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Bonnes pratiques de gestion de projet e-learning

Bonnes pratiques de gestion de projet e-learning

Pour réussir un projet e-learning, il ne suffit pas d’être un excellent concepteur pédagogique. Des compétences en gestion de projet sont également essentielles pour arriver à mener à terme votre projet dans de bonnes conditions. Pour vous aider à tout maîtriser et être sûr que tout avance comme sur des roulettes, voici quelques conseils pratiques.

Démarrage du projet

Identifier le décideur

Pour commencer, vous devez déterminer qui est le décideur (celui qui aura le dernier mot et validera le module). Il est essentiel de comprendre ses attentes et ses critères d’évaluation dès le début pour ne pas perdre de temps et d’argent. Cela évite de développer un module et de découvrir plus tard que la validation finale se fera par quelqu’un d’extérieur au projet qui n’a donc pas pu vous guider ou vous faire des retours. Il n’y a rien de pire que de passer des semaines à travailler sur un module, de penser que c’est terminé et que quelqu’un vous dise : « Maintenant, montrons tout cela à Martin pour qu’il nous donne son avis ».

Se mettre d’accord sur la définition du succès du projet

La définition du succès d’un projet est subjective. Assurez-vous de bien comprendre celle de votre client car c’est là-dessus qu’il jugera votre travail. Et c’est aussi sur cette base qu’il décidera de retravailler (ou pas !) avec vous. Une fois que vous avez établi que le e-learning est bien la solution la plus adaptée à ses besoins – mais avant de commencer à planifier le projet dans le détail – vous devriez vérifier que vous partagez bien la même vision du succès du projet.

Parlez des objectifs, des livrables et des grandes étapes avec votre client, puis détaillez-les dans un document simple. Cette petite étape peut faire une grande différence dans le déroulement du projet. C’est autant pour votre bien que pour celui de votre client. Cela vous évitera de faire du travail supplémentaire plus tard.

Clarifier les objectifs pédagogiques

Une fois que vous avez défini les objectifs du projet, il faut creuser encore plus pour identifier les objectifs pédagogiques spécifiques qui permettront d’y arriver. En fonction de ces objectifs pédagogiques, vous saurez quel contenu il faut mettre dans votre module. Pour commencer, posez-vous ces trois questions :

  • Que faut-il apprendre (ou à apprendre à faire) ?
  • Qui doit l’apprendre ?
  • Que doivent-ils savoir avant de commencer ?

Définir les paramètres techniques

Un autre aspect à ne pas négliger dans un projet e-learning est l’aspect technique. Il faut s’assurer que le module terminé fonctionnera comme prévu sur le matériel informatique dont disposent les apprenants. La difficulté réside dans le fait qu’ils ont peut-être plusieurs configurations différentes. Posez-vous les questions suivantes pour anticiper d’éventuels problèmes :

  • Les apprenants auront-ils accès à des ordinateurs ou à des appareils mobiles ?
  • Leurs ordinateurs sont-ils équipés de cartes son ? Auront-ils accès à des casques ou à des haut-parleurs ?
  • Où sera hébergé le module ? Sur un LMS (plateforme de formation en ligne) ? Sur l’intranet ?
  • Avez-vous besoin de faire un suivi des activités des apprenants (scores, temps passé…) ?
  • Quelle quantité d’éléments multimédias votre réseau est-il capable de gérer ?

Pour éviter les problèmes techniques, il vous faut identifier les contraintes en amont. Le meilleur moyen pour anticiper les problèmes est de prévoir le pire scénario.

Faites participer les chargés de la maintenance informatique, les personnes du service informatique ou l’administrateur de votre LMS au début du projet pour qu’ils puissent vous aider à identifier et traiter tout problème technique qui pourrait empêcher ou rendre difficile la diffusion de votre module.

Rappelez-vous : la création du module n’est que la moitié du chemin à parcourir. Le meilleur module ne sert à rien si vos apprenants n’arrivent pas y accéder au moment où ils en ont besoin.

Planification du projet

Maintenant que les objectifs et les paramètres techniques sont clairement définis, vous pouvez passer à la planification détaillée du projet. Il faut commencer par identifier les tâches à accomplir, estimer le temps requis pour les réaliser et y allouer les ressources nécessaires. Avec ces éléments en place, vous pourrez établir un planning et constituer l’équipe projet.

