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Der Arbeitsalltag eines freiberuflichen E-Learning-Designers

Der Arbeitsalltag eines freiberuflichen E-Learning-Designers
Ein-Tag-im-Leben-eines-freiberuflichen-E-Learning-Designers

Im März haben wir Ihnen einen Einblick in den Tagesablauf eines Instruktionsdesigners gegeben. Im Mai werden wir dasselbe mit Projektmanagern tun. Heute möchten wir Ihnen zeigen, wie der Arbeitsalltag eines freiberuflichen E-Learning-Designers typischerweise aussieht. Dazu haben wir eine Kollegin interviewt, die früher selbst fünf Jahre selbstständig war und von Instruktionsdesign über E-Learning-Entwicklung bis hin zu Qualitätssicherung und Projektmanagement alles gemacht hat. Gerade aus dieser Perspektive haben wir sie gefragt, wie sie das damals alles unter einen Hut bekommen hat, ohne verrückt zu werden. Hier ist ihre Antwort:

7:00 Uhr

Heute habe ich meinen Wecker auf 6:00 Uhr gestellt, um Zeit zu haben, alle E-Mails von Kunden zu beantworten, die gestern Abend liegen geblieben sind. Im Schlafanzug im Bett zu arbeiten klingt vielleicht gemütlich, aber im Hinterkopf habe ich stets, dass ich gerade mal eine Stunde Zeit habe, zu duschen, die Kinder zu wecken, Frühstück zu machen, die Kinder anzuziehen und alles Nötige für den Kindergarten zu packen. Von zu Hause zu arbeiten bedeutet oft, dass sich Berufs- und Privatleben vermischen und um Aufmerksamkeit konkurrieren.

8:30 Uhr

Ich habe die Kinder zum Kindergarten gebracht, bin mit dem Hund Gassi gegangen und bin endlich an meinem Schreibtisch angekommen. Ping! Die erste E-Mail trifft ein, von meinem Kollegen (ebenfalls Freiberufler), mit dem ich gemeinsam an einem Projekt arbeite. Er möchte mit mir über den Kundentermin um 9 Uhr sprechen. Wir starten Skype und tauschen uns kurz aus, um unsere Gedanken zu ordnen.

Ich habe die Erfahrung gemacht, dass manche Projekte einfach zu groß sind, als dass ich sie alleine stemmen könnte. Deshalb ist es so wichtig, Kontakte und Beziehungen mit anderen Freiberuflern aufzubauen, die einen im Bedarfsfall unterstützen können.

9:00 Uhr

Wir rufen Kunden A an und kommen gleich zur Sache. Mein Kollege teilt seinen Bildschirm mit dem Kunden und spricht die Alpha-Version des E-Learning-Kurses Folie für Folie mit ihm durch. Zwischendurch werfe ich ein, dass die Grafiken auf einigen Folien noch Platzhalter sind, da die finalen Illustrationen noch in Arbeit sind. Ich mache mir Notizen zu den Reaktionen und Wünschen des Kunden. Hier und da erinnere ich freundlich daran, dass wir den Kurs auf der Grundlage von bereits abgesegneten Storyboards und Prototypen erstellt haben. Ich habe schon früh gelernt, dass bei E-Learning-Projekten wichtig ist, klar und transparent zu kommunizieren und die Erwartungshaltung des Kunden in realistischen Bahnen zu halten – besonders wenn man freiberuflich arbeitet.

10:30 Uhr

Unser für eine Stunde angesetzter Termin dauert nun schon anderthalb Stunden, und immer noch ist kein Ende in Sicht!

Die gute Nachricht ist, dass unser Kurs dem Kunden grundsätzlich gefällt. Die schlechte Nachricht ist, dass er noch etwas am Design ändern möchte. Hier müssen wir ihm die zu erwartenden Auswirkungen solcher Änderungen zu diesem Zeitpunkt des Projekts glasklar vorführen und gemeinsam abwägen, ob es das wert ist.

