Partager régulièrement vos modules e-learning avec les parties prenantes au fur et à mesure que vous les développez est une stratégie intelligente pour plusieurs raisons. Cette bonne pratique vous permet en effet de susciter plus facilement l’adhésion autour de vos choix pédagogiques, de peaufiner les messages clés, d’affiner vos choix de conception et de développement et de détecter ce qui ne fonctionne pas comme prévu le plus tôt possible. Mais même avec les experts métier et les partenaires les plus collaboratifs, la gestion du processus de relecture peut être épuisante, surtout si vous travaillez avec des relecteurs qui insistent pour imprimer chaque diapositive du module et inscrivent leurs commentaires manuscrits sur chaque page. Car bien que cette méthode puisse fonctionner, déchiffrer tous ces messages parfois illisibles et garder une trace des commentaires de chacun n’accélère certainement pas le processus de création du module.
J’ai bien connu cela : passer des heures à fouiller dans des piles de documents et interpréter des notes cryptées sur mes modules. Et c’est l’une des nombreuses raisons pour lesquelles je suis un telle fan de Review 360.
Review 360 est une application Web qui vous aide à obtenir des retours et la validation de vos modules. Inclus dans l’abonnement Articulate 360, il réduit considérablement, voire élimine, la plupart des obstacles qui surviennent habituellement lors de la phase de relecture et de vérification. Mais Review 360 ne fait pas gagner du temps qu’à vous : il rend le processus de relecture plus rapide et plus simple pour vos parties prenantes également ! Cela signifie qu’elles ne redouteront plus de relire et de vérifier vos modules et seront plus susceptibles de respecter les délais définis pour rendre leurs retours.
Alors, comment Review 360 fait-il gagner du temps à toutes les personnes impliquées ? Je vous explique comment cela est possible.
1. Tous les commentaires sont au même endroit
Avez-vous déjà reçu des retours sur un module via plusieurs canaux, c’est-à-dire par e-mail, par messages Slack ou Trello en plus des notes manuscrites ? Lorsqu’il y a trop de moyens de communication, les bonnes idées peuvent se perdre dans la masse.
Review 360 élimine ce problème en regroupant tous les commentaires de relecture au même endroit. Ne perdez plus de temps à chercher dans les fils de discussion Slack et dans votre boîte mail pour retrouver le changement de libellé de compte demandé par Franck du service comptabilité.
2. Il est facile d’accéder au module
Pour les relecteurs qui ne sont pas à l’aise avec la technologie, plus il y a d’étapes pour accéder à votre module, plus vous aurez besoin de les aider à y parvenir. Et s’ils ne peuvent pas voir le module sans télécharger une application ou créer un compte, c’est encore un autre obstacle à surmonter.
Heureusement, Review 360 simplifie l’accès aux modules. Obtenez une adresse URL à partir de l’onglet Share (Partager) – avec ou sans mot de passe – et envoyez-la aux relecteurs. Il leur suffit de cliquer sur le lien pour accéder à votre module. Il n’y a aucune application à télécharger ou à installer, et les relecteurs n’ont pas besoin d’être abonnés à Articulate 360. Ils écrivent leurs commentaires directement dans leur navigateur Web.
Vous avez une nouvelle version du module à partager ? Vous pouvez publier les mises à jour sur la même URL. Il n’est donc pas nécessaire d’envoyer un nouveau lien chaque fois que vous apportez des modifications au module. Les relecteurs ont toujours accès à la dernière version.
3. C’est facile de laisser des commentaires
Mettre votre module à disposition des relecteurs est la première étape. Mais la suite est aussi importante : s’il est compliqué pour eux de parcourir le contenu et de laisser leur commentaires, cela leur prendra plus de temps. Et vous risquez d’obtenir des commentaires incomplets et de lutter pour les obtenir dans les temps.
Review 360 simplifie cela de deux façons. Tout d’abord parce que tout ce que les relecteurs doivent faire, c’est de cliquer sur le lien que vous leur envoyez et de parcourir le module comme le ferait un apprenant. Et ensuite parce qu’une fois qu’ils parcourent votre projet, ils voient clairement la zone de commentaires à droite. L’interface utilisateur de Review 360 a été pensée pour être intuitive, pour tout le monde.
4. Les commentaires sont automatiquement accompagnés d’une capture d’écran
Lorsque vous créez une formation e-learning interactive, il est courant d’avoir de l’audio, de la vidéo, des animations, toutes sortes d’enrichissements médias à l’écran. Mais lorsque les relecteurs ont un commentaire sur un élément dans un clip vidéo de plus de cinq minutes, il peut être pénible de retrouver de quel moment ils parlent.
Heureusement, Review 360 résout également ce problème ! Des captures d’écran accompagnent automatiquement tous les commentaires, de sorte que vous saurez toujours ce que le relecteur voyait sur son écran lorsqu’il a laissé son commentaire. Par conséquent, les relecteurs n’ont pas à prendre eux-mêmes une capture d’écran chaque fois qu’ils veulent vous donner un contexte visuel pour leur commentaire.