Établir un planning réaliste

Tout le monde veut tenir le planning prévu, mais ce n’est pas toujours évident ! Pour y arriver, il faut établir un planning réaliste en laissant un peu de marge afin de conserver assez de flexibilité pour pouvoir répondre aux besoins de vos clients. Une fois le planning créé, envoyez-le à l’ensemble des personnes impliquées dans le projet.

Les meilleurs plannings de projets ont juste assez de détails pour assurer l’avancement du projet. Ce n’est pas la peine de rentrer dans le détail de chaque tâche, les grands jalons et la date de fin devraient suffir.

Pour créer un planning réaliste, vous devez :

  • Identifier les livrables et noter quand il existe des liens de dépendance entre eux (par exemple : le livrable A doit être fait avant le livrable B).
  • Fixer les dates des grandes étapes et la date à laquelle vous devez avoir terminé le projet.
  • Inclure les dates auxquelles vous avez besoin d’un élément ou d’une action de la part de votre client pour le responsabiliser.
  • Prévoir du temps pour apporter les modifications après chaque étape de relecture.
  • Vous laisser une marge de manœuvre entre chaque grande étape en cas de problèmes ou événements imprévus, car aucun projet ne se passe à 100 % comme prévu.

Constituer l’équipe projet

Une fois que vous avez identifié ce qui est à faire, rassemblez toutes les personnes qui travailleront sur le projet. En fonction du projet, l’équipe peut être constituée de plus ou moins de monde, mais il y a quatre rôles que l’on retrouve dans tous les projets : administration et contrôle qualité, conception, graphisme et production (ou développement).

Un autre aspect à prendre en compte est la disponibilité des membres de l’équipe projet. Par exemple, il faut prévoir que c’est souvent difficile de programmer du temps avec l’expert métier (SME) ou avec les personnes travaillant en freelance, ce qui peut retarder l’avancement de votre projet.

Avancement du projet

Mettre en place un processus souple et itératif

Avoir un processus est important, mais il devrait être assez souple pour admettre les petits ajustements imprévus qu’il faudra inévitablement faire au cours du projet sans pour autant laisser la porte ouverte à des changements sans fin et à un dépassement de périmètre excessif.

Faire des ajustements au cours d’un projet n’est pas forcément mauvais. Au contraire, les changements peuvent parfois apporter un vrai « plus » au projet. Le défi est de décider quelles modifications faire compte tenu des contraintes de temps et d’argent.

Dans un projet type, il y a trois principales contraintes : le périmètre, les ressources et le planning. Lorsque vous envisagez d’apporter une modification au projet, il faut savoir laquelle de ces trois contraintes est la plus importante pour votre client. Par exemple, lorsque le planning est l’élément le plus important, les modifications ne devraient être appliquées que si cela n’a pas d’incidence sur la date de fin du projet.

Points de compromis Critique/Non négociable Souple/Négociable Ouvert/Acceptable
Périmètre                    X  
Ressources                       X
Planning                      X

 

L’idéal est de mettre en place un processus itératif, où vous partagez des prototypes ou versions bêta avec votre client au fur et à mesure du développement pour qu’il puisse vous faire ses retours en direct. De cette manière, vous pouvez identifier et corriger les problèmes éventuels dès qu’ils se présentent, ce qui sera plus facile que d’attendre la fin, quand les modifications auront un impact plus lourd en termes de coût et de temps.

Rappelez-vous : le changement est une bonne chose quand il améliore le résultat final. Si vous souhaitez savoir comment rendre votre processus de conception pédagogique plus itératif, consultez cet article sur le modèle SAM, une approche de conception e-learning plus agile.

Maintenir une communication transparente et ouverte

La communication est le facteur le plus important pour la réussite d’un projet. En tant que chef de projet, c’est à vous de fournir, au bon moment, les bonnes informations aux bonnes personnes sans les surcharger de détails qui ne les concernent pas. Les meilleurs chefs de projet savent quel niveau d’information chaque membre de l’équipe doit avoir pour faire son travail correctement.

Prenez le temps de connaître vos interlocuteurs et notez leur moyen de communication préféré. Mettez en place un système qui permet aux différents membres de l’équipe projet de partager les informations entre eux de manière fluide pour éviter les goulots d’étranglement. Pour les retours, par exemple, vous pouvez utilisez une appli comme Articulate Review ou un document partagé comme Google Docs pour rassembler tous les commentaires au même endroit.