Nach einer kurzen Besprechung sind mein Kollege und ich uns einig, dass wir die Änderungen einarbeiten können, ohne die Fertigstellung nach hinten verschieben zu müssen. Zusätzliche Kosten werden aber schon auf den Kunden zukommen. Einige Wünschen des Kunden nach individuell erstellten Grafikelementen sprengen den bisher gesteckten Rahmen und würden zu einem erhöhten Honorar unseres Grafikdesigners führen. Der Kunde zögert kurz, möchte dann aber die Mehrkosten in Kauf nehmen, um genau den Look zu bekommen, den er sich vorstellt.

Ich schreibe mir sofort auf, dass ich unbedingt noch heute eine entsprechende Vertragsänderung aufsetzen und abschicken muss.

11:00 Uhr

Ich mache mir noch einen Kaffee. Jetzt, denke ich, könnte ein bisschen Abwechslung nicht schaden. Also setze mich an ein Storyboard für ein anderes Projekt. Das befindet sich noch ganz am Anfang der Entstehungsphase. Also blocke ich mir für nächste Woche einen Tag, um hieran weiterzuarbeiten. An so einem ganzen Tag hoffe ich, dass ich mich richtig ins Thema vertiefen kann und meine Kreativität ordentlich in Fahrt kommt.

11:45 Uhr

Die nächste E-Mail! Diesmal von einem potenziellen Kunden – Kunde B – der mich übers Internet gefunden hat und mit mir besprechen will, wie wir Kursmaterialien für Präsenzschulungen in E-Learning-Kurse umwandeln können. Solche Anfragen bekomme ich häufig, weshalb ich mir irgendwann mal eine Vorlage für die entsprechende Antwort-E-Mail erstellt habe. Ich öffne sie schnell, setze die richtigen Namen und Daten ein und schicke sie ab.

12:00 Uhr

Und direkt weiter zum nächsten Projekt. Wieder eine Besprechung mit einem Kunden – Kunde C. Für ein neues Projekt soll eine Bedarfsanalyse durchgeführt werden. Bevor wir jedoch loslegen können, teilt mir der Kunde mit, dass das Budget für das Projekt gekürzt wurde. Ich werde also wohl Design und Entwicklung selbst machen müssen. Das macht mir aber gar nichts, denn ich freue mich über jede Gelegenheit, dafür bezahlt zu werden, mehr Erfahrung mit Storyline 360 zu sammeln.

Zum Abschluss des Gesprächs gehen wir noch mal gemeinsam den Projektplan durch, legen die nächsten Schritte fest und sind schließlich sogar etwas früher fertig, als ich eingeplant hatte. Jippie!

12:45 Uhr

Zum Glück bin ich mit Kunde C früh fertig geworden. Ich habe einen Mordskohldampf! Für Frühstück war heute keine Zeit. Es waren also nur Kaffee und Adrenalin, die mich bisher am Laufen gehalten haben.  Bevor ich aber in die Küche stürze, stelle ich meinen Skype-Status auf Abwesend und plane, erst mal bis 14 Uhr Mittagspause zu machen. In meinen Jahren als Freiberuflerin habe ich gelernt, dass man genug Pausen einplanen sollte, wenn man nicht mit einem Burnout enden will.

13:30 Uhr

Mit das Beste an der Selbstständigkeit ist, dass man mehr Kontrolle über seinen Tagesablauf hat … zumindest in der Theorie. Ich bin gerade dabei, mir etwas zu Essen zu kochen, da sehe ich eine E-Mail von Kunde B – dem potenziellen Kunden, dem ich heute Morgen geantwortet habe. Er fragt, ob ich um 14 Uhr Zeit für eine kurze Besprechung habe.

Obwohl ich dringend eine Pause bräuchte, sage ich zu. Um ehrlich zu sein, lehne ich Arbeit nur selten ab. Als Freiberufler ist es wichtig, mehrere Aufträge verschiedener Kunden für die nächste Zeit einzuplanen. Wenn dann mal ein Projekt auf Eis gelegt wird (was meistens auch meine Rechnungsstellung nach hinten verschiebt), kann ich an einem anderen weiterarbeiten. So entstehen mir keine Einkommenslücken.

