In diesem Artikel geht es um die Organisation von E-Learning-Elementen. Dieses Thema wurde in der E-Learning Heroes Community schon häufiger diskutiert und ist sehr spannend, da eine gute und einheitliche Organisation viel Zeit und Nerven sparen kann.

Zu E-Learning-Elementen gehören Schriftarten, Vorlagen, Bilder, Grafiken (Schaltflächen, Symbole, Call-outs usw.), Videos, Sounds, Animationen und jede Menge andere Dinge, die in einem E-Learning-Projekt verwendet werden. Zur effektiven Verwaltung dieser Elemente sind Aktivitäten wie das Herunterladen, Benennen, Gruppieren, Löschen, Archivieren und Sichern von Dateien erforderlich. Aber nochmal, warum sollte man sich überhaupt damit beschäftigen, wie diese E-Learning-Elemente organisiert werden können?

Aus ein paar ganz einfachen Gründen:

• Dateien sind schneller auffindbar (weniger Zeitaufwand und Stress).
• Dateien können einfacher wiederverwendet werden (spart Zeit).
• Dateien können einfacher mit Kollegen geteilt werden (spart Zeit und Geld).
• Sie sind besser organisiert und haben mehr Kontrolle über Ihre Arbeit (unbezahlbar).

Jeder hat eine andere Methode, Dateien zu speichern und zu organisieren. Es gibt jedoch einige allgemeine Leitlinien für eine bessere Organisation, die alle nutzen können.

1. Organisieren Sie Ihre E-Learning-Elemente in Ordnern

Ordner bieten die einfachste und unkomplizierteste Möglichkeit, E-Learning-Elemente zu organisieren. Ich arbeite mit einer Ordnerstruktur aus allgemeinen Ordnern, über die ich alle Elemente leicht finden kann. Ich mag es nicht, mich durch etliche Unterordner klicken zu müssen, nur um dann doch nichts zu finden. Daher erstelle ich allgemeine Ordner wie „Audio“, „Bilder“ und „Videos“. Im Ordner „Bilder“ erstelle ich möglicherweise Unterordner wie „Menschen“, „Hintergründe“ und „Bürothemen“. Halten Sie Ihre Ordnerstruktur so einfach, dass Sie sie leicht überblicken können.

2. Fügen Sie den Dateien Schlüsselwörter oder Tags hinzu

Eines unserer Community-Mitglieder hat uns gezeigt, dass Dateien mit Tags und Schlüsselwörtern viel einfacher auffindbar sind. Unter Windows können Sie einfach mit rechts auf ein Bild klicken, die Registerkarte „Details“ auswählen und Schlüsselwörter oder Tags zur Datei hinzufügen. Danach können Sie mit Windows suchen. So gehen auch Bilddatenbanken vor, die relevante Schlüsselwörter zu ihren Fotos hinzufügen. Das vereinfacht die Verwaltung Ihrer Elemente deutlich.

3. Geben Sie den Dateien eindeutige Namen

Arbeiten Sie mit einer konsistenten Dateibenennung. Nutzen Sie eindeutige und aussagekräftige Namen. Verwenden Sie kurze Wörter (keine superlangen Dateinamen), und wählen Sie Schlüsselwörter, die das Element eindeutig beschreiben. Stellen Sie sicher, dass jeder, der mit den Dateien arbeitet, diese Namensstruktur kennt und sich daran hält. Überlegen Sie sich, mit welchen Begriffen nach Materialien gesucht werden könnte, und nutzen Sie diese Begriffe.

4. Verwenden Sie Dateiverwaltungstools

Es gibt jede Menge unterschiedlicher Digital-Asset-Management-Systeme (DAM). Damit können Sie Elemente speichern, archivieren und suchen. Einige dieser Systeme sind kostenlos oder kostengünstig. Andere sind für spezielle Zwecke gedacht und teuer. Welche Sie nutzen, hängt nur von Ihren Anforderungen und Ihrem Budget ab. Je nach verwendeter Digital-Asset-Management-Software können Sie umfangreiche Metadaten und Tags für Ihre Dateien speichern. Einige Anwendungen können sogar automatisch Dateien von einem Format zum anderen konvertieren. Das spart Zeit und Geld.

5. Löschen Sie alte Dateien

Viele Menschen sammeln Inhalte, die sie nie wieder verwenden. Sie löschen niemals eine Datei, denn sie könnte ja möglicherweise später noch wichtig sein. Natürlich ist es schlau, Elemente aufzuheben. Aber benötigen Sie wirklich mehrere und alte Dateiversionen oder mit geringer Qualität gespeicherte Versionen? Diese Elemente belegen nur Platz. Sie sollten sie einfach löschen. Gehen Sie einmal im Monat Ihre Dateien durch (oder einmal pro Woche, wenn Sie ein echter Organisationsjunkie sind), und löschen Sie alle unnötigen Dateien.

Mit diesen fünf Tipps sorgen Sie für eine bessere Organisation Ihrer E-Learning-Elemente. Wenn Sie noch weitere Tipps oder Best-Practices zur Organisation haben, dann teilen Sie sie doch bitte in den Kommentaren unter diesem Artikel.

Um zukünftige Updates nicht zu verpassen, abonnieren Sie meinen Blognewsletter, und vergessen Sie nicht, mir auf Twitter zu folgen.