Même si la plupart ne le font pas souvent, tous les services de formation devraient revoir régulièrement leurs modules existants pour s’assurer qu’ils sont à jour et fonctionnent comme prévu.

Il existe plusieurs raisons pour lesquelles cette tâche essentielle est souvent négligée :

1. Le lancement d’un module est généralement considéré comme la dernière étape du processus – la relecture et la mise à jour passent bien souvent à la trappe.
2. Tout le monde est occupé à créer de nouveaux modules.
3. Il y a tellement de modules existants qu’on ne sait pas forcément comment s’organiser pour les garder à jour.

Si vous vous sentez concerné, il est probablement temps de changer vos habitudes. Après tout, si vos formations sont obsolètes ou inutilisables, c’est une perte de temps pour les employés de les suivre. Quand on y pense comme ça, cela met vraiment en évidence l’importance de consacrer du temps à la maintenance des modules.

Pour vous aider à mieux gérer ce processus, je l’ai décomposé en quatre étapes simples et j’ai même inclus quelques conseils pour améliorer vos modules au passage. Regardons ce que cela donne.

1. Faites une liste

Commencez par faire une liste de vos modules existants. Utilisez Google Sheets, une feuille de calcul Excel ou toute autre application avec laquelle vous êtes à l’aise pour vous organiser. Voici quelques éléments que vous voudrez peut-être inclure :

• Titre du module
• Date de publication
• Application de création utilisée
• URL du module publié
• Emplacement des fichiers source
• Actions nécessaires (par exemple, republier, mettre à jour, supprimer ou revoir la conception – nous parlerons plus en détail de ces options dans la section suivante)
• Notes
• Priorité

Voici un exemple de ce à quoi cela pourrait ressembler :

Mon fichier vous plait ? Téléchargez-le pour vous aider à démarrer.

2. Relisez vos modules

Une fois que vous avez dressé votre liste, prenez le temps de relire attentivement vos modules. Assurez-vous que les activités interactives, les animations et les autres éléments du module fonctionnent comme prévu, que le contenu est toujours pertinent et que les visuels sont à jour. Pour une liste complète des éléments à surveiller, utilisez cette ressource pratique : Checklist pour maintenir vos modules e-learning à jour.

Si vous vous rendez compte que certains modules sont défectueux ou obsolètes, vous devez décider s’il est plus simple de les mettre à jour ou de les refaire entièrement. Si le choix n’est pas immédiatement évident, rendez-vous sur cet article pour vous aider à vous décider : Comment savoir s’il vaut mieux mettre à jour un module e-learning ou recommencer ?

Ensuite, mettez à jour la feuille de calcul que vous avez créée dans la section précédente pour inclure les informations sur les étapes suivantes.

3. Planifiez votre travail

Avant de commencer la mise à jour, prenez le temps de planifier votre travail. Regardez votre liste et décidez de l’ordre dans lequel vous devez mettre à jour les modules. Donnez la priorité aux modules essentiels à l’entreprise tels que les modules d’intégration des nouveaux employés, la formation aux logiciels les plus utilisés ou la formation dont vous avez besoin en urgence pour atteindre vos objectifs commerciaux.

Demandez-vous également si vous pouvez faire tout cela vous-même ou si vous devez faire appel à un collègue ou à un freelance (en parcourant cette liste de concepteurs indépendants ou en postant une offre sur notre partie emploi, par exemple).

Décidez si vous souhaitez mettre à jour les modules en une seule fois ou petit à petit. Établissez un calendrier des mises à jour pour maintenir le projet sur la bonne voie et mettez en place des points de contrôle (à l’aide de rappels de calendrier, par exemple) pour vous assurer qu’il progresse.

4. Passez à l’action

Une fois que vous avez établi votre plan d’action, vous pouvez commencer à convertir votre contenu. Voici comment mettre à jour vos modules en fonction de votre décision de republier, mettre à jour, supprimer ou revoir la concevoir.

Republier

Commençons par le cas où le contenu et les visuels du module sont à jour mais qu’il ne fonctionne plus car il inclut du contenu Flash qui n’est plus pris en charge par la plupart des navigateurs. Si vous avez créé le module dans Storyline 1, Storyline 2, Studio ’09 ou Studio ’13, il vous suffit de mettre à niveau votre module vers Articulate 360 (qui inclut à la fois Storyline 360 et Studio 360) ou Storyline 3. Ces deux options vous permettent de convertir facilement les contenus un peu anciens, afin qu’en quelques minutes vos anciens modules fonctionnent sur tous les navigateurs. Nous avons rendu la mise à niveau très facile. Suivez simplement les étapes décrites ici :

• Mettre à jour un module vers Storyline 360
• Mettre à jour un module vers Storyline 3
• Mettre à jour un module vers Presenter 360
• Mettre à jour un quiz vers Quizmaker 360
• Mettre à jour des activités interactives pour Engage 360

Une fois que vous avez mis votre module à jour, assurez-vous de le republier et de le télécharger à nouveau sur votre plateforme de formation en ligne (LMS) ou sur votre site Web.

Mettre à jour

Parcourez et modifiez le module en fonction des notes prises lors de votre relecture. Cela peut inclure la mise à jour des visuels, la réécriture de certains contenus ou la résolution de problèmes techniques mineurs.

Et consultez cet article pour obtenir des conseils sur la façon de mettre à jour rapidement la conception de vos anciens modules : 4 façons simples et rapides de relooker vos anciens modules Storyline.

Supprimer 

Même si vous n’avez plus besoin d’un module, regardez les diapositives et voyez s’il y a quelque chose que vous pouvez réutiliser : un visuel, une activité interactive sympa, etc. Si c’est le cas et que vous utilisez Storyline 360, vous pouvez enregistrer ces diapositives en tant que modèle Storyline à importer ultérieurement ou utiliser les diapositives d’équipe pour les partager facilement avec vos collègues. Lorsque vous avez terminé votre relecture, supprimez le fichier et passez à un autre.

Si supprimer un module vous angoisse un peu – même si vous savez que c’est un peu irrationnel – faites comme moi et conservez une sauvegarde du fichier source dans un dossier « archives » au cas où vous voudriez revoir ce contenu un jour. 

Revoir la conception

Si les fichiers source de votre module ne sont plus disponibles ou si le contenu est vraiment obsolète, vous devrez peut-être revoir la conception du module.

Lorsque vous devez refaire la conception, commencez par décider quelle application utiliser. Voici un article qui peut vous aider à passer à l’action : Rise 360 ou Storyline 360 : lequel utiliser pour votre projet ?

Ensuite, posez-vous des questions comme celles-ci : 

• Quels changements de contenu doivent être effectués ?
• Quels nouveaux visuels sont nécessaires ?
• Y a-t-il des vidéos à mettre à jour ?
• Ce contenu serait-il mieux divisé en plusieurs modules plus courts ?

Ressources complémentaires

J’espère que ces étapes vous permettront, à vous et à votre équipe, de rester organisé et de maintenir votre contenu à jour plus facilement.   

Et au cas où vous auriez oublié de mettre en signet les articles utiles mentionnés plus haut dans cet article, les voici à nouveau :

• Checklist pour maintenir vos modules e-learning à jour
• Modèle de tableau pour la mise à jour des modules e-learning
• Comment savoir s’il vaut mieux mettre à jour un module e-learning ou recommencer ?
• 4 façons simples et rapides de relooker vos anciens modules Storyline.
• Rise 360 ou Storyline 360 : lequel utiliser pour votre projet ?

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