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Comment réaliser facilement un tutoriel pour logiciel

Comment réaliser facilement un tutoriel pour logiciel

Les développeurs e-learning sont souvent amenés à créer des modules pour apprendre aux apprenants à utiliser des logiciels. La plupart du temps, nous avons besoin d’un outil de capture vidéo d’écran pour créer notre tutoriel de logiciel (ou créer un didacticiel pour une application ou un site web). Mais si vous avez déjà enregistré un tutoriel pour un logiciel, vous savez qu’il y a pas mal de choses à préparer avant de se démarrer. Il suffit rarement d’avoir juste à lancer l’enregistrement et filmer la séquence: si vous voulez que le résultat soit vraiment pro et soigné, il y a tout un processus à mettre en place.

À quoi faut-il donc penser ? Eh bien, à pas mal de choses ! Pour que vous compreniez bien comment se déroule le processus, je vais utiliser un exemple concret.

Imaginons que vous êtes concepteur pédagogique pour une société appelée SogéFirm. Une des dirigeantes, Lila, vous a demandé de former les représentants du service client sur la base de données clients de l’entreprise, SogéData. C’est votre premier tutoriel pour un logiciel et vous avez hâte de vous y mettre, même si vous êtes un peu nerveux !

Vous avez choisi Articulate Storyline 2 pour réaliser vos enregistrements, donc je ne vais pas détailler ici l’étape de sélection de l’outil d’enregistrement. À la place, je vais me concentrer sur le processus que je vous conseille d’utiliser pour réaliser votre tutoriel.

Définissez le périmètre de votre tutoriel

La première chose à faire est de définir quelles tâches vous allez devoir expliquer dans votre tutoriel. La plupart des applications, des sites et des logiciels permettent de réaliser plusieurs actions différentes, c’est pourquoi il est indispensable de délimiter précisément quelles tâches demandent à être explicitées et simulées dans votre module.

Pour cette étape, je vous conseille de discuter directement avec les personnes concernées pour savoir ce qui doit être couvert dans votre module. Une fois les différentes tâches identifiées, vérifiez si l’éditeur du logiciel a fourni des tutoriels ou de la documentation en ligne pour expliquer ces actions. La plupart du temps, pour les logiciels connus, vous trouverez sans souci ce genre de matériel ; si c’est le cas pour votre logiciel, ne perdez pas de temps à refaire ce qui est disponible !

Reprenons notre exemple. Vous avez donc discuté avec Lila pour savoir ce que les apprenants devaient savoir faire grâce à votre module. Elle souhaite que vous leur montriez comment utiliser le logiciel SogéData pour :

  • Faire une recherche dans la base de données
  • Ajouter un nouveau client
  • Modifier une fiche client
  • Supprimer un client de la base

En discutant avec elle, vous apprenez également que le logiciel a été conçu en interne et qu’il n’y a pour ainsi dire pas de documentation ni de tutoriel qui expliqueraient comment accomplir ces tâches. La prochaine étape consiste donc à identifier précisément où l’utilisateur doit cliquer dans le logiciel pour réaliser chacune de ces tâches. Et pour faire cela, une étape obligatoire : l’analyse de tâches !

Analysez les tâches

Dans certains cas, vous connaîtrez peut-être déjà la succession de clics nécessaires pour accomplir une tâche donnée. Lorsque ce n’est pas le cas, vous devrez vous rapprocher d’un expert métier (ou SME) qui connaît les pas à pas de chaque procédure. Ainsi, vous pourrez déterminer la procédure de chaque tâche à accomplir dans le logiciel.

Quelques conseils à retenir lorsque vous rencontrez le SME qui vous guidera tout au long du processus :

  • Préparez une liste des procédures à détailler. Ne faites pas perdre de temps au SME (ni à vous !) : préparez donc la liste de ce que vous avez besoin que l’expert vous montre. Encore mieux : envoyez-lui cette liste avant de le rencontrer.
  • Faites une capture vidéo d’écran de la rencontre. Pour cela, il peut être plus simple de programmer cette rencontre dans votre bureau pour pouvoir utiliser votre ordinateur où est déjà installé un outil d’enregistrement. Si ce n’est pas possible, vous pouvez télécharger gratuitement un logiciel de capture vidéo sur l’ordinateur du SME. Vous pouvez également utiliser Google Hangout ou tout autre logiciel de visioconférence pour enregistrer l’écran et tout ce que vous dira le SME. Faites comme cela vous arrange mais le point à retenir c’est qu’il faut toujours enregistrer cette réunion avec l’expert métier. Vous pourrez ensuite y revenir plus tard et ce sera très utile pour analyser chaque étape des procédures.
  • Posez des questions. N’ayez pas peur de poser toutes les questions qui vous semblent pertinentes. En tant que concepteur de formation, vous devez rassembler le maximum d’informations pour comprendre pourquoi chaque procédure a été mise en place. De cette façon, vous pourrez répondre à toutes les questions de vos apprenants et leur fournir des informations pertinentes. Même dans le cadre d’une formation sur un logiciel, il peut être utile de construire des scénarios qui soient représentatifs de l’utilisation du logiciel dans la vie réelle. Lorsqu’une formation est ancrée dans le réel, les apprenants la suivent plus volontiers jusqu’au bout.

