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7 conseils pour créer de meilleures formations à la conformité

7 conseils pour créer de meilleures formations à la conformité

Les formations en conformité existent dans tous les secteurs. De la formation à l’éthique à la sécurité de l’information, les entreprises doivent former leurs employés sur un large éventail de sujets pour satisfaire aux exigences de leur domaine d’activité ou légales. Et parce que ces modules font souvent non seulement partie des plans d’intégration des nouveaux employés, mais sont également imposés au personnel sur une base annuelle ou semestrielle, vous en créerez, vous en relirez et vous en mettrez probablement à jour de nombreux tout au long de votre carrière e-learning.

Parce que les modules de conformité sont réglementés, ils ont des exigences différentes de celles des autres types de formation. De plus, la formation à la conformité peut – et sera probablement – ​​contrôlée à un moment donné. Et si un contrôleur découvre que les exigences ne sont pas remplies, il peut y avoir de graves conséquences, comme des amendes. Pour cette raison, il est important de vous assurer que vous vous êtes couvert afin d’être prêt en cas de contrôle. Cela signifie planifier des relectures régulières, surveiller les changements dans les réglementations ou les lois et conserver des enregistrements détaillés des formations.

Mais si les aspects juridiques sont importants, n’oubliez pas de vous assurer que votre formation est concrète et engageante pour les apprenants. La formation à la conformité a mauvaise réputation : on dit de ces formations qu’elles sont ennuyeuses, mais il y a des choses que vous pouvez faire pour rompre avec ce stéréotype dans vos propres modules.

Alors, comment vous assurer que vous répondez aux exigences sans sacrifier l’expérience d’apprentissage ? Continuez à lire pour le découvrir !

1. Faites des recherches

Avant de créer une formation sur la conformité, assurez-vous de bien comprendre ce qui est requis. Souvent, il existe un ensemble de normes qui décrivent ce que l’on attend des prestataires de formation. Prenez le temps de lire ces documents dans leur intégralité et notez les éléments que vous devrez inclure lors de l’élaboration de votre module.

Si vous créez une formation pour satisfaire à une exigence légale, par exemple, une formation sur la prévention du harcèlement sexuel, recherchez les détails de la loi. Précise-t-elle une durée minimale de formation ? Avez-vous besoin de garder trace des commentaires pendant le processus de relecture du module ? Faut-il une évaluation finale ? Découvrez exactement ce dont vous avez besoin pour être assuré que tout sera couvert si vous êtes contrôlé.

2. Clarifiez vos objectifs

Il y a une raison pour laquelle vous créez cette formation, alors assurez-vous qu’elle est clairement indiquée dans les objectifs d’apprentissage. Cette raison ne devrait pas simplement être « à cause de la réglementation en vigueur ». Réfléchissez à ce que les apprenants devraient être capables de faire après avoir terminé la formation. Assurez-vous que c’est quelque chose de mesurable ou vous ne pourrez pas prouver qu’ils peuvent le faire. Mais ne vous contentez pas de cela, vous devez également dire aux apprenants pourquoi les objectifs devraient être importants pour eux. Cela les motivera à s’intéresser au contenu du module.

Une fois que vous avez créé et énoncé vos objectifs, mesurez si les apprenants les ont atteints en leur proposant des évaluations, qu’il s’agisse de vérifications des pré-requis, de test de connaissance ou d’un quiz final.

Vous voulez plus de conseils sur la rédaction des objectifs d’apprentissage ? Jetez un œil à cet article : Tout savoir sur les objectifs d’apprentissage en e-learning.

3. Ne faites pas trop long

L’une des raisons pour lesquelles les apprenants n’aiment pas suivre les formations sur la conformité est qu’elles sont souvent longues. Parfois, il n’est pas possible de réduire la durée de votre module, car certaines lois et réglementations obligent les apprenants à passer un certain temps en formation. Mais si vous créez une formation dont la durée n’est pas imposée, réfléchissez à la manière dont vous pouvez transmettre les informations nécessaires le plus efficacement possible. Faites en sorte que votre module ne contienne pas plus d’informations que nécessaire, ce qui peut rapidement allonger la formation et amener vos apprenants à se déconnecter.

Pour être respectueux du temps de vos apprenants, essayez ces deux techniques :

  • Associez-vous à des experts métier (SME) pour rationaliser le contenu. Demandez à votre SME de vous aider à affiner le contenu du module et à identifier ce qui est vraiment essentiel pour atteindre les objectifs du module.
  • Permettre aux apprenants de sauter des parties du module s’ils réussissent un contrôle de connaissance. En testant les pré-requis de vos apprenants, vous pouvez prouver les connaissances préalables des apprenants et leur permettre de se concentrer uniquement sur les parties dont ils ont besoin. Pour savoir comment procéder, consultez cet article : 4 façons d’utiliser les nouvelles fonctionnalités de suivi des quiz dans Storyline 360

Et il y a un autre avantage à réduire le temps de formation : vous faites économiser de l’argent à votre entreprise en permettant aux apprenants de passer plus de temps sur leur travail et moins de temps sur la formation.

