Avez-vous déjà subi une formation d’une heure sur un problème qui aurait pu être résolu avec un simple aide-mémoire ? On oublie souvent que ce genre d’outil peut être une excellente solution d’apprentissage, simplement parce qu’il est simple et basique. Mais ne soyez pas dupe de son apparente simplicité : lorsqu’il est intelligemment conçu, il peut être redoutablement efficace pour améliorer l’efficacité au travail. Et la plupart du temps, il est moins onéreux à mettre en place qu’une session de formation en présentiel ou qu’un module e-learning.
Mais d’ailleurs, que sont précisément les aide-mémoire ? Ce sont tout simplement des outils qui aident les apprenants à accéder rapidement aux informations dont ils ont besoin pour accomplir leur tâches au travail.
Les outils les plus courants sont :
- les listes de contrôle
- les tables de décision
- les organigrammes ou les schémas
- les guides de procédure
- les documents de référence
- les feuilles de calcul
Le document que vous allez concevoir dépend du problème que vous avez à résoudre. Devez-vous former des apprenants sur une procédure complexe qui génère régulièrement un taux d’erreur élevé ? Si c’est le cas, un guide de procédure est sans doute la meilleure solution pour guider les apprenants dans cette procédure, pas à pas. Ou peut-être avez-vous besoin que les vendeurs aient accès rapidement aux informations produits ? Dans ce cas, proposez-leur un document de référence qui met en valeur les caractéristiques principales de chaque produit.
Voici quelques conseils pour vous aider à créer des aide-mémoire efficaces.
Mettez-vous à la place des apprenants
La première chose à faire avant de commencer est de se mettre dans la peau de l’apprenant qui va utiliser votre document. Vous avez besoin de comprendre les informations clé sur lui comme : quel est son flux de travail ? Comment utilise-t-il les outils de travail ou les logiciels qui sont à sa disposition ? Qu’est-ce qui est susceptible de parasiter son travail ?
En plus de récolter des informations sur l’environnement de travail de l’apprenant et de son accès aux logiciels, vous observerez également à quels moments l’aide-mémoire lui sera utile. Je trouve toujours intéressant de m’imaginer à la place de l’utilisateur dans la situation qui a nécessité la création de l’aide-mémoire. Qu’est-ce qui me serait utile maintenant ? Sous quelle forme ? Plutôt un pas à pas ou plutôt une liste ?
Observez leur environnement de travail
Est-ce que vos apprenants sont assis derrière un bureau avec un accès permanent à un ordinateur et à internet ? Ou bien sont-ils sur le terrain, en extérieur ou avec des tenues de travail encombrantes. Si votre aide-mémoire doit être utilisé en extérieur ou dans des conditions difficiles, pensez à une feuille plastifiée. Si vos apprenants travaillent derrière un écran, vous pouvez faire un aide-mémoire vidéo ou un micro-learning.
Prenez en compte le contexte commercial
Lorsque vous créez des ressources de formation pour une entreprise, gardez à l’esprit que les tâches et les procédures sur lesquelles les apprenants sont formés peuvent être directement liées à un besoin commercial ou à un indicateur de performance précis. Il est important de connaître ces attentes-là pour pouvoir créer un aide-mémoire qui s’aligne sur ces besoins et fournisse un maximum de valeur ajoutée.
Rendez-les accessibles
J’ai vu des dizaines d’aide-mémoire très bien faits qui ne servaient finalement pas à grand chose car les apprenants ne savaient pas vraiment où les trouver. Assurez-vous donc de communiquer clairement avec vos apprenants sur l’endroit où se trouvent ses outils et rendez leur accès le plus simple et le plus intuitif possible.
J’espère qu’avec ces quelques conseils, vous pourrez vraiment aider vos apprenants avec vos prochains aide-mémoire ! À votre avis, y a-t-il d’autres aspects à prendre en compte ? Parlez-moi-en dan les commentaires ci-dessous et nous pourrons en discuter.
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