14:00 Uhr

Kunde B hat einen sehr strammen Zeitplan im Kopf, um das bestehende Präsenzmaterial in E-Learning-Material umzuwandeln. Ich soll ihm zehn 30- bis 45-minütige E-Learning-Kurse erstellen, die in nur acht Wochen schon im LMS des Unternehmens verfügbar sein sollen. Ich weiß wirklich nicht, ob ich das schaffen kann. Ich habe noch so viele andere Projekte am Laufen, und Urlaub hatte ich eigentlich auch noch eingeplant. Und Halbgares will ich auch nicht abliefern.

Das muss ich mir gründlich überlegen. Ich sage dem Kunden also, dass ich meine Kapazitäten der nächsten Zeit prüfen muss und mich bis heute Abend zurückmelde. Als Freiberufler sollte man nicht vergessen, dass man sich – anders als Angestellte – seine Projekte aussuchen kann. Man muss keine Riesenprojekte mit unmenschlichen Fristen annehmen. Und wenn man es doch tut, kann man in der Regel einen Eilzuschlag berechnen.

15:00 Uhr

Endlich sitze ich beim Mittagessen! Der Tag fliegt nur so dahin, und um halb vier muss ich schon die Kinder vom Kindergarten abholen. Ich bin zwar sehr dankbar für die Flexibilität der Selbstständigkeit, weil sie mir ermöglicht mehr für meine Familie da zu sein. Der Preis für diese Flexibilität ist allerdings, dass ich ständig am Jonglieren bin. Zeit für konzentrierte Arbeit am Stück zu finden, ist nicht leicht.

16:00 Uhr

Für heute sind keine Kundentermine mehr geplant. Ich kann mich also endlich auf meine To-do-Liste konzentrieren. Auf der steht:

  • Vertragsänderung für Kunde A aufsetzen und abschicken.
  • Kapazitäten ausloten, damit ich Kunde B ein Angebot machen kann.
  • Das Angebot verfassen und an Kunde B schicken.
  • Eine E-Mail an Kunde C schreiben, in der ich die heutige Besprechung und die geplanten nächsten Schritte zusammenfasse.

17:30 Uhr

Ich habe nicht alle Punkte meiner To-do-Liste geschafft, bevor ich zum Abendessen-Machen übergehen muss. Als ich gerade dabei bin, Salat zu schnippeln, klingelt das Telefon. Kunde D ist am Apparat. Vor zwei Wochen habe ich ihm den fertigen, veröffentlichten E-Learning-Kurs geschickt, damit er ihn ins hauseigene LMS hochladen kann. Nun sagt der Kunde, die Kurse werden im LMS weiterhin als noch nicht beendet angezeigt, selbst wenn die Lernenden alle nötigen Folien angesehen haben. Er bittet mich, bei einer Krisensitzung mit dem LMS-Anbieter und sämtlichen Stakeholdern dabei zu sein, um das Problem gemeinsam zu lösen.

18:00 Uhr

Ich klinke mich in die Telefonkonferenz ein. Wir wühlen eine ganze Weile herum, können das Problem aber schließlich isolieren: Es tritt nur auf, wenn eine veraltete Chrome-Version benutzt wird. Zum Glück sagt Kunde D, er kann den Betroffenen helfen, ihren Browser zu aktualisieren. Puh! Krise gerade noch abgewendet!

Dieses Mal ließ sich das Problem leicht lösen, aber der Fall erinnert mich wieder einmal daran, dass meine Kunden auch technischen Support von mir erwarten, wenn mit Kursen, die ich erstellt habe, mal etwas nicht klappt. Das kann ganz schön viel Arbeit bedeuten – besonders, wenn der Kunde hunderte oder gar tausende von Mitarbeitern hat, die auf meinen Kurs angewiesen sind.

20:00 Uhr

Der Tisch ist abgeräumt, die Schüsseln gespült, die Kinder im Bett. Jetzt erstelle ich noch das Angebot für Kunde B und schicke es ab.

22:00 Uhr

Die To-do-Liste ist abgearbeitet, und ich will gerade ins Bad gehen, um mich bettfertig zu machen, da schreibt mir mein Kollege eine Skype-Nachricht zum Projekt für Kunde A. Er bittet mich, kurz eine Qualitätskontrolle der Änderungen zu machen, die er an dem Kurs vorgenommen hat. Na ja, was du heute kannst besorgen … also setze ich mich doch noch mal an den Schreibtisch und öffne den aktualisierten Kurs.

