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Outils et techniques pour mieux gérer son temps

Outils et techniques pour mieux gérer son temps

La meilleure partie de la conception pédagogique e-learning est la variété du travail quotidien : vous apprenez constamment de nouvelles choses sur des sujets variés et vous jonglez avec différents projets. C’est passionnant, surtout si vous n’aimez pas vous ennuyer !

Cependant, l’inconvénient de la variété et de l’abondance de travail intéressant est le risque d’épuisement professionnel. Avoir autant de projets créatifs à gérer et de délais à respecter peut vous submerger et vous mettre dans un perpétuel état d’anxiété.

Vous ne pouvez peut-être pas contrôler le type et le volume de travail qui vous est assigné, mais il y a une chose que vous pouvez maîtriser, c’est la façon dont vous utilisez votre temps de travail. Une meilleure gestion du temps peut être la clé pour réduire votre stress, en particulier lorsque vous êtes en mesure de gérer la charge de travail et le planning de votre projet. Une gestion du temps efficace se résume à de nombreux petits choix tout au long de la journée, ce qui signifie que vous n’avez besoin que de petits changements dans votre comportement pour réaliser de grandes améliorations au niveau de votre productivité.

Si vous n’êtes pas convaincu que la gestion du temps est une des causes de vos problèmes de productivité, demandez-vous si l’une des affirmations suivantes s’applique à vous :

  • « Lorsque mon téléphone sonne, je réponds toujours de suite parce que je déteste consulter ma messagerie vocale. »
  • « Je ne peux faire confiance à personne d’autre pour faire le travail, alors je fais tout moi-même. »
  • « Je retarde certaines tâches parce que je sais que je les accomplirai plus rapidement lorsque je serai pressé par le temps. »

Est-ce que l’une de ces affirmations vous semble familière ? Cela peut sembler assez inoffensif, mais chacune indique un piège potentiel dans votre réflexion, ce qui pourrait nuire à votre productivité. Par exemple, ne pas définir de limites quant à la manière d’interagir avec vos collègues peut entraîner des distractions et du retard. L’incapacité à déléguer la moindre tâche à quelqu’un d’autre est la configuration idéale pour se sentir stressé et surchargé par le travail. Et la procrastination chronique conduit fréquemment à se précipiter pour rendre un travail de mauvaise qualité ou en retard. 

Si vous êtes confronté à l’un de ces problèmes de gestion du temps, par où commencer ? Je vous recommande d’utiliser à bon escient certains outils et techniques de gestion du temps pour vous aider à suivre et à surveiller votre productivité et à rester concentré sur vos tâches.

Examinons de plus près quelques outils et techniques de gestion du temps que vous pourrez ajouter à votre boîte à outils e-learning.

Outils de suivi du temps

Je sais : l’idée de calculer votre temps de travail vous fait grincer des dents. Mais prenez le temps de lire ce qui suit et vous changerez peut-être d’avis…

Suivre son temps de travail est une très bonne idée quand on est un professionnel du e-learning. Non seulement cela peut vous aider à repérer les tendances de votre propre productivité, mais cela peut également vous donner une idée du temps qu’il vous faut réellement pour effectuer vos différentes tâches. Ces informations sont utiles lorsque vous demandez plus de temps ou plus de budget pour mener à bien un projet, ou lorsque vous devez fournir un planning prévisionnel en début de projet. C’est aussi un bon moyen pour contrer les demandes irréalistes en termes de délais. Par exemple, grâce à votre capacité à évaluer précisément votre temps de travail, vous pourrez dire des choses comme : « Voici ce que je peux créer avec un délai de deux semaines, mais voici ce que je suis capable de créer si on me donne huit semaines… »

Pour le suivi du temps, je vous recommande de tester Toggl, Harvest, Clockify ou encore MyHours. Ils sont tous simples à utiliser, ce qui est essentiel car l’objectif est de les utiliser au quotidien. Et si vous travaillez en indépendant, vous constaterez que suivre votre temps de travail sur chaque étape du projet et pour les livrables vous simplifiera grandement la tâche.