Retour chez SogéFirm. Lila vous met en contact avec Franck, un des responsables du service client, qui est le plus à même de vous guider dans le logiciel SogéData et qui sera donc votre expert métier. Vous proposez à Franck  une réunion dans votre bureau pour qu’il vous guide pour chaque procédure du logiciel, en vous montrant toutes les étapes pas à pas pendant que vous enregistrez l’écran. Pendant qu’il vous explique chaque action (clic ou frappe), posez un maximum de questions comme :

« Que se passe-t’il si on oublie d’entrer cette information ? »

« Quelles sont les choses importantes à retenir pour cette tâche ? »

« Quel serait le pire scénario si quelqu’un se trompait lors de cette étape ? »

Vous devez poser ce genre de questions pour collecter toutes les informations essentielles à transmettre aux apprenants.

Décrivez précisément les procédures analysées

Une fois que vous avez identifié le pas à pas de chaque procédure, rassemblez-les dans un simple document qui liste clairement chaque étape des procédures. Personnellement, je mets tout ça dans un tableau.

N’hésitez pas à rajouter les informations complémentaires que vous avez obtenu en discutant avec le SME.

C’est un document simple mais que je trouve très utile comme aide-mémoire et au moment de l’enregistrement, je peux facilement suivre les procédures pas à pas. Vous pouvez également transformer ce document en aide-mémoire pour vos apprenants.

Revenons à notre exemple. Après votre réunion avec Franck, vous regardez ce que vous avez enregistré pour décrire chaque procédure du logiciel, étape par étape.

Après avoir été décomposée en étape, chaque tâche devrait ressembler à ça :

Nom de la tâche Déclencheur de la tâche Étapes Info complémentaires
Ajouter un nouveau client. Un client appelle et il n’y a pas de fiche client à son nom. 1. Se rendre sur la page d’accueil de SogéData.

2. Cliquer sur l’onglet Clients

3. Sélectionner Créer un nouveau client dans le menu déroulant.

4. Entrer les données client dans les champs requis.

5. Cliquer sur le bouton Créer

Toutes les données doivent être remplies dans les champs du formulaire. Si ce n’est pas fait, il y a un message d’erreur au moment où on clique sur Créer.

Après la création du nouveau client, une fenêtre pop-up s’ouvre pour confirmer la création du compte client.

Préparez vos données

Vous approchez du but : vous êtes presque prêt à enregistrer. Mais avant de vous lancer, vérifiez que vous avez toutes les informations, les autorisations et les outils nécessaires pour enregistrer votre tutoriel. Voici ce qu’il vous faudra avant de pouvoir démarrer l’enregistrement :  

  • Vous devez avoir accès à une version « test » du logiciel pour vous permettre de réaliser toutes les procédures sans modifier les données réelles de l’entreprise.
  • Il vous faut également un compte d’accès au logiciel avec les mêmes autorisations et les mêmes options que vos apprenants.
  • Enfin, vous aurez besoin de données à entrer dans le logiciel pour réaliser vos procédures.

Chez SogéFirm, c’est Clémence, du service informatique qui va vous donner l’accès à une version « test » du logiciel SogéData. Elle vous crée également un compte fictif avec les mêmes droits d’administrateur que les représentants du service client. Comme cela, votre interface sera exactement la même que la leur et vous aurez les mêmes possibilités. Dans cette version du logiciel, vous pouvez créer, modifier et supprimer des clients sans modifier les données réelles de l’entreprise.

Préparez l’enregistrement

Bien ! Il ne vous reste plus qu’à préparer votre cadre, c’est-à-dire, votre écran. Votre bureau doit être parfaitement rangé, professionnel et sans données personnelles apparentes. Assurez-vous de quitter toutes les applications qui pourraient générer des fenêtres pop-up ou des notifications pendant que vous enregistrez. Si cela arrivait pendant l’enregistrement, vous seriez obligé de tout recommencer ou de modifier en post-production et tout cela vous ferait perdre du temps. Il faut mieux prendre quelques minutes pour quitter tous les programmes non nécessaires.

En résumé, avant de commencer à enregistrer, pensez à :

  • Fermer tous les programmes avec notification, alerte ou pop-up
  • Si vous utilisez un navigateur web dans votre démo, masquez vos favoris et vos signets, ainsi que tout ce qui est personnel
  • Lancez toutes les applications, logiciels et programmes que vous allez utiliser dans votre tutoriel pour qu’ils soient prêts à fonctionner au moment où vous en aurez besoin
  • Ayez toutes vos données à portée de main
  • Et n’oubliez pas votre document de pas à pas !

