Êtes-vous en train de planifier un projet e-learning pour lequel vous avez besoin de consultants qualifiés ou de freelances ? Si c’est le cas, vous devriez envisager de créer un appel d’offres. Rédiger un appel d’offres clair et détaillé vous permettra d’obtenir des potentiels prestataires e-learning les informations nécessaires pour bien les sélectionner.

Qu’est-ce qu’un appel d’offres en e-learning ?

Un appel d’offres est un document qui décrit les besoins d’un travail ou d’un service. Il est utilisé pour solliciter des propositions de la part des divers fournisseurs souhaitant accomplir ce travail ou fournir ce service. Dans le milieu du e-learning, l’appel d’offres décrit généralement les objectifs généraux du projet-learning, son budget et le calendrier de lancement ou d’implémentation du matériel.

Pourquoi créer un appel d’offres en e-learning ?

Vous n’avez pas nécessairement besoin de créer un appel d’offres pour chaque projet e-learning. Cependant, vous devriez y penser pour des projets de grande ampleur ou particulièrement coûteux ou si votre processus de sélection est très compétitif. Les candidats travaillent dur pour répondre à un appel d’offres : le projet doit donc être suffisamment intéressant pour qu’ils aient envie d’y participer. Un appel d’offres réussi identifiera clairement les détails essentiels du projet, ce qui aidera les prestataires de services à vous fournir des propositions précises. En outre, un appel d’offres bien rédigé et rigoureux attirera plus de prestataires et vous aurez plus de choix. Dans certains secteurs et pour tout ce qui concerne les marchés publics, les appels d’offres peuvent être légalement obligatoires.

Qu’inclure dans son appel d’offres e-learning ?

Il est important d’inclure les bonnes informations dans votre appel d’offres pour que les propositions contiennent les éléments dont vous avez besoin pour choisir le bon prestataire e-learning pour votre projet. Voici à quoi penser pour votre prochain appel d’offres.

Besoins du projet

• Postes à pourvoir. Décrire les postes dont vous avez besoin pour votre projet e-learning. En général, voici les postes recherchés :
  • Concepteur pédagogique
  • Intégrateur e-learning
  • Graphiste
  • Comédien voix
  • Traducteur
  • Développeur web
  • Testeur qualité
• Vue d’ensemble du projet. Donner un aperçu général du projet et de ce qu’il implique. Voici ce à quoi il faut penser :
  • Quelle est la taille du module ?
  • Combien de temps doit-il durer ?
  • Dans combien de langues le module est-il délivré ? (Pour en savoir plus, lisez cet article : Planifiez vos projets e-learning multilingues)
  • Y aura-t-il un travail de conception pédagogique, ou seulement du développement ?
  • Comment se dérouleront les cycles de relecture et les phases de test ? (Plus d’infos ici : 3 façons d’appliquer les principes de la méthode agile en conception e-learning)
• Objectifs du projet : il est important de définir les objectifs commerciaux et la manière dont vous envisagez de les atteindre. Vous devez également prendre en compte les indicateurs clés de performance (ICP), appelés KPI en anglais ou d’autres indicateurs pour mesurer la réussite de votre projet (En savoir plus : Utilisez l’indicateur de performance KPI pour faire l’analyse de rentabilité du e-learning)
• Cible : il ne s’agira probablement pas d’une analyse détaillée du public cible à cette étape, mais il serait utile de fournir des informations générales sur les apprenants et sur leur niveau de maîtrise informatique.
• Contenu et matériel disponible : il est important que les prestataires sachent s’il y a déjà du contenu disponible ou si tout est à faire.
• Maintenance et mises à jour : prenez le temps de considérer vos besoins après l’implémentation. Si des problèmes ou des erreurs sont constatés après le lancement, qui sera chargé d’en modifier le contenu ? Lorsque le contenu devra être changé en cours d’année, qui sera chargé de la maintenance ? Qui conservera l’accès aux fichiers source ? Il est important de préciser cela dans votre appel d’offres.

Contexte de l’entreprise

C’est dans cette partie que vous en racontez un peu plus sur l’entreprise : quel est son secteur d’activité ? Depuis quand existe-t-elle ? Qui y travaille ? Cette partie peut être utile pour attirer les prestataires et leur donner envie de travailler avec vous.

Livrables

Vous développerez dans cette partie ce que vous attendez précisément comme travail pour ce projet e-learning. Les livrables typiques d’un projet e-learning sont :

• Le calendrier du projet
• Un storyboard
• Les tests du module
• Le module définitif

En fonction de votre cycle de développement, du nombre de cycles de relecture et du nombre de points de contrôle que vous intégrez, le nombre de livrables peut varier.

Pré-requis techniques

Lorsque vous embauchez un prestataire pour créer des modules e-learning, il faut tenir compte de certaines contraintes techniques. Voici quelques points à considérer :

• Outil auteur : quel outil auteur utilisez-vous ? Il vous faut des prestataires qui savent utiliser le même outil auteur que vous.
• Édition audio et vidéo : y a-t-il du son et de la vidéo dans vos modules ? Si oui, vous aurez besoin de quelqu’un qui sait gérer cela et qui dispose des logiciels adaptés.
• Graphisme : y a-t-il du travail graphique à faire pour votre module ? Faut-il créer ou modifier des visuels ? Si c’est le cas, vérifiez que vos prestataires soient à même de le faire.

Planning et budget

Il est important d’inclure une date d’échéance ou une date de mise en production dans votre appel d’offres. Vous aurez peut-être besoin que le module soit lancé en même temps qu’un nouveau logiciel ou qu’un nouveau produit.

Pour le budget, vous devez indiquer un chiffre, même s’il s’agit d’une approximation. Vous ne voulez pas perdre votre temps avec des propositions qui ne seraient pas dans vos prix.

Contrat et rémunération

Il faut inclure tout ce qui vous paraît essentiel pour votre contrat. Cela peut inclure des choses comme qui choisit et paie les sous-traitants, les termes du contrat, les informations de paiement, etc.

Dépôt des propositions et date limite

Vous devez fournir aux prestataires des informations sur la manière dont vous souhaitez que la proposition soit présentée, ce qu’elle doit couvrir, comment envoyer les books et des exemples de travail, ainsi que tous les détails importants. N’oubliez pas d’inclure une date limite pour recevoir les propositions. Vous pouvez également mentionner le calendrier de sélection des candidats.

Informations de contact

Toujours indiquer un contact dans votre appel d’offres. Il peut s’agir, par exemple, de la personne qui gère le projet. Quoi qu’il en soit, les personnes qui envoient une proposition doivent toujours savoir à qui s’adresser.

Trouver un prestataire qualifié pour votre prochain projet e-learning n’est pas une mission impossible. Rédiger un appel d’offres détaillé peut grandement vous faciliter la tâche. Avez-vous des conseils pour bien rédiger un appel d’offres ? Dites-moi tout dans les commentaires !

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