprechen. Der Review-Prozess muss aber kein solcher Zeitfresser sein. Die zwei Hauptprobleme sind umständliche Kommunikation und Schwierigkeiten im Zusammentragen und Auswerten des Feedbacks. Zum Glück können all diese Probleme mit Apps wie Review 360 einfach und übersichtlich gelöst werden.

Statt ausufernder Excel-Tabellen oder endloser E-Mail-Ketten können Reviewer ihre Kommentare in dieser App direkt im Kurs hinterlassen, wo sie dauerhaft und für alle sichtbar hinterlegt sind. Das bedeutet, dass Sie nicht mehr von verschiedenen Reviewern dasselbe Feedback zum selben Punkt bekommen. Das spart allen Beteiligten ungemein viel Zeit. Und wenn andere Projektbeteiligte mit einem Kommentar nicht einverstanden sind oder Sie eine Rückfrage haben, können Antworten direkt an den entsprechenden Kommentar angehängt werden. Einfacher geht’s nicht.

Detaillierte Tipps für einen schlankeren Review-Prozess finden Sie in unserem Artikel:
5 Schritte für einen einfacheren Review-Prozess Ihrer E-Learning-Kurse.

Fazit

Flexibles Projektmanagement, offene Kommunikation und ein effektiver Review-Prozess sind unabdingbar für erfolgreiche E-Learning-Projekte. Wenn Sie diese 3 Punkte beachten, sind Sie schon mal vor den größten Haken im reibungslosen Projektablauf gefeit.

Tipps zu anderen Aspekten des Projektmanagements finden Sie hier:

• Wie man E-Learning-Kurse professionell plant
• Weniger Stress durch Zeitmanagement-Tools
• 6 Agenda Items for Your E-Learning Project Kickoff Meetings
• 3 Tips for Building an Effective E-Learning Project Team
• 3 Ways to Ensure Your E-Learning Clients Keep Coming Back For More
• Erfolgreiche E-Learning-Projekte durch gezielte Vorbereitung

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