Pour des grands projets avec beaucoup d’acteurs, créez un tableau avec les noms de toutes les personnes, le type d’informations qui les concernent, la raison pour laquelle ils en ont besoin, et le meilleur moyen de communiquer avec eux. De cette manière, vous êtes sûr de ne rien oublier. Voici un modèle de matrice des responsabilités que vous pouvez utiliser comme point de départ, puis adapter en fonction de vos besoins.

Mettre en place un processus de relecture efficace

Un des principaux freins à l’avancement d’un projet e-learning est un processus de relecture inefficace. Selon un sondage récent (résultats du sondage en anglais uniquement), les concepteurs e-learning passent en moyenne 40 % de leur temps à faire des aller-retours avec les relecteurs. Mais ceci n’est pas une fatalité !

D’après mon expérience, les deux principales entraves à l’efficacité d’un processus de relecture sont, d’une part, la méconnaissance du processus et, d’autre part, l’absence d’un moyen facile pour recueillir les retours des parties prenantes.

La bonne nouvelle est que vous pouvez y remédier facilement en suivant ces deux conseils :

  1. Fixez une réunion avec vos relecteurs avant le premier cycle de relecture pour leur expliquer le processus. Dites-leur quel type de retours vous attendez de leur part à chaque étape du processus. Montrez-leur comment formuler leurs retours de manière à ce qu’ils soient faciles à interpréter.
  2. Utilisez un outil, comme Articulate Review par exemple, pour centraliser les retours de tous les relecteurs. De cette manière, vous ne perdrez pas de temps à rassembler tous les retours juste pour découvrir que les relecteurs ne partagent pas tous le même point de vue. En cas de désaccord, ils peuvent simplement en parler entre eux et en contexte, en utilisant les commentaires, ce qui vous libère de votre rôle d’arbitre.

Achèvement du projet

Définir le point d’arrêt du projet

Lors de la planification du projet, définissez avec votre client un point d’arrêt. Sinon, comment savoir quand le projet est terminé ? Par exemple, le projet est-il terminé quand vous avez fourni le contenu publié à votre client ou se termine-t-il quand il est mis à disposition des apprenants sur les LMS ? Si vous ne vous mettez pas d’accord avec votre client sur le point précis d’arrêt du projet cela pourrait engendrer un délai supplémentaire et des coûts imprévus.

Avoir une checklist de fin de projet est une bonne manière d’expliciter les attentes des deux côtés. Voici quelques exemples d’éléments que vous pourriez y mettre :

  • Validation finale du module par le client
  • Implémentation du module sur le LMS
  • Test du module sur le LMS
  • Rédaction et envoi d’une communication à propos du module au public cible
  • Envoi du module terminé au client
  • Envoi de l’ensemble des fichiers sources au client
  • Règlement administratif (documents et paiement)
  • Mise en place d’un plan de maintenance et de mises à jour du module

Si vous avez déjà documenté les attentes du client, le planning et les livrables lors de la phase de planification, vous aurez déjà la liste de livrables requis comme référence.

Organiser une réunion pour faire le bilan du projet

Une fois le projet terminé, organisez une réunion avec votre client pour faire le bilan. Demandez-lui son avis sur ce qui s’est bien passé et sur ce qui pourrait être amélioré lors de votre prochaine collaboration. Essayez d’organiser cette réunion dès la fin du projet, lorsque tout est encore frais dans votre mémoire.

Lorsque vous avez établi une liste de tout ce que vous devez livrer et que vous avez une définition commune du succès, vous avez une base solide sur laquelle votre client pourra vous donner un feedback. Vous pourriez même envisager de lui envoyer le planning du projet à la fin pour lui rappeler que vous avez respecté vos engagements.

Comme vous avez pu le voir, pour conduire un projet e-learning jusqu’à sa réussite, il vous faut plus que des compétences en conception pédagogique. Il vous faut de vraies compétences en gestion de projet pour fixer les bons objectifs, avoir un plan d’action et faire en sorte que le projet avance comme il faut. En suivant ces consignes pratiques, vous devriez arriver à livrer vos projets e-learning à l’heure à des clients satisfaits.

Vous avez des astuces ou des bonnes pratiques à partager sur la gestion de projet e-learning ? Partagez-les dans la zone de commentaires ! Et n’oubliez pas de nous suivre sur Twitter et de vous abonner au blog des Essentiels du e-learning pour ne rater aucune astuce e-learning.

Community Manager International chez Articulate et experte e-learning passionnée possédant des années d’expérience dans la création de modules e-learning efficaces.

5 commentaires

  1. Tania ll y a 10 mois

    Merci pour cet article très intéressant ! 🙂

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