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Comment éviter de perdre le contrôle sur un projet e-learning

Comment éviter de perdre le contrôle sur un projet e-learning

Il n’y a rien de pire qu’un projet qui sort du périmètre que l’on avait fixé au départ. Mais cela arrive parfois aux gros projets lorsque le cahier des charges n’a pas été clairement défini ou qu’il n’y a pas eu assez de contrôles en cours de route.

Ces problèmes surviennent le plus souvent lors des phases de conception et de développement du module. À ce moment-là, les experts métier et les parties prenantes peuvent, par exemple, vous fournir de nouveaux contenus ou vous donner leur avis sur les éléments de conception déjà créés – storyboards, prototypes et versions alpha/bêta du module.

Et vous pensiez n’avoir que quelques petites modifications à faire mais finalement, vous vous retrouvez à refaire une grande partie de votre module, avec tout ce que cela implique de frustration et de stress.

Si cela est une situation courante là où vous exercez, j’ai une bonne et une mauvais nouvelle pour vous. La bonne nouvelle, c’est qu’il est tout à fait possible d’éviter qu’un projet e-learning ne devienne hors de contrôle en respectant quelques principes de base en gestion de projet. La mauvaise nouvelle, c’est que s’il n’y a pas de chef de projet dans votre équipe, eh bien… c’est que c’est vous, le chef de projet !

Vous pensez ne pas avoir les épaules pour ce rôle ? Ne paniquez pas : avec nos conseils, vous aurez toutes les clés pour assumer cette fonction et mettre (et garder) votre projet sur les rails.

Démarrez le projet en réunissant votre équipe

Prendre un peu de temps, au tout début du projet, pour vérifier que tout le monde est sur la même longueur d’onde permet d’assurer toutes les chances de succès à votre projet. Organiser une réunion de lancement (en présentiel ou à distance) vous permettra de vérifier que tout le monde a bien compris les enjeux du projet. Il vous faudra convier à cette réunion les experts métier, les parties prenantes et tous les autres collaborateurs impliqués et expliquer clairement quels sont les objectifs du projet, quelles sont les responsabilités respectives de chaque membre de l’équipe et quels sont les délais à respecter.

Cette rencontre est aussi l’occasion d’expliquer à l’équipe votre processus de conception et de développement du projet et de leur montrer certains de vos précédents projets s’ils sont pertinents dans ce contexte. Cela peut peut-être vous intimider ou vous sembler hors de propos, mais cela vous vous servira de deux façons :

  1. Cela vous donnera de la crédibilité et prouvera votre expertise en création de modules e-learning.
  2. Cela permettra aux membres de l’équipe qui sont novices en e-learning d’avoir des exemples concrets auxquels se référer lorsque la discussion portera sur des livrables spécifiques.

Laissez les membres de l’équipe s’exprimer

Vous vous sentez un peu intimidé à l’idée d’animer une réunion de lancement ? N’en faites pas toute une montagne ! Les pro de la gestion de projet savent qu’il faut anticiper. Il préparent donc leur réunion en notant les points qu’ils souhaitent aborder et en préparant une liste de questions ouvertes. Les questions ouvertes vous permettent d’aborder subtilement les aspects qui pourraient donner lieu à des dérives.

Lorsque j’anime une réunion de lancement, je pose des questions ouvertes pour permettre de définir les objectifs d’apprentissage, les rôles et les responsabilités des membres (je reviendrai sur ce point un peu plus loin dans l’article), le calendrier des échéances clés, le budget, le public cible et la meilleure technologie pour atteindre ce public. J’aime aussi poser des questions qui me permettent de savoir jusqu’à quel point on peut être créatif et transformer les contenus pour atteindre les objectifs.

Vous manquez d’inspiration sur les questions à poser ? Pas de souci ! Nous vous avons préparé une liste de questions à se poser en début de projet pour vous aider à vous lancer.

Et comment faire si, en cours de réunion, vous vous apercevez que quelque chose menace de faire dériver le projet avant même qu’il ait commencé ? Prenez les devants en organisant rapidement une réunion de suivi ou laissez les parties prenantes intervenir et redéfinir les objectifs et les prérequis du projet. Prendre le temps de consacrer aux négociations le temps nécessaire au début évite la plupart des désaccords en cours de projet !

Après la réunion de lancement

Même si votre réunion de lancement s’est déroulée sans accroc et que vous avez préparé et planifié consciencieusement votre projet, vous aurez sûrement malgré tout quelques imprévus à gérer pendant sa réalisation. Ne vous en faites pas : les pépins en cours de projet ne veulent pas forcément dire que vous êtes un mauvais chef de projet.

