Être seul à gérer un département de formation s’accompagne de nombreuses responsabilités, mais aussi de quelques avantages intéressants. Par exemple, vous êtes plus susceptible d’avoir la liberté d’expérimenter des solutions de formation créatives. L’inconvénient, c’est quand c’est le manque de temps ou de ressources qui vous oblige à être créatif.

Pour survivre et surtout réussir en tant que service formation quand on est tout seul, il faut être à la fois un leader visionnaire, un travailleur responsable, un bon communicant et un maître d’œuvre efficace.

Cela semble être un sacré défi, n’est-ce pas ? Ne vous inquiétez pas ! Pour affronter tout cela, il y a quatre compétences essentielles que vous voudrez développer en premier. En vous concentrant sur ces quatre domaines, vous serez mieux à même de gérer votre charge de travail, de profiter pleinement des avantages de votre indépendance et d’apprendre à vous épanouir dans votre poste.

1. Gérez votre temps

Lorsque vous êtes responsable de tout, de l’organisation des séminaires au dépannage du LMS, vous pouvez avoir l’impression d’être entraîné dans un million de directions différentes. C’est épuisant. Alors, comment mieux gérer votre temps?

Calculez votre temps de travail

Suivre son temps de travail pour chaque tâche peut sembler chronophage et rébarbatif au départ. Après tout, il faut de la discipline pour suivre toutes vos activités sur une longue période. Mais en faisant cela, vous aurez une connaissance précise de ce que vous faites réellement au travail et des tâches qui vous prennent le plus de temps. Je trouve que les applications de suivi du temps sont utiles, mais vous pouvez également utiliser une feuille de calcul ou même un stylo et une feuille peuvent faire l’affaire. Vous pouvez décider quelle méthode vous convient le mieux.

Vous devez noter tout ce qui se passe pendant votre journée de travail, y compris les réunions, les appels téléphoniques, les conversations informelles, et le temps qu’il vous faut pour effectuer des tâches liées aux projets, créer les modules, gérer les retours et les demandes des parties prenantes et pour dépanner le LMS. Après quelque temps, vous devriez commencer à voir des tendances indiquant combien de temps vous consacrez à produire des résultats… et combien de temps vous consacrez à des tâches moins productives.

Fixez des limites 

Rien ne perturbe mieux une organisation pourtant bien ficelée que les interruptions permanentes. Si laisser la porte de votre bureau ouverte vous permet effectivement d’améliorer l’esprit d’équipe, cela vous desservira si vous ne pouvez pas réellement faire votre travail !

Si votre bureau ressemble à un hall de gare, il est peut-être temps de fixer des limites en programmant des heures de la journée où vous êtes disponibles pour répondre aux demandes de vos collègues.

Gérez les distractions

Des outils comme MS Teams ou Slack, les e-mails, les SMS, les appels téléphoniques et les réseaux sociaux peuvent tous permettre d’augmenter votre productivité, mais ils peuvent également vous rendre moins productif si vous vous laissez envahir. 

Ce qui a tendance à épuiser mentalement les personnes qui travaillent seules, c’est le changement constant de contexte. Lorsqu’une personne arrive dans votre bureau pour parler de son projet, vous devez passer très rapidement à ce projet et laisser tomber ce que vous étiez en train de faire pour donner à la personne toute votre attention. Vous pourriez avoir l’impression qu’être constamment connecté démontre votre valeur en tant qu’employé et montre à quel point vous êtes soucieux des besoins de chacun, mais le fait de vous rendre disponible à tous et à tout instant risque de vous empêcher de bien gérer les priorités et les attentes des uns et des autres.

En plus donc de fixer des moments où vous êtes disponibles pour les autres, tenez compte des points suivants :

• Utilisez les fonctions de notification de votre smartphone pour désactiver les notifications aux heures où vous êtes susceptible d’être plus productif ou au contraire quand vous risquez d’être facilement distrait.
• Prévoyez du temps pour progresser chaque jour. Déconnectez-vous pour pouvoir être plus créatif ou pour effectuer un travail précis qui vous donne un sentiment d’accomplissement.
• Utilisez la fonction « mettre en attente » de votre messagerie pour programmer le moment où vous répondrez aux e-mails.
• Prévoyez du temps pour écouter votre messagerie vocale, pour rappeler les personnes et garder votre planning organisé.

