Lancer un projet e-learning est passionnant : vous rencontrez le client, faites des choix de conception et travaillez en équipe. Mais une fois le projet démarré, la dynamique peut ralentir. Parfois, ce ralentissement est le résultat de modifications apportées au plan de projet, d’un cycle de relecture difficile ou d’une mauvaise communication, mais d’autres fois, vous vous retrouvez en retard sans savoir pourquoi.
La bonne nouvelle, c’est qu’avec un peu de planification et de réflexion critique, vous pouvez éviter les pièges courants et faire avancer votre projet ! Lisez la suite pour savoir comment.
1. Utilisez un processus de travail flexible ou itératif
Bien qu’il soit important d’avoir un plan, votre capacité à adapter le plan pour répondre aux besoins du client et à faire face aux changements inattendus est tout aussi cruciale. L’utilisation d’un processus itératif pour gérer votre projet vous permet de recueillir en permanence des commentaires et de vous adapter rapidement.
Par exemple, supposons que vous recevez des demandes de modifications qui sont au-delà de ce qui avait été négocié dans le plan initial. Si cela se produit, vous devez prendre en compte quelques éléments :
- De quoi avez-vous besoin pour pouvoir les appliquer ? Avez-vous besoin de temps supplémentaire ? De plus d’argent ? Des deux ?
- Dans quelle mesure les modifications demandées sortent-elles du périmètre du projet ? Cela nécessitera-t-il des mois de travail supplémentaire ou seulement quelques jours ? Avez-vous besoin d’augmenter considérablement le budget ou simplement d’un peu plus ?
- Ces changements sont-ils essentiels ? Par exemple, si les modifications demandées concernent des mesures de conformité ou de sécurité, il y a de fortes chances qu’elles soient suffisamment importantes pour que vous soyez obligé de les intégrer. Mais s’il ne s’agit que d’une question de préférence personnelle, vous pouvez décider de ne pas les faire.
Une fois que vous avez répondu à ces questions, réunissez les parties prenantes du projet et prenez la décision d’appliquer ou non les changements. Si vous décidez de les appliquer, n’oubliez pas d’ajuster votre plan de projet en conséquence.
Pour plus d’informations sur la gestion de projet itérative et agile, consultez cet article : SAM : une approche de conception e-learning plus agile que le modèle ADDIE.
2. Maintenez une communication ouverte et transparente
La communication est le facteur le plus important dans la réussite d’un projet. En tant que chef de projet, il est de votre responsabilité de fournir la bonne information aux bonnes personnes et au bon moment. Les meilleurs chefs de projet connaissent le niveau d’information dont chaque membre de l’équipe a besoin et sélectionnent la méthode de communication la plus efficace.
Par exemple, tout ce qui a un impact sur le calendrier doit toujours être communiqué à votre principale partie prenante. Vous pouvez éviter les goulots d’étranglement dans le flux d’informations en identifiant la manière dont vos parties prenantes préfèrent communiquer : e-mail, appel téléphonique, SMS, etc.
En ce qui concerne les autres membres de l’équipe, une bonne pratique consiste à contacter chacun d’eux une fois par semaine. Une façon de le faire est de planifier de courtes réunions pour partager les mises à jour du projet. Lors de ces réunions, encouragez tout le monde à exprimer s’ils ont besoin d’aide ou de toute autre chose. Si vous remarquez que certains membres de l’équipe semblent perdus et ne demandent pas d’aide de manière proactive, assurez-vous d’échanger avec eux plus souvent.
Un autre excellent moyen de s’assurer que tout le monde dispose de toutes les informations dont ils ont besoin est d’utiliser une application de gestion de projet, comme Trello, pour suivre les progrès et créer un emplacement central pour trouver les informations sur le projet.
3. Mettez en place un processus de relecture efficace
L’un des obstacles les plus courants aux projets est un processus de relecture inefficace. Selon cette enquête auprès de concepteurs e-learning (lien en anglais), ces derniers passent 40 % de leur temps à gérer les allers-retours des différentes versions des modules avec les experts métier (SME). Mais cela n’est pas une fatalité. Les deux principales causes d’un processus de relecture inefficace (une mauvaise communication et les difficultés de suivi des commentaires) peuvent toutes deux être facilement résolues en utilisant une application comme Review 360 qui centralise les commentaires.
Au lieu de communiquer leurs commentaires sur une feuille de calcul interminable, les parties prenantes peuvent laisser leurs commentaires directement dans le module, ce qui leur facilite la tâche et vous permet de les comprendre plus facilement. Tout le monde est gagnant ! Et si d’autres parties prenantes ne sont pas d’accord avec un commentaire ou si vous avez besoin d’éclaircissements supplémentaires pour répondre à leur demande, la possibilité de discuter en ligne facilite grandement la communication.
Pour plus de conseils sur la façon de simplifier votre processus de relecture, consultez cet article : 5 étapes pour simplifier la relecture de vos modules e-learning.
Pour résumer
Une gestion de projet flexible, une communication transparente et un processus de relecture efficace sont des éléments clés de la réussite d’un projet e-learning. Suivre ces conseils vous aidera à mener à bien votre projet et à respecter vos échéances.
Pour plus de conseils sur la gestion de projet, consultez les ressources de cette série : 7 ressources essentielles pour la gestion de projet e-learning.
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