Outils de gestion du temps

Un aspect important de la gestion du temps dont nous n’avons pas encore parlé est la gestion de votre charge de travail. Pour comprendre si vous ou votre équipe pouvez accepter un travail supplémentaire sans vous épuiser, ni sacrifier la qualité du produit final ou dépasser les délais, vous devez prendre en compte votre productivité, votre efficacité et votre disponibilité. Sans aller trop dans les détails de la gestion de projet, regardons chacun de ces éléments d’un peu plus près.

La productivité

En termes simples, c’est ce que vous pouvez produire en travaillant sur une tâche. Votre productivité varie en fonction du type de tâche (par exemple, construire le prototype d’une leçon ou scénariser un module entier) et de votre capacité à la mener à bien.

L’efficacité

Il s’agit du temps que vous passez sur les tâches d’un projet. Si vous passez 100 % de votre journée à vous atteler aux tâches du projet, vous travaillez à 100 % d’efficacité, ce qui fait de vous une exception en termes d’efficacité ! La réalité est que la plupart d’entre nous ont besoin de pauses régulières, de jours de congé, et que nous passons du temps en réunions de travail qui nous éloignent des tâches concrètes du projet, réduisant ainsi notre efficacité.

Le suivi de votre temps est l’un des moyens les plus simples d’identifier les opportunités de travailler plus efficacement.

Disponibilité

Il s’agit de la durée, en heures, pendant laquelle vous êtes disponible pour travailler par jour, semaine ou mois. Lorsque vous calculez votre disponibilité, pensez en termes d’heures productives – ces heures où vous travaillez réellement sur un projet – plutôt qu’à vos heures de travail « officielles ». Encore une fois, le suivi de votre temps peut vous aider à discerner les tâches liées aux projets des autres tâches afin que vos calculs soient plus précis.

Que vous gériez vos propres projets ou les projets d’une équipe entière, vous devrez équilibrer ces trois facteurs pour parvenir à définir une charge de travail raisonnable. Voici une sélection d’applications de gestion de projet avec des fonctionnalités qui peuvent faciliter le suivi de toutes ces variables.

Outils de gestion des tâches

Un autre outil que vous pouvez trouver utile est un gestionnaire de tâches. Les gestionnaires de tâches sont souvent associés aux applications de suivi du temps, de sorte que la plupart des applications que j’ai déjà mentionnées vous offriront des fonctionnalités de gestion des tâches.

Si vous avez toujours besoin de votre to-do list écrite, ainsi que des post-its collés partout sur votre ordinateur, un outil de gestion des tâches vous aidera à automatiser ces processus répétitifs, à vous rappeler vos rendez-vous et tâches à accomplir, à améliorer la collaboration avec vos collègues et à rester mieux organisé. Cela vous rendra plus productif et efficace.

Si cela ressemble à quelque chose dont vous avez besoin, voici quelques outils de gestion des tâches :

En résumé

De toute évidence, il existe énormément d’outils de gestion du temps et des tâches. Dans cet article, je ne fais que mettre en avant certains outils que j’ai personnellement utilisés ou dont j’ai entendu parler. Les besoins de chacun sont différents, alors j’espère que vous considérerez cela comme un point de départ pour examiner vos habitudes en termes de gestion du temps (bonnes et mauvaises !), puis que vous ferez vos propres recherches pour trouver le bon mix d’outils et de techniques de gestion du temps qui fonctionne pour vous !

Comment surmontez-vous vos difficultés en gestion du temps ? Partagez vos outils, vos astuces et idées avec moi en écrivant un commentaire ci-dessous.

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Community Manager International chez Articulate et experte e-learning passionnée possédant des années d’expérience dans la création de modules e-learning efficaces.

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