2. Rationalisez votre flux de travail

Être un service de formation composé d’une seule personne nécessite beaucoup de flexibilité et de créativité de votre part, ce qui signifie que vous vous adaptez constamment à l’évolution des besoins et des priorités. Il est également probable que tout le monde attend de vous le même niveau de soin et de détail que si vous étiez une équipe complète. C’est pourquoi la rationalisation de votre flux de travail est une nécessité absolue. Voici quelques façons de commencer à développer cette compétence dès maintenant.

Utilisez à bon escient les modules prêts à l’emploi

Lorsque vous travaillez seul, vous avez généralement une longue liste de projets en attente. Si vous travaillez en anglais et que l’un de ces projets concerne un sujet classique en entreprise, comme la gestion du temps ou la sécurité de l’information, ne perdez pas de temps à créer ce contenu à partir de zéro. Au lieu de cela, gagnez du temps en utilisant un module déjà construit.

Si vous êtes abonné à Articulate 360, nous avons rendu l’accès aux modules prêts à l’emploi super simple ! Rise 360 contient des templates de modules prêts à l’emploi que vous pouvez simplement personnaliser avec votre logo et déposer sur votre LMS. Ces templates sont des modules complets remplis de contenus de formation riches et engageants conçus par des professionnels de la formation. Les modules avec du contenu réel couvrent de nombreux sujets courants, tels que la gestion des réunions difficiles, le harcèlement au travail ou la sécurité des informations.

Utilisez des templates

Vous avez besoin de donner rapidement à votre module une apparence professionnelle et vous n’êtes pas un professionnel de la conception graphique ? Utilisez un template !

Articulate 360 vous donne accès à de nombreux templates de modules, notamment :

• Des templates de diapositives Storyline 360 conçus par des professionnels dans Content Library 360 pour aider vos projets Storyline à être visuellement cohérents. Choisissez parmi des thèmes sombres ou clairs et téléchargez l’ensemble d’un template au complet ou seulement certaines diapositives, en fonction de vos besoins. Chaque activité interactive est déjà programmée pour que vous puissiez démarrer en un clin d’œil !
• Des templates avec des blocs textes et images déjà intégrés dans Rise 360. Remplacez simplement le contenu et les images provisoires par les vôtres, et suivez les idées de textes intégrées au template pour gagner beaucoup de temps de conception !

Vous n’êtes pas encore abonné à Articulate 360 ? Explorez ce blog qui regorge d’exemples et de templates gratuits que vous pouvez télécharger et personnaliser pour vos projets.

Créez une charte graphique pour les modules personnalisés

Avez-vous déjà travaillé sur une série de modules personnalisés qui devaient avoir la même apparence et le même fonctionnement d’un modules à l’autre ? Si c’est le cas, vous avez peut-être trouvé frustrant de terminer un module et de devoir revenir en arrière pour modifier tous ceux que vous avez développés auparavant pour vous assurer qu’ils ressemblent et agissent comme celui que vous venez de terminer.

Pour éviter cette perte de temps, essayez de créer une charte graphique dès le début d’un projet. Une charte graphique vous aide à anticiper de nombreuses discussions de conception qui peuvent ralentir la progression lorsqu’elles se produisent trop tard dans le processus de développement. Lorsque vous et vos parties prenantes vous accordez tôt sur l’apparence et le fonctionnement de certains types d’interactions, vous pouvez être beaucoup plus rapide et plus méthodique dans la manière dont vous assemblez votre ou vos modules.

