Ne serait-il pas pratique de pouvoir créer un module et de ne plus jamais avoir à s’en occuper ? C’est le rêve de tout concepteur ! Malheureusement, c’est rarement ce qui se passe en réalité. Le contenu d’un module est rarement à 100% permanent. Cela dit, vous pouvez faire certaines choses lorsque vous créez votre module pour faciliter le processus de maintenance plus tard. Voici quelques-unes de mes astuces préférées.

N’entrez pas trop dans les détails

Lorsque vous incluez des informations susceptibles de changer, vous prenez le risque de devoir mettre à jour votre module plus fréquemment. Par exemple, si vous indiquez le nom du directeur des ressources humaines et que cette personne quitte l’entreprise, vous devrez mettre à jour le module pour ne pas que les apprenants essaient de contacter quelqu’un qui ne fait plus partie de l’entreprise. Au lieu de le nommer, dites simplement aux gens de contacter le directeur des ressources humaines. Et à la place d’indiquer leur adresse e-mail personnelle, fournissez une adresse générique qui sera transmise à toute personne occupant ce poste.

Vous pouvez appliquer la même logique aux dates de lancement des nouveaux produits ou des salons professionnels, qui sont également susceptibles de changer. Au lieu de citer précisément les dates, créez un lien vers une page de votre intranet, par exemple, qui a plus de chances d’être à jour.

Créez une feuille de maintenance pour module

Si vous devez inclure ce type de détails dans votre module, il pourrait être judicieux de créer un document décrivant toutes les informations susceptibles de changer et leur emplacement dans le module. De cette façon, quand il sera temps de mettre à jour le module, il sera plus facile de vérifier que vous n’avez rien oublié. Voici une liste d’éléments à inclure.

Définissez une date d’échéance pour votre module

Si vous savez que certaines informations seront obsolètes à partir d’une certaine date (par exemple, après la sortie d’un nouveau produit), ajoutez un rappel à votre calendrier de travail quelques semaines avant cette date afin de ne pas oublier de mettre à jour le module.

Assurez-vous de choisir des images faciles à remplacer

Les images nécessitent souvent une mise à jour, particulièrement les photos d’employés qui ont quitté l’entreprise ou les logos qui ont été modifiés. Parfois, ces images peuvent tout simplement être supprimées (vous pouvez, par exemple, renoncer totalement aux photos d’employés), mais elles sont parfois nécessaires, comme c’est le cas des logos.

Lorsque vous devez inclure des images pouvant nécessiter une mise à jour, la meilleure chose à faire est de vous assurer qu’elles seront faciles à changer si nécessaire. Avant de créer votre module, déterminez si l’outil que vous utilisez possède des masques de diapositives ou une fonctionnalité de bibliothèque multimédia qui permet de mettre à jour toutes les occurrences d’une image en une seule fois. Si tel est le cas, assurez-vous que votre module soit conçu de manière à vous permettre de tirer parti de ces fonctionnalités le moment venu.

Faites une note explicative pour les activités interactives complexes

Si vous avez passé du temps à créer une activité interactive complexe, écrivez comment vous l’avez construite pendant que c’est encore frais dans votre esprit. Ainsi, si vous devez le mettre à jour ultérieurement, il sera plus facile pour vous, ou pour quelqu’un d’autre, de le faire sans trop de difficulté. Vous pouvez inclure ces informations dans le fichier de projet ou dans la fiche de maintenance, selon ce qui vous convient le mieux !

Pour conclure

Créer des modules qui ne nécessitent jamais d’être mis à jour n’est pas vraiment réaliste, mais en suivant ces conseils simples, vous pouvez réduire les tracas et économiser un peu de temps et d’efforts.

Lorsqu’il est temps de mettre à jour votre module, veillez à consulter cette checklist e-learning afin de ne rien rater d’important.

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