Mais si les problèmes ne sont pas totalement évitables, vous pouvez en minimiser les conséquences en partageant le compte-rendu de la réunion de lancement avec l’équipe afin que chacun ait la trace écrite du périmètre du projet qui a été défini.

Faites un compte rendu de la réunion

Avoir une trace écrite des décisions que vous et votre équipe avez prises pendant la réunion initiale vous fournit des outils pour gérer ou éviter les sorties de route en cours de projet. Avec quelques outils basiques de gestion de projet, vous pourrez faire un suivi des acteurs clés et, surtout, des prérequis et du cadre du projet qu’ils ont validés. Ces documents pourront aussi vous aider à communiquer sur votre processus de travail et vous permettre de rappeler à chacun ses responsabilités sur le projet.

Voici des exemples d’outils de gestion qui pourraient vous servir :

  • Un plan de projet simple : Pas besoin d’en faire des tonnes ! Vous pouvez simplement faire un document Word ou une feuille de calcul Excel. Si vous ne vous sentez pas de partir de zéro, utilisez cette convention de développement d’un module e-learning créé par Jeanette Brooks qui vous aidera à renseigner les détails importants du projet, comme les objectifs pédagogiques, les livrables et les mesures de succès.
  • Un calendrier : Certains choisissent d’inclure le calendrier des échéances dans leur plan de projet alors que d’autres préfèrent créer un document à part pour noter les grandes étapes du projets et les dates auxquelles les livrables doivent être fournis. Quel que soit votre choix, avoir une vision claire des livrables attendus et du calendrier à respecter vous aidera, vous et votre équipe, à avancer sereinement.
  • Une matrice des responsabilités : En cours de projet, vous pouvez avoir à gérer des désaccords entre des experts métier qui nécessitent qu’un décideur intervienne. Grâce à une hiérarchie clairement établie à l’avance, chacun saura quelles sont ses responsabilités et ce qu’il doit faire. Ainsi, les conflits entre membres de l’équipe seront réglés plus rapidement. Vous n’avez jamais utilisé de matrice des responsabilités ? Pas de souci ! Regardez ce modèle de matrice des responsabilités RASCI adaptée aux projets e-learning partagé par Holly MacDonald, membre de la communauté E-Learning Heroes.

Tout au long du projet

Donner le coup d’envoi et assurer le suivi du projet n’est qu’une partie de votre rôle de chef de projet. Pour assurer la réussite d’un projet, vous devez communiquer efficacement avec votre équipe de tout au long du processus. S’assurer que tout le monde est informé de l’avancée du projet est un bon moyen d’être sûr que le périmètre défini lors de la réunion de lancement sera respecté au fur et à mesure de l’avancement.

Voici quelques conseils pour améliorer la communication :

  • Nous sommes tous d’accord sur ce point-là : nous avons trop de réunions ! Si vous êtes à la recherche d’une excellente façon de garder tout le monde au courant sans mettre en place une énième réunion, envisagez d’utiliser un outil comme Articulate Review. Articulate Review apporte plus de transparence au processus de développement du module et permet aux SME et aux collaborateurs d’avoir toujours accès à la dernière version du module ainsi qu’à tous les retours. Cet outil permet à tout le monde de voir les modifications en contexte, de réduire les aller-retour et d’identifier les problèmes potentiels avant qu’ils n’entraînent du retard sur le planning. Pour en savoir plus sur comment Articulate Review vous permet d’accélérer votre processus de développement, consultez cet article.
  • Vous avez une demande de changement qui pourrait avoir une incidence sur le calendrier ? Réunissez toute l’équipe projet ou, au minimum, les parties prenantes, pour que tout le monde puisse décider ensemble si ce changement est judicieux et vaut la peine de retarder le projet.

Ressources

Vous recherchez plus d’outils et de conseils en gestion de projet ? Voici quelques ressources qui peuvent vous aider à améliorer vos compétences de chef de projet e-learning :

Avez-vous déjà travaillé sur un projet qui était complètement sorti du périmètre ? Comment avez-vous rattrapé (ou pas !) le coup ? Partagez vos expériences (bonnes ou mauvaises), car il est toujours intéressant de voir comment les autres se sortent des situations difficiles !

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Community Manager International chez Articulate et experte e-learning passionnée possédant des années d’expérience dans la création de modules e-learning efficaces.

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