3. Communiquez efficacement

Lorsque vous êtes un service de formation composé d’une seule personne, une grande partie de votre travail consiste à échanger avec les parties prenantes et les responsables. Ils sont, comme vous, très occupés. Ils ont besoin que leur temps soit utilisé de manière productive. Que pouvez-vous faire pour vous assurer que le temps que vous passez avec eux soit bien utilisé ?

Faites votre travail

Venez aux réunions bien préparé avec des questions ou des réponses si nécessaire. Anticipez les prises de décision complexes qui pourraient ralentir votre élan et réfléchissez à d’autres options à l’avance pour permettre à la réunion de rester efficace.

Sachez négocier intelligemment 

Les parties prenantes des projets demandent souvent des changements de dernière minute sans se rendre compte qu’elles ouvrent une boîte de Pandore ! Au lieu de voir vos deux seules options comme accepter ou rejeter leurs demandes, considérez cela comme une chance d’aider les parties prenantes à faire des choix plus éclairés. En étant pédagogue pendant la négociation, clarifiez que ce n’est pas que vous ne pouvez pas faire ceci ou cela avant la date fixée, c’est que cela va avoir un coût que vous pouvez évaluer.

Non seulement mener ce genre de négociation améliore la communication mais cela vous aide à être perçu au fil du temps comme un professionnel qui cherche des solutions.

4. Sachez vous vendre

Lorsque vous travaillez sans collègues, les autres peuvent avoir l’impression que le travail se fait tout seul. Sans quelqu’un qui connaît les mécanismes quotidiens de votre travail, l’ensemble du processus de création de modules pourrait ne pas être apprécié par les collègues extérieurs à votre service. Même votre supérieur hiérarchique n’a peut-être aucune idée de ce que vous faites réellement. Voici quelques idées à considérer pour vous aider à montrer votre profil et à brosser un tableau plus clair de ce que vous apportez à l’entreprise.

Rendez votre processus plus transparent

Vos clients internes (ou externes) n’ont peut-être pas la moindre idée de ce qu’implique la création d’un module e-learning. Lorsqu’il est encore tôt dans le planning du projet, expliquez-leur votre processus de conception et de développement. Utilisez un module existant comme étude de cas pour les aider à visualiser ce que vous faites. Vous pouvez même les guider dans la chronologie du projet et mettre en évidence les parallèles entre l’exemple de projet et le nouveau projet.

Mesurez (et partagez) vos résultats

Que vous en soyez conscient ou non, l’impact de votre travail sur les résultats de l’entreprise est mesuré. Vous souvenez-vous de ce module de formation à la vente que vous avez créé le trimestre dernier ? Cela a peut-être eu un impact positif sur les chiffres de vente de ce trimestre. Et qu’en est-il de ce projet sur la sécurité au travail sur lequel vous avez travaillé l’année dernière ? Je parie que quelqu’un suit le nombre d’incidents de sécurité.

Lorsque vous êtes seul à gérer un service de formation, il se peut que vous n’ayez personne qui défende vos intérêts ou défende l’intérêt de la formation pour l’entreprise. Que pouvez-vous faire pour remédier à cela ? Vous devez apprendre à défendre votre travail ! Organisez-le en fonction des mesures qui comptent pour votre employeur. Prenez le temps d’adapter votre travail pour qu’il permette d’obtenir des résultats de performance concrets, puis partagez ces victoires avec les équipes concernées ainsi qu’avec votre propre hiérarchie.

Pour aller plus loin

Ce n’est pas toujours facile d’être seul à gérer un service. Mais j’espère que ces conseils vous mettront sur la voie du succès en solo.

Si vous cherchez encore plus d’idées pour vous aider à réussir en tant que professionnel du e-learning, consultez ces articles : 

• 5 compétences essentielles pour créer de meilleurs modules e-learning
• 6 façons d’améliorer vos compétences en e-learning
• Voici des astuces pour devenir un meilleur concepteur e-learning

Comment réussissez-vous en gérant seul le service formation ? Quelles compétences auriez-vous aimé avoir lorsque vous avez commencé à ce poste ? Partagez vos idées avec nous dans un commentaire !

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