22:30 Uhr

Ich habe ein paar Stellen gefunden, an denen die Navigation hakt. Ich erstelle die entsprechenden Screencasts und schicke sie meinem Kollegen. Ich werfe einen schellen Blick auf meinen Kalender für morgen und atme erleichtert auf: keine Kundentermine! Ich kann also tatsächlich mal das Haus verlassen, ein paar Besorgungen erledigen und mich mit einer Freundin zum Mittagessen treffen.

Unter Leute zu kommen, ist superwichtig, wenn man alleine von zu Hause arbeitet, zumindest wenn man nicht völlig verkauzen will.

23:00 Uhr

Och nee! Siedend heiß fällt mir ein, dass morgen der Letzte des Monats ist. Also noch „Rechnungen schreiben“ auf die Liste für morgen setzen. Schon unter der Bettdecke greife ich noch mal zum Smartphone und reserviere mir ein bisschen Zeit dafür. Und dann setze ich mir noch eine Erinnerung, meinem Steuerberater eine kurze E-Mail zu meiner vierteljährlichen Einkommensteuerzahlung zu schreiben. Diese Buchhaltungsdinge fressen so viel mehr Zeit, als ich mir je hätte vorstellen können!

So, und jetzt Licht aus und Augen zu. Ich muss schließlich genug Schlaf kriegen, um morgen wieder fit zu sein.

Fazit – Tipps für angehende Freiberufler

Wenn ich jetzt zurückblicke, muss ich schon sagen, dass mein Leben als Freiberuflerin recht zermürbend war. Klar war es angenehm, meinen Tagesablauf und meine Projekte selber bestimmen zu können, aber unterm Strich war ich deutlich gestresster als ich es jetzt als Vollzeitangestellte bin. Durch die zusätzliche Arbeit, die Kundengespräche, Projektmanagement und Buchhaltung bedeuten, habe ich ständig meinen Stundensatz angepasst, um Betriebskosten wie Softwarelizenzen und Webhosting, aber auch Dinge wie Krankenversicherung und Altersvorsorge bezahlen zu können. Einige Kunden, besonders neuere, haben nicht verstanden, warum mein Stundensatz höher lag als der anderer Freiberufler. Ich musste also lernen, mich und meine Dienstleistungen gut zu verkaufen, und mir mit jedem Auftrag und jedem Projekt das Vertrauen meiner Kunden – und somit Folgeaufträge – zu erarbeiten.

Es stimmt, dass die Selbstständigkeit einen motivierenden und befreienden Effekt haben kann – aber alles hat seinen Preis. Ich kann mich an keinen Urlaub während dieser fünf Jahre erinnern, in dem ich nicht meinen Laptop dabei gehabt und im Hotelzimmer gearbeitet hätte, während meine Familie irgendetwas Schönes unternommen hat. Ebenso wenig kann ich mich an eine Zeit erinnern, in der ich nicht die Sorge im Hinterkopf hatte, dass die Aufträge plötzlich ausbleiben und ich meine Ersparnisse anzapfen muss, um über die Runden zu kommen. Und egal, wie sehr ich mich bemüht habe, eine durchgehende Arbeitsauslastung zu gewährleisten, immer wieder kam es auch zu Flauten, die an mir und meinen Finanzen gezehrt haben.

Wenn das Freiberuflertum auch nicht das laue Leben war, das ich mir vielleicht erhofft hatte, war es dennoch eine sehr erfüllende Zeit. Nie sonst habe ich so viel gelernt und war ich so stolz auf meine Arbeit. Und nebenbei habe ich zu meiner Freude festgestellt, dass ich über deutlich mehr Belastbarkeit, Kompetenz, Unternehmergeist, Kreativität und Einfallsreichtum verfüge, als ich je von mir geglaubt hatte. Wenn man alles selbst machen muss, hat man schließlich keine andere Wahl, als die Dinge anzupacken und ordentlich hinzukriegen.

Tragen Sie sich auch mit dem Gedanken, sich selbstständig zu machen? Dann empfehle ich Ihnen, sich auch die folgenden Artikel zu Gemüte zu führen, bevor Sie den großen Schritt wagen:

 

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