Repensez à la dernière fois que vous avez débuté un nouvel emploi et suivi votre formation d’intégration. Avez-vous eu l’impression d’être submergé par l’énorme quantité d’informations à retenir ? Commencer un nouveau travail est déjà compliqué en soi… Si vous ajoutez à cela une pile de documents à lire et à digérer, cela peut devenir réellement angoissant.

Alors plutôt que d’inonder les nouveaux employés avec des tonnes de contenus, rationalisez le matériel dont vous disposez. Vous devez concevoir une formation qui leur permette d’éviter les erreurs de débutants et de se concentrer sur les tâches spécifiques et les informations clés dont ils ont besoin pour réussir leurs premiers jours de travail. La mise en place d’un réel programme d’intégration présente des avantages indéniables : cela permet aux nouveaux employés de devenir plus rapidement productifs, et à l’entreprise de gagner du temps et de l’argent.

Voici une liste d’idées pour vous aider à concevoir une formation réellement efficace pour les nouveaux employés.

Présentation de l’entreprise

Culture et valeurs : incluez une description de la culture de l’entreprise. Est-ce une entreprise avec une ambiance de travail décontractée ou est-ce un lieu de travail plus conservateur ? Vous pouvez également parler des valeurs de l’entreprise, de sa vision du leadership ou de ses missions, par exemple.

Histoire de l’entreprise : soyez bref et pertinent pour l’historique de l’entreprise. Racontez comment l’entreprise a été fondée si cela est pertinent et  donnez un rapide historique des événements clés de son histoire.

Organigramme : expliquez aux nouveaux employés comment l’entreprise est  structurée. Vous pouvez mettre un organigramme ainsi que des descriptions des différentes équipes et de leurs fonctions principales. Vous pouvez mettre aussi les noms et les coordonnées des personnes clé de chaque équipe.

Direction : vous pouvez inclure dans votre formation de courtes biographies des membres de l’équipe de direction.

Horaires de travail et absences

Horaires de travail : indiquez clairement les horaires de travail. En fonction de l’entreprise et du métier, les plannings seront plus ou moins imposés. Un employé de bureau peut avoir des plages de travail principales quand un employé dans la grande distribution ou la vente aura un planning qui change toutes les semaines. Vous pouvez être également appelé à expliquer comment entrer et sortir des locaux.

Absences et congés : vous devez parler de ce qui concerne les absences, les RTT, les vacances ou encore les congés maladie et maternité. Décrivez les processus de demande.

Divers : pensez également à parler des pauses et des repas et de toute autre règle en rapport.

Rémunération

Période de paie : utilisez cette section pour informer les employés du mode de versement des salaires et de la période de paie. Indiquez-leur les formalités administratives, le cas échéant.

Notes de frais : décrivez la politique de l’entreprise en matière de remboursement des notes de frais et des frais de déplacement. Expliquer les règles principales et les instructions pour soumettre ses dépenses.

Primes, commissions et augmentations : si votre entreprise a une politique de primes ou des commissions, vous pouvez décrire comment ces systèmes fonctionnent. Vous pouvez également parler des évolutions de carrière possibles au sein de l’entreprise.

Avantages sociaux

Mutuelle d’entreprise : fournissez des informations et des détails sur la politique de l’entreprise en matière de santé. S’il y a des formalités à régler pour en bénéficier, indiquez ces informations dans la formation.

Plan d’épargne : informez les employés des plans d’épargne proposés par votre société. S’ils doivent s’inscrire, faites-leur savoir quelles démarches accomplir.

Divers : si votre entreprise offre d’autres avantages tels que des opportunités de développement de carrière, des formations, ou encore un comité d’entreprise qui propose des rabais pour les employés ou des tarifs préférentiels, expliquez à vos employés comment en profiter.

Logiciels et applications

Outils de communication : vous devez indiquer aux nouveaux employés comment utiliser les outils de communication de la société, comme les e-mails et les téléphones. Si vous utilisez d’autres outils de communication tels que Skype ou Slack, expliquez à vos apprenants comment accéder à ces outils et comment les prendre en main.

Logiciels et matériel informatique : dans votre formation, vous pouvez inclure des instructions relatives à l’utilisation des logiciels, des sites ou des outils utilisés dans l’entreprise.Vous pouvez y mettre aussi les fonctionnements des imprimantes, des photocopieuses ou tout autre équipement.

Politique d’entreprise

Sécurité : indiquez tout ce que les employés doivent savoir sur la sécurité. Vous pouvez expliquer où se garer, comment accéder au bâtiment, les codes, les clés ou les badges d’employés.

Formation conformité : si votre entreprise a une formation sur la conformité que tous les employés doivent suivre, indiquez comment et quand accéder à cette formation.

Informations complémentaires

Foire aux questions : ajoutez une liste de questions fréquentes. Demandez à l’équipe des ressources humaines pour savoir quelles questions inclure ici.

Contacts : incluez les informations de contact pour les personnes que les nouveaux employés doivent connaître. Vous devriez également fournir les coordonnées des personnes à contacter en cas de questions supplémentaires.

Évaluation du module d’intégration

Terminez votre formation d’intégration des nouveaux employés avec une brève enquête. Encouragez-les à donner leur avis sur les informations qui, sont manquantes ou inutiles. Utilisez ces suggestions pour apporter des améliorations et mettre à jour vos modules.

Module d’exemple

Vous avez besoin de plus d’inspiration ? Découvrez cet exemple de module d’intégration pour les nouveaux employés pour avoir plus d’idées sur la manière de structurer et d’organiser votre contenu : Module d’intégration.

J’espère que cet article vous a inspiré et vous a donné plus idées sur le contenu d’un module d’intégration. Y a-t-il, à votre avis, autre chose à ajouter à cette liste ? Dites-le moi dans les commentaires ci-dessous.

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