4. Réfléchissez attentivement à la navigation

« Comment puis-je forcer les apprenants à rester sur mon module pendant X temps ? » est l’une des questions les plus redoutées du concepteur pédagogique. Bien sûr, vous ne voulez pas que les apprenants passent à côté du contenu que vous avez créé, mais l’idée de forcer un apprenant à suivre un module juste pour satisfaire à une obligation n’est pas non plus une posture satisfaisante. Encore une fois, il peut y avoir des moments où vous ne pouvez pas éviter cela parce qu’il y a une exigence légale, mais lorsque ce n’est pas le cas, réfléchissez au moment et à la façon dont vous contrôlez la navigation. Évaluez le contenu et limitez la navigation uniquement lorsque cela est vraiment nécessaire. Par exemple, lorsqu’il y a une activité que les apprenants doivent terminer, une vidéo qu’ils doivent regarder ou une narration qu’ils doivent écouter.

Si vous travaillez avec Rise 360, vous disposez de nombreuses options pour contrôler la navigation dans les modules (article en anglais). Vous pouvez restreindre la navigation sur l’ensemble du module, ou restreindre la navigation dans certaines zones du module à l’aide d’un bloc Continuer verrouillé (article en anglais).

Si vous créez un module avec Storyline 360, vous disposez de trois paramètres de navigation standard pour les diapositives : libre, limitée ou verrouillée. Bien sûr, il existe de nombreuses autres façons de contrôler la navigation, comme l’utilisation de la barre de recherche conditionnelle ou des déclencheurs (articles en anglais).

5. Ajoutez de l’interactivité 

Les apprenants se plaignent souvent parce qu’ils trouvent les contenus des formations à la conformité ennuyeux. Même s’il s’agit d’informations importantes, les apprenants les ignoreront si elles ne semblent pas pertinentes pour leur travail quotidien.

Inclure des histoires et des personnages est un moyen d’aider les apprenants à comprendre l’application pratique du contenu. Ce module sur la sécurité sur internet est un excellent exemple de la façon de procéder :

Voir l’exemple | Obtenir une copie de ce module

Vous pouvez également ajouter des scénarios interactifs pour immerger vos apprenants dans le contenu et leur permettre de prendre des décisions comme ils le feraient dans une situation réelle. Cet exemple de module pour les employés d’un service client qui utilise des scénarios vous montre comment vous pouvez y parvenir :

Voir l’exemple | Télécharger le template

Ce ne sont là que deux exemples de façons dont vous pouvez rendre le contenu de conformité plus pertinent et engageant. Il y en a beaucoup d’autres !

6. Planifiez des relectures régulières 

Mettre en place un processus de relecture est une bonne pratique pour tout type de module, mais c’est particulièrement essentiel pour la formation à la conformité. 

Si vous avez plusieurs modules de conformité que vous devez relire chaque année, c’est une bonne idée d’utiliser une feuille de calcul — comme celle ci-dessous — pour organiser ce travail de maintenance. 

Télécharger la feuille de calcul

Pour accélérer le processus de révision, essayez d’utiliser une application comme Review 360, qui permet de recueillir rapidement et facilement les commentaires des parties prenantes et des experts métier au même endroit. Pendant leur relecture, demandez-leur de s’assurer que le module est toujours conforme aux exigences ou aux lois en vigueur. Invitez-les à prêter attention aux petits détails, comme la mention d’une année précise, qui pourraient nécessiter une mise à jour. Et si la formation couvre un processus interne, demandez-leur de confirmer que c’est toujours ainsi que les choses fonctionnent. 

Une fois qu’ils vous ont donné leurs commentaires, passez en revue chaque module pour vous assurer que les mises à jour nécessaires ont été effectuées et que tout fonctionne correctement.

 

7. Préparez votre documentation

En ce qui concerne la formation à la conformité, la documentation est essentielle si vous souhaitez être prêt pour un contrôle. Bien que les traces écrites dont vous aurez besoin puissent varier en fonction de l’entreprise, de la formation, des réglementations et des lois en vigueur, voici quelques éléments généraux que vous devez documenter :

  • Les retours recueillis au cours du processus de relecture. Si vous utilisez Review 360, cette partie est simple. Vous pouvez exporter tous les commentaires que vous avez reçus sur un projet vers un fichier PDF ou CSV que vous pouvez enregistrer.
  • La date à laquelle la formation a été demandée, ainsi que la personne à qui elle a été attribuée. Ceci est important car vous devrez peut-être prouver que la formation a été demandée à une certaine date ou à un groupe spécifique de personnes.
  • Les données d’achèvement. En plus d’indiquer la date à laquelle chaque personne a terminé le module, envisagez d’inclure le temps que chaque personne a passé sur le module et la note obtenue par chaque apprenant.

La préparation de cette documentation en avance peut vous faire gagner du temps à l’avenir, en particulier dans le cas d’un contrôle. Même si vous n’êtes pas contrôlé, c’est une bonne idée de conserver des enregistrements de vos dossiers de formation, car ils peuvent vous aider à contrôler votre travail par vous-même.

Plus de ressources

Espérons que cet article vous a donné des idées sur la façon dont vous pouvez mieux créer et maintenir à jour une formation efficace sur la conformité qui maintient l’engagement des apprenants tout en satisfaisant aux exigences. Si vous cherchez plus d’inspiration, consultez ces articles pleins d’idées créatives pour créer des modules de conformité.

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Community Manager International chez Articulate et experte e-learning passionnée possédant des années d’expérience dans la création de modules e-learning efficaces.

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