Dans notre exemple, vous avez fermé toutes vos applications et avez lancé SogéData, en entrant votre login et votre mot de passe pour pouvoir entrer directement dans le vif du sujet dès le début de votre tutoriel. Et vous avez votre aide-mémoire pour suivre les pas à pas de chaque procédure que vous allez enregistrer.

Enregistrez le tutoriel

Ça y est, nous y sommes enfin : vous allez enregistrer votre tutoriel ! La façon de procéder ici varie en fonction de l’outil d’enregistrement utilisé, mais généralement, vous devez commencer par choisir la taille de la fenêtre d’enregistrement, cliquer sur le bouton « enregistrer » et ensuite suivre votre procédure pas à pas, clic après clic.

Astuce de pro : Avant de commencer, faites toujours un test de quelques minutes pour vous assurer que la qualité de la vidéo et du son est correcte. Il n’y a rien de plus énervant que d’enregistrer toute une longue séquence et de s’apercevoir que le son est trop faible ou que la fenêtre d’enregistrement est trop petite !

Suivant votre mission, le genre de didacticiel que vous allez enregistrer sera différent : cela peut être un tutoriel interactif, où l’apprenant interagit directement dans la simulation, ou cela peut être un simple tutoriel vidéo avec des légendes qui explique ce qui se passe. Vous pouvez même transformer votre tutoriel en jeu où les apprenants doivent cliquer aux bons endroits et gagnent ou perdent des points en fonction de leurs choix. Vous avez de nombreuses options en fonction de votre public, de votre projet et de ce que vous souhaitez réaliser.  

Avec SogéData, vous utilisez Articulate Storyline 2 et vous pouvez donc réutiliser l’enregistrement soit en tant que fichier vidéo unique ou le transformer en diapositives par étape (c’est-à-dire que chaque étape dans le processus devient une diapo).

Soignez la post-production

Quelque soit l’outil utilisé, vous aurez toujours à faire un minimum de post-production. Dès que vous avez terminé l’enregistrement d’une procédure, visionnez-la en entier pour vérifier son rendu. Ensuite, un écran après l’autre, faites vos enrichissements : légendes, zones de clic, clic de souris, zones de saisie et autres.

Quelques conseils pour vos légendes :

  • Gardez la même terminologie et le même vocabulaire pour toutes vos légendes
  • Soyez direct et concis
  • Commencez vos légendes avec un verbe (sauf si la légende est là pour donner une information générale)
  • Ne mettez pas vos légendes sur des informations importantes
  • Ne mettez pas de longs paragraphes de légendes : juste le nécessaire ! Si votre texte est trop long, répartissez-le sur plusieurs écrans.

En plus des sous-titres qui fournissent des conseils et expliquent aux apprenants où cliquer, vous pouvez ajoutez une petite introduction et un résumé pour chaque tâche. Vous pouvez aussi décider de faire apparaître, pendant la simulation, des légendes qui donnent des informations sur le contexte de la tâche ou des astuces utiles qui pourraient intéresser vos apprenants.

Dans notre exemple, une diapo d’introduction pour chaque procédure expliquera le contexte et le déclencheur. La diapo finale proposera un résumé de la procédure et expliquera ce qui se passe une fois celle-ci terminée et fournira des informations pour le suivi.

Et c’est terminé ! C’est comme cela que l’on crée un tutoriel vidéo ou une simulation pour un logiciel comme un pro, de la demande initiale à la post-production finale. Et n’oubliez pas : tout est question de planification. Vous devez achever pas mal d’étapes avant de pouvoir commencer votre enregistrement si vous voulez le meilleur résultat final avec le moins possible de retours en arrière et de corrections. Alors lancez-vous !

Avez-vous déjà enregistré des tutoriels pour des logiciels ou des applications ? Avez-vous une méthode différente pour réaliser vos simulations ? Dites-moi tout dans les commentaires !

Et n’oubliez pas de nous retrouver sur Twitter et de vous abonner sur le blog Les essentiels du e-learning pour plus de pas à pas et de conseils e-learning.

Community Manager International chez Articulate et experte e-learning passionnée possédant des années d’expérience dans la création de modules e-learning efficaces.

12 commentaires

  1. Manon ll y a 3 années

    C’est le type de formation que je dois enregistrer à tous les jours. Heureusement, je suis aussi la SME de mon entreprise, cela sauve énormément d’étape ;-).

