Les réunions de lancement de projet sont une partie importante du processus de création de modules e-learning. C’est la première fois que vous rencontrez les parties prenantes, les experts métier et toute autre personne impliquée dans votre projet pour faire avancer les choses. Mais cette rencontre est plus qu’une simple formalité. C’est une première étape cruciale dans le démarrage de votre projet e-learning. Pour que tout démarre du bon pied, il est important d’utiliser ce temps à bon escient. Dans cet article, je vais vous parler de six aspects dont vous devriez discuter pour un lancement de projet réussi. 

1. Identifier qui aura le dernier mot 

L’identification des principales parties prenantes est un élément essentiel de tout projet réussi. Il n’y a rien de pire que de passer des semaines à concevoir un module, de l’annoncer comme étant prêt à être déployé, puis d’entendre quelqu’un de dire : « Maintenant, envoyons-le à Olivier pour qu’il puisse le relire et nous donner son avis. »

Pour éviter cette situation, vous voulez savoir dès le départ qui est responsable de la validation finale du projet. Prenez contact avec cette personne et découvrez ses critères, puis demandez-lui de relire votre projet régulièrement. Faire cela en amont permet d’économiser du temps et de l’argent plus tard.

2. Se mettre d’accord sur les livrables 

Les principaux livrables du projet peuvent varier d’un projet à l’autre en fonction de divers facteurs, tels que l’outil auteur e-learning que vous utilisez, le niveau de complexité du module, etc. Par exemple, si votre client souhaite utiliser une application comme Rise 360, vous savez que vous pouvez vous passer de la création d’un prototype parce qu’avec Rise 360, la conception visuelle et les fonctionnalités sont déjà créées pour vous et tout ce que vous avez à faire est de choisir les couleurs et les polices, ce qui vous fait gagner beaucoup de temps.

Prenez le temps de discuter avec votre client et décidez quels livrables ont du sens pour son projet. Peut-être qu’il n’a pas besoin d’un prototype ou d’un storyboard, mais de cycles de relecture supplémentaires. Peu importe ce que vous décidez tant que vous êtes sur la même longueur d’onde dès le départ. Une fois que vous avez pris une décision, assurez-vous de la noter et de la classer pour éviter le travail supplémentaire, le gaspillage de ressources et la frustration. Une fois que vous avez défini les livrables, il est temps de penser au calendrier.

3. S’engager sur un calendrier

Le calendrier du projet est important car il indique quand vous remettrez les livrables au client. Travaillez directement avec votre client pour construire ce calendrier, et si vous y apportez des modifications plus tard, assurez-vous de le mettre immédiatement au courant.

Lorsque vous travaillez sur un calendrier de projet réaliste et réalisable, vous devez :

• Identifier les dates de rendu de vos principaux livrables
• Noter tous les projets ou ressources liés appartenant à d’autres équipes qui devront être terminés avant le lancement du module
• Prévoir les dates des étapes importantes et le moment où vous prévoyez d’avoir terminé le projet
• Inclure les dates limites pour les éléments que le client doit vous fournir, afin qu’il connaisse ses responsabilités
• Inclure les dates auxquelles les retours des clients doivent être terminés
• Prévoir du temps pour les modifications après chaque étape de relecture
• Prévoir également du temps à la fin des grandes phases pour anticiper tout problème ou événement inattendu, car aucun projet ne se déroule jamais à 100 % comme prévu

Une fois que vous avez défini votre calendrier, faites-en un compte rendu écrit et partagez-le avec votre équipe avec la liste des livrables du projet pour une meilleure visibilité du projet. Une fois que vous avez défini votre calendrier, il est temps de considérer vos apprenants et leurs besoins.

4. Penser au public 

La pierre angulaire de tout projet e-learning réussi est une analyse approfondie du public. Une analyse du public en e-learning est une analyse poussée du travail et du contexte des apprenants. Elle vous apprend qui vous formez et des informations importantes, comme ce que votre public sait déjà et la meilleure façon de communiquer avec lui. Par exemple, quel est leur niveau de connaissance préalable ? Et y a-t-il des considérations liées à la culture de votre public dont vous devriez être au courant ? Si tel est le cas, le savoir dès le départ vous aidera à concevoir un module e-learning inclusif qui touchera l’ensemble de votre public.

C’est également important de garder à l’esprit que bien qu’une analyse du public soit essentielle, elle ne peut pas parfaitement rendre compte de la réalité du public. Par exemple, un apprenant peut avoir un handicap invisible dont il n’a pas souhaité informer son employeur. Dans ce cas, vous ne serez pas non plus conscient de ce handicap et ne pourrez pas en tenir compte lors de la création du module. C’est pourquoi il est recommandé de toujours concevoir des modules accessibles. Cela garantit que tous les apprenants ont un accès égal au contenu de votre module.

5. Clarifier les objectifs d’apprentissage

Une fois que vous avez réfléchi à qui sont vos apprenants et comment concevoir un module accessible, il est temps d’approfondir et d’identifier les objectifs d’apprentissage. Une bonne façon de commencer est de répondre à ces trois questions :

• Qu’est-ce qui doit être appris ? (Que doivent-ils être capables de faire après avoir suivi la formation ?)
• Que doivent-ils savoir avant de pouvoir commencer ? (Quel niveau de connaissances est requis pour comprendre le contenu du module ?)
• Comment mesurerez-vous s’ils ont appris ce que vous vous proposez de leur enseigner ? (En leur demandant de passer un contrôle des connaissances ? En leur demandant d’effectuer une démonstration ?)

Après avoir identifié et rédigé les objectifs d’apprentissage, assurez-vous de les faire approuver par vos principales parties prenantes et par les experts métiers. Les objectifs d’apprentissage déterminent le contenu que vous incluez dans votre module, il est donc important d’obtenir l’adhésion dès le départ pour éviter que le projet ne sorte du périmètre défini.

6. Réfléchir aux questions techniques  

Les exigences techniques des modules e-learning peuvent varier considérablement d’un projet à l’autre, il est donc important de les connaître avant de se lancer.

Voici quelques bonnes questions à poser :

• Les apprenants ont-ils accès à la technologie dont ils ont besoin pour suivre le module (par exemple, un ordinateur, un smartphone ou une tablette) ?
• Ont-ils des écouteurs ou un haut-parleur pour écouter de l’audio ?
• Avez-vous besoin d’avoir un suivi de la progression et la complétion du module ?
• Comment l’apprenant accèdera-t-il au module (LMS, service d’hébergement de vidéo, navigateur internet, etc.) ?
• Les apprenants disposent-ils d’une connexion Internet haut débit ? 

Trouver des réponses à ces questions vous aidera à identifier les problèmes potentiels que les apprenants pourraient rencontrer. Une bonne pratique consiste à identifier le pire des cas et à construire votre formation de manière à garantir qu’elle fonctionnera même si cela se produit. Après tout, un module n’est réussi que si les apprenants peuvent y accéder ! 

En conclusion

Comme vous pouvez le voir, il y a beaucoup de choses à considérer lors du lancement d’un projet e-learning et ce sont toutes des pièces importantes du puzzle. Et même si cela peut sembler beaucoup, parler de ces six points lors de votre réunion de lancement vous assurera de prendre un bon départ.

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Et voici quelques modèles utiles :

• Planning projet e-learning au format Excel
• Plan de gestion de projet e-learning au format Word
• Modèle de tableau Excel pour calculer la durée d’un module e-learning
• Document de cadrage pour un projet e-learning

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