5. Les relecteurs peuvent ajouter des pièces jointes aux commentaires
Avant Review 360, si un relecteur avait besoin de partager un fichier avec un de ses commentaires, je le recevais généralement par e-mail. Ce n’était pas trop compliqué lorsqu’il n’y avait qu’un seul fichier. Mais lorsque les images, les PDF, les PowerPoint et les autres ont commencé à s’accumuler, il était difficile pour moi de croiser les informations et les commentaires liés.
Mais avec Review 360, les relecteurs peuvent simplement ajouter des pièces jointes à leurs commentaires. Et cela signifie que vous n’avez plus à passer du temps à parcourir vos e-mails en essayant de vous rappeler quel commentaire va avec quel fichier.
6. Les relecteurs peuvent voir les commentaires des autres
Lorsque vous travaillez avec plusieurs experts métier sur un module, vous obtenez parfois des commentaires différents, voire contradictoires. Par le passé, j’ai parfois perdu beaucoup de temps à essayer de résoudre des conflits entre les différents relecteurs, et ce temps n’était pas passé à préparer le module pour mes apprenants.
C’est une autre raison d’apprécier Review 360. Il rassemble les commentaires de plusieurs relecteurs et les rend visibles pour tout le monde. De cette façon, les relecteurs peuvent voir les autres demandes de modifications, s’appuyer sur les commentaires des autres et même résoudre les désaccords sans que vous ayez à intervenir. C’est une approche plus simple et beaucoup moins stressante.
7. Vous pouvez guider vos relecteurs en laissant également des commentaires
La fonction commentaires n’est pas réservée aux seuls relecteurs. Vous pouvez également l’utiliser, même avant de partager un projet. J’aime utiliser les commentaires pour définir le fonctionnement du processus, pour fournir le contexte de mes choix de conception et pour poser des questions aux experts métier et aux parties prenantes. Fournir ces informations à l’avance peut faire beaucoup pour réduire le doute et accélérer le processus de relecture.
Une autre astuce pour gagner du temps consiste à ajouter des commentaires sur ce dont vous avez (ou n’avez pas) besoin pour le moment. Cela les empêche d’être distraits par, par exemple, une image d’illustration que vous mettrez à jour plus tard, au lieu de regarder les parties du module sur lesquelles vous avez besoin qu’ils se concentrent.
8. Vous pouvez taguer des collaborateurs dans les commentaires
Vous avez besoin d’avoir rapidement l’avis d’un relecteur sur une diapositive ou un retour ? Review 360 vous simplifie la vie : taguez-le simplement dans un commentaire en ajoutant @ devant son nom, comme vous le feriez sur les réseaux sociaux, et il recevra une notification immédiate par e-mail. Et tous vos relecteurs peuvent également utiliser cette fonction !
9. Vous pouvez partager uniquement une partie du module
Pensez aux moments où vous avez eu besoin de l’avis d’un relecteur sur une seule partie de votre module. Si le relecteur doit parcourir tout le module pour arriver à la partie qu’il doit vérifier, cela pose deux problèmes. D’abord, le relecteur perd inutilement du temps et ensuite, il risque de laisser d’autres commentaires non sollicités qui vont vous faire perdre du temps. Si vous créez un module dans Storyline 360, cependant, il existe un moyen d’éviter cela. Lorsque vous publiez votre module sur Review 360, vous pouvez choisir de ne partager qu’une scène ou une seule diapositive (lien en anglais). Donc, si vous n’avez besoin que des retours du relecteur sur la diapo 3, vous ne partagez que cette diapo.
10. Recevez également des commentaires sur les vidéos
L’étape de vérification des vidéos est laborieuse aussi : il faut transmettre le fichier aux relecteurs, rassembler leurs retours arrivant de différentes manières et concilier les demandes contradictoires. Mais vous pouvez également utiliser Review 360 pour vos contenus vidéos ! De cette façon, toutes les fonctionnalités et astuces mentionnées plus haut dans cet article peuvent également améliorer votre processus de relecture des vidéos.
Le téléchargement de votre fichier vidéo sur Review 360 ne prend que quelques secondes. Une fois chargé, partagez-le avec les relecteurs comme vous le feriez pour un module. Ils peuvent ajouter des commentaires à tout moment de la vidéo, et chaque commentaire inclut automatiquement le minutage précis de ce moment. De cette façon, vous saurez exactement quel moment leur commentaire concerne sans que les relecteurs aient quoi que ce soit à faire de plus.
Bonus : si vous avez besoin de créer un package pour que votre vidéo puisse être partagée et suivie sur votre LMS Review 360 peut également s’en charger pour vous en quelques clics seulement.
Le mot de la fin
Comme vous pouvez le constater, les relectures de modules ne sont pas nécessairement pénibles à gérer et ne doivent pas forcément freiner votre productivité. Review 360 simplifie l’ensemble du processus, en libérant du temps pour toutes les personnes impliquées. Vous aurez un accès plus facile à des commentaires clairs. Et vos relecteurs vont adorer la façon dont Review 360 rationalise l’expérience de suivre le module et de laisser des commentaires, les aidant à terminer plus rapidement. Tout le monde y gagne !
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