  2. Eric ll y a 3 années

    Bravo Allison, votre article est particulièrement intelligent et bien pensé. J’ai eu ce genre de travaux à réaliser il y a quelques années (je ne connaissais pas encore StoryLine) , et j’aurais économisé beaucoup de temps si j’avais lu votre article avant ! Plus récemment, avec StoryLine, j’ai illustré l’utilisation d’une application d’analyse d’affaire sous Excel que j’ai écrite moi même, et je pense que, à la lumière de votre article, je vais refondre ce que j’ai fait.

    • Auteur
      Allison LaMotte ll y a 3 années

      Merci Eric, c’est très gentil de votre part. Je suis contente de savoir que cet article vous a fait réfléchir. 🙂

  3. Louis-Pierre ll y a 2 années

    Excellents trucs!

    Je réalise des contenus E-Learning depuis bientôt 10 ans, et je suis toujours à la recherche de trucs pour rendre les contenus plus vivants et intéressants pour les participants.

    Ma pratique m’amène plus souvent qu’autrement à produire des modules E-learning basés sur des démonstrations logicielles (comment utiliser certaines fonctions de la suite Microsoft Office, ou comment remplir certains formulaires pour la comptabilité, par exemple). J’aimerais rendre ces modules plus pertinents et intéressants que de simplement regarder une « démonstration » à l’écran.

    Quels sont les meilleures approches, les meilleurs trucs? Qu’est-ce qui motive les utilisateurs à consulter ce genre de modules qui, disons le, nous limite beaucoup sur la façon dont le sujet peut être approché puisqu’ils sont plus terre à terre, et moins théorique que pratique? Utilisez-vous des personnages (profs virtuels)? Bref, quels sont vos trucs pour rendre ces modules plus accrocheurs?

    • Auteur
      Allison LaMotte ll y a 2 années

      Bonjour Louis-Pierre ! À mon avis ce qui motive les apprenants à regarder ce type de module est l’envie ou le besoin d’apprendre à se servir d’un logiciel. Je pense donc qu’il suffit de leur proposer un module dans lequel ils peuvent retrouver facilement et rapidement les informations pertinentes. La manière la plus facile serait de créer une sorte de menu où ils peuvent choisir de regarder les parties qu’ils veulent dans l’ordre qu’ils veulent au lieu de leur obliger de tout suivre dans un ordre prédéfini. Vous pouvez utiliser un prof virtuel, mais je ne suis pas sûre que ce soit ça qui fasse la différence niveau motivation.

      D’autres personnes ont des conseils ou expériences (du côté du concepteur ou de l’apprenant) à partager ?

  4. ahmed ll y a 2 années

    Bonjour,

    très bon article que je trouve très utile pour un débutant dans le domaine de la création de tuto. Je travaille sur un projet d’une nouvelle application (en cours de développement). on cherche à lancer le tutoriel au même temps que le déploiement de l’application. j’aimerai partager avec vous cette expérience.

    En premier le tutoriel concerne une application mobile qui s’exécute sur une tablette. j’hésite entre deux solution :
    – un tutoriel sous forme de séquence vidéo qui doit être lancer par l’utilisateur s’il a besoin d’aide (un bouton « aide » lance une séquence de vidéo)
    – un tutoriel interactif utilisé de la même manière que la première solution.
    Pour réaliser une des deux solutions je vais être obliger à me baser sur des captures d’écrans au lieu d’enregistrements vidéos (est il possible de réaliser un tutoriel avec des captures d’écrans)

    est ce que vous pouvez m’éclaircir sur ces deux solution : le plus utile, facile difficile à mettre en place, logiciels dédiés …. ect

    merci

    • Auteur
      Allison LaMotte ll y a 2 années

      Je pense que ça dépend de la durée de la tuto. Si c’est rapide, une petite vidéo peut être très bien. Si c’est assez long, c’est peut-être une bonne idée de partir sur quelque chose de plus interactif pour ne pas endormir l’apprenent. À mon sens, aucune des deux options est forcément plus facile ou difficile que l’autre, c’est plus une question de ce qui est mieux pour l’apprenant.

      Vous pouvez très bien utiliser des captures fixes pour créer votre tuto, mais la difficulté sera de les aligner parfaitement d’une diapo à une autre pour ne pas qu’on ait l’impression que l’écran bouge. Pour ce faire, je vous conseille d’utiliser la transparence pour les aligner et découper parfaitement avant de commencer. C’est-à-dire placer une capture d’écran sur une autre, en changeant les paramètres de transparence pour pouvoir aligner les deux parfaitement.

      Pour réaliser ce tuto je vous conseille d’utiliser Storyline : https://articulate.com/360/storyline (Pour être totalement transparent : oui, je travaille pour Articulate mais j’ai été utilisatrice même avant de rejoindre la société et c’est vraiment un super outil !)

      • ahmed ll y a 2 années

        merci pour ces réponses qui m’ont donné une idée de ce que je vais faire par la suite. Bonne continuation.

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