Das Kickoff-Meeting ist keine bloße Formalität, sondern ein zentraler Baustein jedes E-Learning-Projektes. Hier trifft man die Auftraggeber, Fachleute und anderen Projektbeteiligten zum ersten Mal und kann die Voraussetzungen für ein erfolgreiches Projekt schaffen. Damit dieser erste Schritt gelingt, lohnt es sich, ihn gut vorzubereiten. Hier sind 6 Punkte, die Sie in Ihrem nächsten Kickoff-Meeting besprechen sollten.

Entscheidungsträger finden

Finden Sie heraus, wer die letzte Entscheidungsinstanz ist und welche Erwartungen diese Person hat. Sie müssen wissen, wer Ihre Arbeit absegnen wird und welche Kriterien dafür erfüllt sein müssen. Das sollten Sie gleich am Anfang klären, damit Sie nicht mitten im Projekt erst herausfinden, dass jemand die Abnahme macht, der bisher gar nicht am Prozess beteiligt war.

Zu liefernde Elemente vereinbaren

Die Erwartungen, was genau Sie als E-Learning-Designer am Ende abliefern, können von Projekt zu Projekt stark abweichen. Faktoren, die hier hineinspielen sind z. B. die Software, mit der Sie den Kurs erstellen (sollen) oder die Komplexität des Kurses. Wenn Sie den Kurs z. B. mit Rise 360 erstellen sollen, wissen Sie schon mal, dass Sie sich das Erstellen eines Prototyps sparen können, denn Rise 360 nimmt Ihnen den Löwenanteil der Designarbeit ab – Sie brauchen sich nur noch um die Inhalte und die optische Gestaltung zu kümmern.

Nehmen Sie sich Zeit, mit dem Auftraggeber zu besprechen, was für dieses Projekt sinnvoll ist. Vielleicht will er keinen Prototyp und auch kein Storyboard, aber hätte gerne mehrere Review-Zyklen. Solange Sie direkt am Anfang alles klären, ist es egal, worauf Sie sich einigen. Vergessen Sie auch nicht, diese Absprachen zu dokumentieren, damit es im späteren Projektverlauf nicht zu Missverständnissen und Frust kommt.

Zeitplan festlegen (Meilensteine/Fristen)

Der nächste zentrale Punkt ist der Zeitplan. Was muss bis wann an wen geliefert werden? Sprechen Sie auch hier ausgiebig mit dem Auftraggeber, und vergessen Sie nicht, nötige Änderungen am Zeitplan umgehend erneut mit ihm abzusprechen.

Um einen realistischen und erreichbaren Projektplan zu erstellen, sollten Sie:

• die Fristen festlegen, innerhalb derer bestimmte Dinge geliefert werden müssen,
• dokumentieren, bis wann Ihnen welche anderen Projekte oder Inhalte, für die der Auftraggeber oder andere Personen verantwortlich sind, zur Verfügung stehen müssen, damit Sie das Projekt erfolgreich abschließen können,
• Meilensteine definieren und ein Datum für den endgültigen Abschluss des Projekts setzen,
• bestimmen, bis wann welcher Review-Zyklus abgeschlossen sein muss,
• Zeit für die Einarbeitung des Feedbacks jedes Review-Zyklus einplanen,
• Zeitpuffer zwischen großen Abschnitten des Projekts einplanen, denn kaum ein Projekt läuft hundertprozentig nach Plan ab.

Dokumentieren Sie auch hier alle besprochenen Punkte und stellen Sie den Zeitplan allen Projektbeteiligten zur Verfügung.

Zielgruppe eingrenzen

Der Zeitplan steht. Jetzt geht es darum, die Zielgruppe in den Blick zu nehmen. Bei der Zielgruppenanalyse werden Inhalt, Ziel und Kontext des E-Learning-Kurses im Detail beleuchtet. Hier ermitteln Sie, wem Sie den Stoff vermitteln sollen, wie viel Vorwissen schon besteht und was die geeignetsten Kommunikationskanäle sind. Gibt es z. B. kulturelle Aspekte, die berücksichtigt werden wollen? Solche Faktoren direkt von Anfang an auf dem Schirm zu haben, wird Ihnen dabei helfen, inklusive E-Learning-Kurse zu erstellen, die alle Teilnehmer gleichermaßen ansprechen.

Eine Zielgruppenanalyse ist wichtig, aber alles abdecken kann sie auch nicht. Manch ein Teilnehmer hat vielleicht eine körperliche Einschränkung, die er seinem Arbeitgeber aber nicht gern offenlegen möchte. In so einem Fall können Sie sie nicht in die Entwicklung des Kurses mit einbeziehen, weshalb es grundsätzlich sinnvoll ist, Kurse so entwerfen, dass sie möglichst barrierefrei sind und alle potenziellen Teilnehmer gleichermaßen davon profitieren können.

Lernziele definieren

Jetzt wissen Sie, wem Sie den Stoff wie beibringen sollen. Als nächstes geht es darum, die Lernziele zu definieren, also zu vereinbaren, was die Teilnehmer des Kurses am Ende können sollen. Diese drei Fragen können Ihnen bei der Vorbereitung helfen:

• Was sollen die Teilnehmer lernen? (Was sollen die Teilnehmer können, wenn Sie den Kurs absolviert haben?)
• Was müssen sie wissen, bevor sie mit dem Kurs loslegen? (Welches Vorwissen ist nötig, um dem Kurs folgen zu können?)
• Wie wollen Sie messen, ob die Teilnehmer gelernt haben, was Sie ihnen vermitteln wollten? (Durch ein Abschlussquiz? Durch eine Praxisdemonstration?)

Von den vereinbarten Lernzielen hängt ab, welche Inhalte Sie in den Kurs aufnehmen und welche nicht. Vergessen Sie also nicht, sie zu dokumentieren und vom Auftraggeber (und den Fachleuten) absegnen zu lassen, um zu verhindern, dass Ihr Projekt ausufert.

Technische Aspekte klären

Die technischen Anforderungen an einen E-Learning-Kurs sind von Projekt zu Projekt durchaus unterschiedlich. Die folgenden Punkte sollten Sie also am besten direkt zu Beginn des Projektes klären:

• Haben die Lernenden Zugang zu Geräten, mit denen Sie am E-Learning-Kurs teilnehmen können (Computer, Tablets …)?
• Haben sie Lautsprecher oder Kopfhörer, um Audioinhalte zu hören?
• Müssen Sie den Kursfortschritt bzw. -abschluss messen?
• Wie stellen Sie den Kurs bereit (Lernplattform, Video-Hosting-Dienst, Browser …)?
• Verfügen die Teilnehmer über eine Hochgeschwindigkeits-Internetverbindung?

Mit den Antworten auf diese und ähnliche Fragen können Sie potenzielle Probleme antizipieren. Eine gute Idee ist es, das Worst-Case-Szenario zu ermitteln und den Kurs dann so zu strukturieren, dass er immer noch funktioniert, selbst wenn dieses Szenario eintritt. Schließlich bringt der beste E-Learning-Kurs nichts, wenn niemand an ihm teilnehmen kann.

Fazit

Wie Sie sehen, gibt es zu Beginn eines E-Learning-Projekts eine Menge Aspekte zu besprechen und festzuzurren: von den Zuständigkeiten und den Fristen über die Zielgruppe und die Lernziele bis hin zu technischen Fragen. Das mag auf den ersten Blick vielleicht überwältigend wirken, aber wenn Sie diese 6 Punkte im Kickoff-Meeting besprechen, sind Sie schon mal auf einem guten Weg.

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